物流企業(yè)貨幣資金內(nèi)控制度存在問題及解決對(duì)策

周玉娟

【摘 要】貨幣資金包含庫存現(xiàn)金、銀行存款和其他貨幣資金，是企業(yè)財(cái)務(wù)的重要內(nèi)容，也是正常經(jīng)營和發(fā)展關(guān)鍵因素，可以說是企業(yè)生存的基石，企業(yè)任何的經(jīng)營活動(dòng)都?xì)w根結(jié)底都要回到貨幣資金上，貨幣資金屬于流動(dòng)資產(chǎn)，流動(dòng)性強(qiáng)、控制難度大、風(fēng)險(xiǎn)較高等特點(diǎn)，因此，有很多的企業(yè)對(duì)于貨幣資金內(nèi)控不到位，這種情況尤其存在于中小型的企業(yè)。本文以長城物流公司為例，對(duì)此公司貨幣資金內(nèi)控制度的設(shè)計(jì)和執(zhí)行的了解，分析并指出其存在的漏洞，并提出相關(guān)的建議，旨在提出相關(guān)建議，能夠推動(dòng)其貨幣資金內(nèi)控制度的完善和發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】貨幣資金；內(nèi)控制度；對(duì)策

一、企業(yè)簡介

長城物流公司是成立于2010年的一家綜合性物流公司，公司性質(zhì)為私有制。其注冊(cè)資本300萬元人民幣，現(xiàn)今擁有員工47人。其主要經(jīng)營范圍是陸地貨運(yùn)、貨運(yùn)代理、倉儲(chǔ)包裝、分批包裝、裝卸業(yè)務(wù)等，去年收入在2000萬元人民幣左右，成本為1600萬元人民幣，利潤率20%，其下設(shè)總經(jīng)理辦公室、倉儲(chǔ)部、運(yùn)輸部、財(cái)務(wù)部、信息部等部門，財(cái)務(wù)部設(shè)有5人。從企業(yè)規(guī)模來看，是標(biāo)準(zhǔn)的中小型企業(yè)。

二、長城物流有限公司貨幣資金內(nèi)控存在問題

（一）庫存現(xiàn)金的使用和保存不恰當(dāng)

庫存現(xiàn)金是指平時(shí)存在的現(xiàn)金，一般來講存放在企業(yè)的現(xiàn)金余額不能太大，僅供支付個(gè)人工資報(bào)酬、補(bǔ)貼、隨身攜帶的差旅費(fèi)、報(bào)銷以及一些小額支出所用，較大額的資金往來通常需要銀行存款或者票據(jù)等方式來結(jié)算。長城物流公司雖然有專門存放庫存現(xiàn)金的保險(xiǎn)柜，保險(xiǎn)柜密碼由財(cái)務(wù)經(jīng)理掌握，必要的時(shí)候需要現(xiàn)金支付由個(gè)人提出申請(qǐng)財(cái)務(wù)人員審批之后由財(cái)務(wù)經(jīng)理開柜支出現(xiàn)金。聽起來相對(duì)較為嚴(yán)謹(jǐn)，但是也存在種種問題。比如財(cái)務(wù)經(jīng)理一人掌握保險(xiǎn)柜密碼，其經(jīng)常將個(gè)人財(cái)務(wù)和保險(xiǎn)柜的現(xiàn)金放在一起，需要的時(shí)候再拿出來。首先，容易將個(gè)人資金和企業(yè)現(xiàn)金混淆，造成賬實(shí)不符卻無法發(fā)現(xiàn)為何出現(xiàn)這樣的問題。其次，有些企業(yè)習(xí)慣于現(xiàn)金支付貨款，導(dǎo)致企業(yè)的保險(xiǎn)柜里有時(shí)會(huì)存放幾千上萬的現(xiàn)金，也并沒有及時(shí)送達(dá)銀行存放。

（二）資金的預(yù)算缺乏準(zhǔn)確性

公司對(duì)于資金的預(yù)算也有著相關(guān)的規(guī)定，要求企業(yè)如果有大額支出，必須由支出的相關(guān)部門制定預(yù)算報(bào)告，并由部門經(jīng)理審批，部門經(jīng)理通過審批之后交由財(cái)務(wù)部由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批，再之后由總經(jīng)理審批方可付款。在這方面，由于預(yù)算的金額通常較大，需要層層審批，因此企業(yè)做的相對(duì)嚴(yán)謹(jǐn)，沒有太大紕漏，但是預(yù)算的制定到審批過程，沒有經(jīng)過仔細(xì)認(rèn)真預(yù)算，各層審批也只是為了做好自己的職責(zé)所在，并沒有真正為公司著想，導(dǎo)致預(yù)算不夠準(zhǔn)確也無人能夠發(fā)現(xiàn)。例如，公司于年初計(jì)劃更新運(yùn)輸車輛10臺(tái)，由公司的主要業(yè)務(wù)部門運(yùn)輸部的一名組長擬定購車預(yù)算，發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸部擬定預(yù)算明細(xì)高于市場(chǎng)價(jià)格約7%左右。這種情況經(jīng)過層層審批卻也未能發(fā)現(xiàn)，預(yù)算缺乏準(zhǔn)確性，導(dǎo)致?lián)芸钶^多，對(duì)企業(yè)資產(chǎn)造成浪費(fèi)。就年初采購運(yùn)輸車輛而言，比市場(chǎng)價(jià)格多出近十萬元，而其余采購還有很多。因此，造成企業(yè)資產(chǎn)的浪費(fèi)的數(shù)額不可小覷?？梢钥闯?，資金預(yù)算制定的準(zhǔn)確以及預(yù)算的審批過程對(duì)企業(yè)貨幣資金內(nèi)控也有至關(guān)重要的作用。

（三）日常資金的使用、報(bào)銷程序?qū)徟粔蚝侠?/p>

日常資金使用、報(bào)銷的審批通常是由會(huì)計(jì)來完成，但是公司只對(duì)采購事項(xiàng)的審批有較為嚴(yán)格的規(guī)定，跪地由部門經(jīng)理審批之后再由財(cái)務(wù)經(jīng)理審批直至總經(jīng)理，方可付款。但是日常資金的審批通常金額不大，小至幾元，大到幾千元，一般來說就是支付給個(gè)人或者報(bào)銷差旅費(fèi)、加班餐費(fèi)等日常費(fèi)用支出，都由會(huì)計(jì)直接來審批。雖然金額不大，但是仍然可能存在資金浪費(fèi)、貪污等現(xiàn)象，由于公司內(nèi)部人際管理復(fù)雜，很多人都是親戚，也有很多人為了獲得會(huì)計(jì)對(duì)于資金使用或者報(bào)銷的審批刻意和會(huì)計(jì)搞好關(guān)系，這樣以來，如果超出日?；ㄙM(fèi)，比如餐費(fèi)較高或者差旅車票多放一張，會(huì)計(jì)也會(huì)睜一只眼閉一只眼予以審批。因?yàn)闆]有嚴(yán)格的金額限制，也沒有各部門經(jīng)理等中層領(lǐng)導(dǎo)的審批過程，就會(huì)產(chǎn)生虛報(bào)的情況。

三、貨幣資金內(nèi)控問題的對(duì)策

（一）規(guī)范庫存現(xiàn)金的使用和保存

如上文所說，財(cái)務(wù)經(jīng)理掌握保險(xiǎn)柜密碼，為圖便利，有時(shí)會(huì)將私人財(cái)產(chǎn)存放在保險(xiǎn)柜，等到用的時(shí)候再取出，這樣會(huì)造成個(gè)人財(cái)產(chǎn)和公司財(cái)產(chǎn)的混淆，日后造成現(xiàn)金的盤盈和盤虧都無法解決。其次還有現(xiàn)金只有月末盤點(diǎn)，易導(dǎo)致平時(shí)對(duì)現(xiàn)金的挪用月末再補(bǔ)上的情況；平時(shí)收到大額貨款，不及時(shí)存放于銀行，而是放在公司保險(xiǎn)柜，易對(duì)資金的安全有很大的威脅，這些情況都是現(xiàn)金的使用和保管不得當(dāng)導(dǎo)致現(xiàn)金安全存在隱患。因此，提出以下幾點(diǎn)建議。1、保險(xiǎn)柜只能存放公司現(xiàn)金，個(gè)人現(xiàn)金不得放置于保險(xiǎn)柜內(nèi)；每日下班前對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)，記錄于現(xiàn)金盤點(diǎn)表上，由出納盤點(diǎn)，經(jīng)理監(jiān)盤，月末匯總交于總經(jīng)理審核；聯(lián)系客戶，明確告知，大額貨款只能通過銀行或者票據(jù)支付，打到相應(yīng)賬戶上；對(duì)于現(xiàn)金借款，必須有嚴(yán)格的借據(jù)、審批才可以獲得，不允許出現(xiàn)白條抵庫現(xiàn)象。對(duì)以上規(guī)定，需列示詳細(xì)明文，貼放于財(cái)務(wù)室墻壁上，由總經(jīng)理不定期檢查，設(shè)立嚴(yán)格獎(jiǎng)罰制度。

（二）設(shè)立采購部門，資金預(yù)算需嚴(yán)格謹(jǐn)慎，層層認(rèn)真審核

資金預(yù)算通常由各個(gè)部門的相關(guān)人員進(jìn)行預(yù)算的初步擬定，由本部門負(fù)責(zé)經(jīng)理進(jìn)行第一步審核，通過后交由財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，最后有總經(jīng)理審核。但是，經(jīng)常由于業(yè)務(wù)人員對(duì)采購物資的不夠了解，或者其他原因，造成預(yù)算高出市場(chǎng)價(jià)格不少的情況發(fā)生，且各層審核均無法發(fā)現(xiàn)。預(yù)算在擬定的一開始，必須通過市場(chǎng)調(diào)查，了解市場(chǎng)行情，來確定一個(gè)采購價(jià)格，按照這個(gè)價(jià)格來擬定采購預(yù)算，可以為公司節(jié)省大筆開支。而公司可以設(shè)立采購部門，采購員負(fù)責(zé)市場(chǎng)調(diào)差，各家詢價(jià)比價(jià)的工作，在考慮商品質(zhì)量、供應(yīng)商信用度等前提下，報(bào)出最合適的價(jià)格，來擬定預(yù)算。為避免采購員與供應(yīng)商也有聯(lián)系，存在吃回扣等現(xiàn)象，須由采購經(jīng)理審批，之后再執(zhí)行擬定預(yù)算，審核報(bào)備等工作，采購經(jīng)理承擔(dān)公司因采購多付價(jià)錢的直接責(zé)任。關(guān)系相互制約，來達(dá)到一個(gè)無法利用此環(huán)節(jié)貪污腐敗的狀態(tài)。

（三）對(duì)于日常費(fèi)用的報(bào)銷程序需規(guī)范嚴(yán)格執(zhí)行

日常報(bào)銷費(fèi)用通常是業(yè)務(wù)人員餐費(fèi)、出差的住宿、吃飯、車票以及小額支出等費(fèi)用，通常金額不大。但是有許多的費(fèi)用積攢到一起，總金額并不小。公司應(yīng)該明確規(guī)定，如總金額超過3000元，需由部門經(jīng)理審批后再由會(huì)計(jì)審核，超過5000元，財(cái)務(wù)經(jīng)理也要審核。超過10000元，總經(jīng)理需要審核；再者，例如規(guī)定人均加班餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不得高于四十元，高鐵出差只能按照最高二等座標(biāo)準(zhǔn)來報(bào)銷，嚴(yán)格控制日常費(fèi)用的額度，高于此額度則需增加審批手續(xù)，寫出說明，經(jīng)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理深圳總經(jīng)理的審批之后，方可報(bào)銷。這樣一來，會(huì)減少不必要的開支，對(duì)于日常費(fèi)用的把控更加嚴(yán)格，杜絕了人人持發(fā)票均可報(bào)銷的情況。

四、總結(jié)

本文以長城物流公司為例，發(fā)現(xiàn)其在貨幣資金內(nèi)部控制上存在的各種問題，提出了一些解決對(duì)策，細(xì)化到具體每條對(duì)策，來保證能夠?qū)崿F(xiàn)資金的安全，避免貪污舞弊，減少資金浪費(fèi)。從根本上降低貨幣資金內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)，保證企業(yè)資金安全，增強(qiáng)管理者對(duì)于財(cái)務(wù)部門以及貨幣資金內(nèi)部控制制度的重視。

【參考文獻(xiàn)】

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[2郭錫齡著，《內(nèi)部控制規(guī)范和具體會(huì)計(jì)準(zhǔn)則教程》，暨南大學(xué)出版社，2016。

[3]財(cái)政部，《內(nèi)部控制規(guī)范——貨幣資金》，2015。