企業(yè)財(cái)務(wù)審計(jì)信息管理的對策

陳菡

【摘 要】信息化和電子商務(wù)促使著各行各業(yè)的發(fā)展和社會的進(jìn)步。其中，以辨別財(cái)務(wù)信息真?zhèn)螢槁殬I(yè)的審計(jì)行業(yè)也不例外。在信息化的帶動下，審計(jì)行業(yè)的審計(jì)方式，審計(jì)內(nèi)容等都在發(fā)生著變化，傳統(tǒng)的手工審計(jì)方式已被計(jì)算機(jī)審計(jì)所取代，特別是審計(jì)信息的采集、分析和存儲方式也都發(fā)生了很大的變化。但是，任何新生事物的發(fā)展都是不成熟的，面對復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和高深的信息技術(shù)，審計(jì)信息管理工作也面臨著許多新的問題。怎樣做好審計(jì)信息的管理工作已成為21世紀(jì)的注冊會計(jì)師所面臨的難題之一。

【關(guān)鍵詞】財(cái)務(wù)審計(jì)；信息管理；優(yōu)化對策

前言：

在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的真實(shí)、可靠性、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、存儲問題等又為審計(jì)行業(yè)帶來了巨大的挑戰(zhàn)。與此同時(shí)，審計(jì)行業(yè)本身這方面能力素質(zhì)不足，缺少專業(yè)的信息人員來解決這些問題，從而導(dǎo)致審計(jì)效率和效果的下降，更可怕的是，公眾對審計(jì)的信任度一再降低，這大大威脅到了審計(jì)行業(yè)的生存與發(fā)展。而信息管理專門對信息的收集、整理、分析與儲存進(jìn)行研究，具有一套成熟的信息管理方法、技術(shù)與體系。但現(xiàn)階段應(yīng)用面還比較窄，主要應(yīng)用于圖書管理領(lǐng)域，也有一些在商業(yè)、建筑、稅務(wù)行業(yè)的研究，但都是處于初探階段，沒有形成體系。

一、完善相關(guān)政策，加強(qiáng)法律監(jiān)督

對信息檔案應(yīng)從前端進(jìn)行控制，對信息的采集、分析等過程進(jìn)行全程記錄，將對企業(yè)實(shí)施采集系統(tǒng)采集到的信息也進(jìn)行規(guī)范管理，將文件、數(shù)據(jù)歸檔流程寫入發(fā)文環(huán)節(jié)、付款環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等。抓好文檔的前端控制，從技術(shù)手段上進(jìn)行控制，將電子文檔、數(shù)據(jù)的歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔。針對合同、辦公系統(tǒng)等采用實(shí)時(shí)接口物理歸檔，在合同系統(tǒng)中嵌入檔案移交、接收功能，與檔案系統(tǒng)、報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)接口。同時(shí)，在采購系統(tǒng)中嵌入采購檔案管理模塊，實(shí)時(shí)了解、控制采購檔案的歸檔。在管理咨詢平臺嵌入管理項(xiàng)目共享平臺，對于網(wǎng)絡(luò)支撐系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)，由于數(shù)據(jù)量大，采取邏輯歸檔處理的方法。在管理過程中應(yīng)做好防消磁、防損壞工作。采用備份和鏡象技術(shù)防止信息的丟失，并對電子文件進(jìn)行拷貝，且存儲至安全的環(huán)境下，同時(shí)，應(yīng)注意殺毒軟件和防火墻技術(shù)的運(yùn)營。此外，對于磁盤、光盤等應(yīng)防寫處理、避免擦、劃記錄涂層，此外，環(huán)境溫度應(yīng)選擇在適合的范圍內(nèi)進(jìn)行保存。

二、提高信息技術(shù)水平

通過建立銷售信息分析模型，可以根據(jù)業(yè)務(wù)需求，從產(chǎn)品類型角度、去觀察各個(gè)地區(qū)的銷售額的數(shù)據(jù)信息；也可以從銷售模式的角度，觀察各個(gè)地區(qū)的銷售數(shù)據(jù)信息，可以觀察銷售收入與銷售成本的變化是否匹配，可以快速定位核心客戶，并找出潛在流失的風(fēng)險(xiǎn)，這樣可以隨時(shí)掌握長期合同的執(zhí)行情況，利潤情況以及收款情況。應(yīng)收賬款信息分析—通過建立應(yīng)收賬款分析模型，我們可以在不影響銷售的前提下，最大限度的減少與控制應(yīng)收賬款?？焖僬莆諔?yīng)收賬款的各種情況并及時(shí)發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款的異常情況，有助于企業(yè)減少失血的風(fēng)險(xiǎn)；快速找出應(yīng)收賬款最多的客戶，快速觀察各區(qū)域的應(yīng)收賬款的變化情況與銷售情況是否吻合。倉庫信息分析—通過建立倉庫分析模型，可以觀察某一物料的真實(shí)周轉(zhuǎn)情況是怎樣的，現(xiàn)有的庫存還可以用多久，安全庫存的設(shè)置是否合理，那些物料占用最多的庫存資金，那些物料有著呆滯的風(fēng)險(xiǎn)，賬齡分布情況是怎么樣的等。財(cái)務(wù)信息決策評價(jià)—通過建立財(cái)務(wù)評價(jià)模型，可以從資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、損益類科目分析等反應(yīng)公司運(yùn)營狀況。

三、優(yōu)化審計(jì)信息管理的方法

在審計(jì)活動中，審計(jì)信息管理人員利用審計(jì)軟件對被審計(jì)單位的信息進(jìn)行采集，但其基本上采集到的只是財(cái)務(wù)信息，其他相關(guān)的信息通常都是向相關(guān)人員索要紙質(zhì)版或電子版得到。這樣，很容易導(dǎo)致信息的可靠性和真實(shí)性受到影響，且獲得的信息往往不夠充分。在信息采集方面，最令人頭痛的便是存貨方面信息的獲取，為了獲得與存貨有關(guān)的信息，我們通常會對存貨進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)。但因?yàn)槠浞N類過多，且數(shù)量龐大僅憑幾個(gè)人員現(xiàn)場的觀察和檢查是發(fā)現(xiàn)不了實(shí)質(zhì)問題的。這時(shí)我們可以利用圖像掃描技術(shù)、視頻采集技術(shù)以及自動識別技術(shù)來改變這一現(xiàn)狀。首先我們可以利用數(shù)碼相機(jī)和視頻采集技術(shù)對盤點(diǎn)的過程進(jìn)行全程拍攝，尤其是對金額重大與性質(zhì)上對被審計(jì)單位比較重要的存貨進(jìn)行重點(diǎn)拍攝，在拍攝的過程中要保證在連續(xù)的時(shí)間內(nèi)完成，或者分派人員在不同的倉庫同時(shí)進(jìn)行監(jiān)盤，以防止被審計(jì)單位對存貨進(jìn)行轉(zhuǎn)移。同時(shí)利用自動識別技術(shù)對事物進(jìn)行掃描，以驗(yàn)證其事物的數(shù)量、性質(zhì)與賬面所屬信息是否一致。這樣不僅可以增加審計(jì)證據(jù)的真實(shí)性，也可以提高審計(jì)的效率，采集好后可以對音頻技術(shù)直接進(jìn)行存儲，不用再通過“反電子化”這樣的手段。

四、提高相關(guān)人員素質(zhì)

（一）端正思想認(rèn)識

首先，審計(jì)人員應(yīng)在思想上有一個(gè)清楚的認(rèn)識，保證審計(jì)信息的真實(shí)、完整性是自己的職業(yè)使命。只有從思想上有了正確的認(rèn)識，在工作的過程中才可能不斷的探尋真理，采集和存儲真實(shí)、準(zhǔn)確的信息。其次，審計(jì)人員應(yīng)該有一個(gè)不斷學(xué)習(xí)的思想認(rèn)識。信息化的發(fā)展，使得行業(yè)內(nèi)無論是信息的形式、采集技術(shù)還是傳輸方式都發(fā)生著巨大的變化，我們要意識到只有不斷的學(xué)習(xí)，才能緊跟時(shí)代的步伐，把信息服務(wù)工作做得更好。

（二）加強(qiáng)保密意識

應(yīng)加強(qiáng)對審計(jì)人員安全意識的教育培訓(xùn)，不僅應(yīng)該加強(qiáng)他們的保密意識，還應(yīng)加強(qiáng)信息安全意識，比如在對被審計(jì)單位的信息進(jìn)行審計(jì)時(shí)盡量不要聯(lián)網(wǎng)，在與家人、朋友及其他人交流時(shí)有保密意識，其次，加強(qiáng)對信息安全的監(jiān)督，對審計(jì)程序中加入信息安全保護(hù)軟件，同時(shí)定期對信息安全工作進(jìn)行檢查。在平時(shí)的培訓(xùn)過程中也應(yīng)加入一些信息素質(zhì)方面的教育，如信息分析、信息管理等方面的課程。使審計(jì)人員對信息、信息化時(shí)代都有一個(gè)正確的認(rèn)識，從而可以在工作中更好的收集信息，利用信息。

（三）強(qiáng)化知識結(jié)構(gòu)

審計(jì)信息管理人員必須具備合理的知識結(jié)構(gòu)。高質(zhì)量、高層次、博學(xué)多才、銳意創(chuàng)新的信息管理人員才是市場所需求的，才能在市場競爭中準(zhǔn)確的采集所需信息，滿足廣大用戶需求，不斷發(fā)展、壯大、豐富自己，這樣才能立于不敗之地。隨著社會的發(fā)展，審計(jì)信息的用戶也發(fā)生了很大的變化，對信息需求也不斷的增加，而信息存在的方式更是多種多樣，復(fù)雜多變。若信息采集人員僅具有單一的知識結(jié)構(gòu)，是不能勝任審計(jì)信息管理這項(xiàng)復(fù)雜的具有高水平的工作的。所以在平時(shí)的工作中，一方面，相關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)員工多種知識、技能的培養(yǎng)；另一方面，相關(guān)人員也應(yīng)該積極汲取新的知識，以使自己可以更好的勝任審計(jì)信息管理工作。

五、結(jié)語

本文主要針對信息化環(huán)境下我國財(cái)務(wù)審計(jì)的信息管理工作進(jìn)行了探討。電子商務(wù)和信息化的發(fā)展使審計(jì)信息的形式和載體都發(fā)生了極大的變化，從而為審計(jì)信息的采集、分析與信息檔案的保管也帶來了新的變化，同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的日趨復(fù)雜，審計(jì)信息安全問題也存在許多隱患。使用什么樣的方法采集審計(jì)中的信息更為合適，如何采集到完整、真實(shí)的審計(jì)信息，采集完后又如何對這些信息進(jìn)行分析、保管與利用都是現(xiàn)階段我們所必須面臨的問題。除此之外，如何加強(qiáng)相關(guān)的法律監(jiān)管，提高相關(guān)人員的素質(zhì)也是我們急需解決的。筆者相信，只有順應(yīng)信息化的潮流，用情報(bào)學(xué)的理論和方法去解決信息化所帶來的問題，才是根本的途徑。這樣不僅擴(kuò)寬了情報(bào)學(xué)的使用價(jià)值，使其在更多的領(lǐng)域指導(dǎo)實(shí)踐工作。也有利于審計(jì)信息工作效率與效果的提高。

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