淺析檔案利用工作與檔案管理的現(xiàn)代化

王立萍

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）03-00-01

檔案利用是檔案管理的最終目的，因此檔案管理應(yīng)從利用工作抓起，利用工作實(shí)行了現(xiàn)代化管理，將帶動(dòng)檔案其它工作現(xiàn)代化管理的進(jìn)程，最終實(shí)現(xiàn)檔案各項(xiàng)管理工作的現(xiàn)代化。

一、檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要

檔案的利用工作，是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最終目的，是檔案工作存在的基礎(chǔ)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案工作也發(fā)生了很大的變化，由原來手工操作向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變、由封閉、半封閉的管理方式正在向開放式管理轉(zhuǎn)變，這對檔案的利用工作產(chǎn)生積極的推動(dòng)作用。

檔案利用者評價(jià)檔案工作水平的高低總是以能否及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地提供檔案為標(biāo)準(zhǔn)的，現(xiàn)代化的檢索手段是以計(jì)算機(jī)為軟件，在逐步達(dá)到信息進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，自動(dòng)進(jìn)行檢索，并迅速、準(zhǔn)確地將信息反饋給查閱者。查閱者可迅速地獲得自己所需的檔案資料。利用計(jì)算機(jī)可以將以往手工操作需要幾天甚至幾個(gè)星期才能完成的工作壓縮到幾個(gè)小時(shí)完成，大大地提高了工作效率。

二、檔案利用工作實(shí)行現(xiàn)代化管理將推動(dòng)其它工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程

檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作。其內(nèi)容很多，主要有建檔管理，案卷組織和技術(shù)整理，保管單位的登記，編號(hào)及檔案的著錄和標(biāo)引等。檔案工作者以往利用手工作業(yè)，從收集、整理、鑒定、保管、檢索，統(tǒng)計(jì)到提供利用，尤其是提供利用，需要反復(fù)查找，不難想象，在上萬件檔案中查找其中的一件，如果它排列是無序的，那就象大海撈針一樣難，占據(jù)了檔案人員的大量時(shí)間，同時(shí)也可能耽誤檔案的利用，降低了檔案的利用率，這種現(xiàn)狀對檔案管理是極其不利的。這就迫切地需要檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，檔案利用工作實(shí)行現(xiàn)代化管理，必須有一批相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理人才，這就迫切地要求檔案員必須提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)理論和技術(shù)，開發(fā)檔案利用系統(tǒng)軟件，從繁重的查找工作中脫出來，節(jié)約了勞動(dòng)時(shí)間，降低了勞動(dòng)強(qiáng)度，有時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)，有利于檔案人員素質(zhì)的提高，人員的素質(zhì)提高，檔案其它工作的現(xiàn)代化管理也有了可靠保障。

三、檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理是社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的需要

隨著開放的不斷深入和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，特別是以計(jì)算機(jī)為主要標(biāo)志的新技術(shù)革命，使檔案的形成、保管、利用發(fā)生了巨大的變化，原始的手工操作和傳統(tǒng)的管理方式已起來越滿足不了時(shí)代的需要。應(yīng)用新技術(shù)，已成為目前檔案工作的選擇和時(shí)代要求?？蒲泄ぷ髡呤巧鐣?huì)主義建設(shè)的主力軍，檔案工作者要為科研工作者的學(xué)術(shù)研究做好服務(wù)。為了適應(yīng)從不同角度和不同要求查找檔案的需要，檔案工作者需要編制很多種類型的檢索工具?；ㄙM(fèi)了檔案工作者大量時(shí)間?，F(xiàn)在的問題是這些檢索手段不能滿足現(xiàn)代利用者的需求，據(jù)統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)代史學(xué)家在一個(gè)工作日里能查閱各個(gè)不同機(jī)構(gòu)的幾十卷檔案，而從事現(xiàn)代早期史研究的史學(xué)家在查閱一個(gè)案卷或一本登記簿時(shí)，需要幾天的時(shí)間，每一顆火箭的成功發(fā)射都融入了科研人員大量的勞動(dòng)，這其中包括查閱大量的資料。如何提高科研人員查閱資料的效率，節(jié)約科研工作者寶貴的時(shí)間，迅速、準(zhǔn)確、全面地將檔案信息藥盒科研工作者，是檔案工作者要思考的問題?？蒲泄ぷ髯钪匾氖钦加匈Y料，不但占有國內(nèi)的，還有占有國外的；不但占有前人的科研成果，還要占有現(xiàn)代人最新的科研成果，否則無從搞科研，所謂巧婦難為無米之炊。計(jì)算機(jī)國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，匯總了包括局域界限，科研工作者利用微機(jī)可以查閱世界各國的文獻(xiàn)資料，為科研活動(dòng)打下了良好的基礎(chǔ)，所以說檔案利用工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理勢在必行。

四、檔案利用工作實(shí)行現(xiàn)代化管理對策與建議

加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，人才培養(yǎng)要先于設(shè)備。檔案管理手段越是先進(jìn)，對檔案工作者的專業(yè)化素質(zhì)要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業(yè)務(wù)，還要掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行電子信息的制作、使用、維護(hù)和管理強(qiáng)化信息系統(tǒng)，維護(hù)檔案網(wǎng)絡(luò)安全 ，檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現(xiàn)代化技術(shù)和管理方法的檔案專業(yè)人員來實(shí)現(xiàn)。檔案工作者不能滿足于現(xiàn)狀，應(yīng)正視自己的業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動(dòng)、及時(shí)地提升自己的政治理論知識(shí)、相關(guān)科學(xué)文化知識(shí)和檔案學(xué)知識(shí)，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學(xué)利用，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)文件和各級(jí)檔案專業(yè)刊物，明了檔案管理的法律法規(guī)，及時(shí)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案管理的新規(guī)定，執(zhí)行新規(guī)范，密切注意國內(nèi)外檔案工作的發(fā)展動(dòng)態(tài)，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，不斷提高管理水平，促進(jìn)檔案事業(yè)逐漸實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化，推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，是我們不可回避的責(zé)任。管理人員要充分利用計(jì)算機(jī)與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統(tǒng)計(jì)等等實(shí)現(xiàn)電腦化的規(guī)范管理，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力，為相關(guān)部門提供方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的參考信息，充分發(fā)揮檔案的信息服務(wù)功能。所以，檔案工作在管理手段上，必須加快電子信息化建設(shè)，盡快走上現(xiàn)代化的管理軌道。

總之，檔案利用工作的現(xiàn)代化管理，是檔案其他工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，我們就以加快檔案利用工作的現(xiàn)代化管理為契機(jī)，促進(jìn)檔案其他工作現(xiàn)代化進(jìn)程。使檔案更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。