大數(shù)據(jù)環(huán)境下關(guān)于檔案管理工作的思考

楊紅

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，各個(gè)企事業(yè)單位的管理理念和方法也發(fā)生了改變。檔案管理是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要內(nèi)容，對(duì)企事業(yè)單位生產(chǎn)過程中的各種活動(dòng)、產(chǎn)生的問題等進(jìn)行記錄，是企事業(yè)單位發(fā)展的根據(jù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企事業(yè)單位的檔案管理理念和管理模式必須創(chuàng)新，本文對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的策略進(jìn)行分析與探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 大數(shù)據(jù)時(shí)代 策略

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）03-00-01

引言

隨著我國對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重視程度不斷提高，各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)單位的工作任務(wù)也越來越繁重，以科學(xué)技術(shù)和知識(shí)產(chǎn)權(quán)局為例，該單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生的資料信息、檔案資源越來越多，這些檔案資源對(duì)單位的發(fā)展有十分重要的作用，檔案記載著企事業(yè)單位過去的工作、業(yè)務(wù)活動(dòng)，是有保存價(jià)值的各種歷史記錄，可以為單位管理人員決策提出依據(jù)，促進(jìn)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展。為了促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，提高企事業(yè)單位管理水平，必須要積極加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，并且對(duì)各種檔案加以利用，提高檔案管理質(zhì)量。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為檔案的創(chuàng)新管理提供了支持。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理帶來的影響

近年來，我國企事業(yè)單位的發(fā)展不斷改革轉(zhuǎn)型，經(jīng)營管理創(chuàng)新成為企事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展過程中的重要內(nèi)容之一，在發(fā)展過程中企事業(yè)單位產(chǎn)生的檔案資源越來越豐富，各個(gè)單位必須要充分做好檔案的搜集、整理、匯總、存檔、利用，才能不斷提高企事業(yè)單位經(jīng)營管理水平，為企事業(yè)單位發(fā)展提供更多支持。在大數(shù)據(jù)背景下，開展檔案信息化建設(shè)，一方面契合時(shí)代發(fā)展趨勢，另一方面也是提高檔案管理水平的重要途徑。大數(shù)據(jù)快速發(fā)展對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理模式帶來較大沖擊，其影響體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

1.大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理帶來的積極影響

1.1大數(shù)據(jù)時(shí)代有利于現(xiàn)代檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。現(xiàn)代社會(huì)中，各個(gè)政府機(jī)關(guān)乃至企事業(yè)單位的檔案部門都面臨著巨大壓力，因?yàn)闄n案數(shù)據(jù)越來越多，有的檔案部門已經(jīng)建立了自己的檔案數(shù)據(jù)庫，應(yīng)付檔案數(shù)據(jù)不斷增加的問題。但是隨著時(shí)間推移，以前建立的檔案數(shù)據(jù)庫的存儲(chǔ)容量有限問題也逐漸暴露出來，新的檔案信息不斷被加入，原來的檔案數(shù)據(jù)就可能被銷毀，造成檔案數(shù)據(jù)被清理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的帶來，正好解決了現(xiàn)代檔案管理中的各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份工作，保證了檔案數(shù)據(jù)的完整性[1]。

1.2有利于各類檔案的應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理主要以紙質(zhì)檔案和電子檔案為主，各類檔案被利用的幾率較低，檢索和利用檔案所花費(fèi)的時(shí)間、精力、成本較高，所以很難調(diào)動(dòng)人們利用這些檔案的積極性。大數(shù)據(jù)的核心價(jià)值在于對(duì)海量信息數(shù)據(jù)進(jìn)行有效存儲(chǔ)和分析，而且大數(shù)據(jù)技術(shù)與云技術(shù)相連，用戶可以在海量數(shù)據(jù)信息中快速檢索到自己所需要的各類信息，更方便人們?nèi)ネ诰蚝褪褂眠@些信息，這也無疑提高了各類檔案的使用價(jià)值。

2.大數(shù)據(jù)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理帶來的沖擊

當(dāng)前企事業(yè)單位的檔案管理方法還比較陳舊，極大的影響了檔案管理水平。檔案管理過程中的問題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1檔案管理理念比較陳舊。檔案管理工作一直以來都處于我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中的重要地位，任何一個(gè)行業(yè)都要對(duì)檔案管理加以重視。但是當(dāng)前有的企事業(yè)單位在發(fā)展過程中，開展檔案管理依舊習(xí)慣采用人工管理方式，對(duì)各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集，而且沒有及時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)歸檔，所以導(dǎo)致很多信息雜亂無章。

2.2設(shè)施設(shè)備條件較差。檔案管理過程中，信息化管理是一個(gè)必然趨勢，當(dāng)前很多企事業(yè)單位在信息化管理方面的投入還不足，例如計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備不夠充分，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作不到位，導(dǎo)致檔案管理過程比較隨意，沒有掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作造成很大影響[2]。

2.3管理系統(tǒng)不完善。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，但是當(dāng)前企事業(yè)單位檔案管理過程中還存在一些問題，比如檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，工作流程不明確等，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案管理水平降低，嚴(yán)重的時(shí)候還會(huì)導(dǎo)致檔案缺失，檔案內(nèi)容不完整，對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來較大影響。

2.4檔案管理工作人員綜合素質(zhì)有待提升。在檔案管理過程中缺乏一支高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，尤其是在企事業(yè)單位轉(zhuǎn)型發(fā)展的過程中，企事業(yè)單位管理人員對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)目標(biāo)更加重視，忽視了檔案管理的重要性，將檔案管理看成是企業(yè)管理中的附屬工作，認(rèn)為檔案管理比較簡單，沒有招聘專業(yè)的檔案管理人員，由單位內(nèi)部的一些員工兼任檔案管理人員職責(zé)，其綜合能力素養(yǎng)不高，在檔案管理要求逐漸提高的過程中，檔案管理過程中的問題也越來越明顯和突出。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作策略

大數(shù)據(jù)時(shí)代是信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的一個(gè)全新概念，大數(shù)據(jù)技術(shù)與很多行業(yè)、很多領(lǐng)域都有融合，在檔案管理過程中，大數(shù)據(jù)時(shí)代理念和技術(shù)的應(yīng)用，意味著檔案管理理念的創(chuàng)新，意味著檔案管理模式的變革。大數(shù)據(jù)時(shí)代歸根結(jié)底代表了一個(gè)信息時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，還要結(jié)合其他的技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、分析，從而發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

1.加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的全新認(rèn)識(shí)

在檔案管理過程中，應(yīng)該要不斷樹立現(xiàn)代管理理念，提高檔案管理水平。從企事業(yè)單位的角度來講，領(lǐng)導(dǎo)人員首先要重視檔案管理，將把檔案管理納入企事業(yè)單位管理范疇中，提高檔案管理的地位，加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的重視。其次要重視檔案信息化和現(xiàn)代化管理。隨著企事業(yè)單位的不斷發(fā)展，產(chǎn)生的檔案信息會(huì)越來越多，傳統(tǒng)的人工管理模式會(huì)導(dǎo)致工作量大、容易出錯(cuò)，對(duì)此，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工程的建設(shè)，為檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.完善軟硬件設(shè)施，提高檔案管理信息化水平

在檔案管理過程，各種基礎(chǔ)條件的完善，是檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的重要基礎(chǔ)。在檔案管理過程中，應(yīng)該要從軟件和硬件兩個(gè)方面著手，為檔案信息化管理提供條件。第一，要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的配備，企事業(yè)單位應(yīng)該要爭取更多資金用于電腦設(shè)備、通信設(shè)備等各種基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的購買，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎(chǔ)。第二，要積極將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案管理工作中。要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下進(jìn)一步優(yōu)化和提高檔案管理工作，必須要將大數(shù)據(jù)有關(guān)技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作緊密結(jié)合起來，可以積極尋求與大數(shù)據(jù)公司或者機(jī)構(gòu)的合作，開發(fā)出真正適合檔案管理工作的工具。大數(shù)據(jù)技術(shù)必須要使用多臺(tái)計(jì)算機(jī)同時(shí)操作，采用分布式架構(gòu)技術(shù)，和云計(jì)算的分布式處理、云存儲(chǔ)和虛擬技術(shù)密不可分，因此在現(xiàn)代化檔案管理過程中必須要尋求多方合作，積極將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入到檔案管理中去。

3.完善大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理準(zhǔn)入和監(jiān)管制度

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案的安全問題主要來源于外界損壞，比如紙質(zhì)檔案很容易在潮濕環(huán)境中損壞，而大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理過程中的問題主要表現(xiàn)在信息泄露方面。檔案對(duì)于單位的發(fā)展具有十分重要的意義，所以必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理過程中的安全問題的防范，比如對(duì)檔案利用者身份進(jìn)行認(rèn)證，在檔案利用過程中采取權(quán)限設(shè)置方式，減少網(wǎng)絡(luò)入侵，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全管理。在檔案日常管理過程中也必須要完善監(jiān)督管理制度，組建專門的檔案管理隊(duì)伍，完善責(zé)任制度，落實(shí)檔案安全監(jiān)管任務(wù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露等問題，要及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并且積極開展檔案管理系統(tǒng)修復(fù)，減少檔案丟失和泄露的風(fēng)險(xiǎn)[3]。

結(jié)語

綜上所述，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)單位也越來越重視檔案管理，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新是企事業(yè)單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)任務(wù)之一。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下必須要進(jìn)一步完善檔案管理制度，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案管理安全監(jiān)管，確保檔案管理的安全性，不斷提高檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王星.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下關(guān)于檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)濟(jì)管理：全文版，2016（05）

[2]高菱.大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（21）

[3]姜亞超.基于大數(shù)據(jù)思維的檔案管理工作研究[J].蘭臺(tái)世界，2016（08）