淺談數(shù)字檔案管理中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與知識(shí)服務(wù)

張艷芳

摘 要：數(shù)字檔案出現(xiàn)在我國的檔案管理體系的時(shí)間也已經(jīng)很長(zhǎng)了，管理數(shù)字檔案時(shí)，管理人員需要革新原有的管理系統(tǒng)，應(yīng)用更為先進(jìn)的數(shù)字化管理技術(shù)，通過可靠的管理系統(tǒng)來達(dá)到整合數(shù)字檔案資源的管理目的。在應(yīng)用與管理數(shù)字型檔案時(shí)，需要著重利用數(shù)字檔案資源之中的知識(shí)，因此發(fā)現(xiàn)知識(shí)與知識(shí)型服務(wù)兩項(xiàng)管理活動(dòng)的價(jià)值就被提升。本文根據(jù)對(duì)數(shù)字型檔案管理工作的了解，對(duì)知識(shí)服務(wù)與發(fā)現(xiàn)知識(shí)進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；知識(shí)發(fā)現(xiàn)；知識(shí)服務(wù)；檔案管理

創(chuàng)建信息化的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)成為我國很多檔案管理單位當(dāng)前的主要任務(wù)。數(shù)字型檔案逐漸融入到了我國的檔案系統(tǒng)之中，使管理者可以借助信息資源來完成應(yīng)用檔案的任務(wù)。數(shù)字檔案信息中包含著極為豐富的知識(shí)，這也就給檔案管理人員提供了全新的管理思路，從知識(shí)服務(wù)與知識(shí)發(fā)現(xiàn)這兩個(gè)角度出發(fā)，將數(shù)字型檔案資源的根本價(jià)值發(fā)揮出出來。本文根據(jù)對(duì)數(shù)字型檔案的已有管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)這兩方面檔案利用活動(dòng)加以研究。

1 知識(shí)服務(wù)與知識(shí)發(fā)現(xiàn)的基本內(nèi)涵

在對(duì)知識(shí)服務(wù)與知識(shí)發(fā)現(xiàn)兩方面內(nèi)容進(jìn)行分析時(shí)。需要先對(duì)這兩種概念充分理解，以便于明確其重點(diǎn)。

1.1 知識(shí)發(fā)現(xiàn)

在數(shù)字檔案中實(shí)現(xiàn)知識(shí)發(fā)現(xiàn)主要需要從檔案資源之中尋找具有價(jià)值的知識(shí)要點(diǎn)，對(duì)知識(shí)進(jìn)行整合之后，就可以對(duì)知識(shí)進(jìn)行利用，檔案知識(shí)具有的價(jià)值包括歷史價(jià)值與記錄性價(jià)值，數(shù)字檔案主要是由數(shù)據(jù)構(gòu)成，管理人員負(fù)責(zé)在多樣化的檔案庫之中，找出具有利用價(jià)值的知識(shí)。同時(shí)完成數(shù)據(jù)向知識(shí)轉(zhuǎn)換工作，借此來拓展數(shù)字型檔案資源的價(jià)值。雖然知識(shí)發(fā)現(xiàn)屬于檔案利用環(huán)節(jié)之中一項(xiàng)比較基礎(chǔ)的工作，但是其開展過程卻比較復(fù)雜，各中的各種處理工作均是為了將數(shù)字檔案信息的深層次價(jià)值被挖掘出來。

1.2 知識(shí)服務(wù)

知識(shí)服務(wù)屬于后續(xù)工作，在發(fā)現(xiàn)了有應(yīng)用價(jià)值的知識(shí)之后，還要以知識(shí)為核心來建設(shè)知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)，將數(shù)字信息資源服務(wù)提供給需求者，在創(chuàng)建數(shù)字型檔案服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，可以適當(dāng)?shù)貙⑿滦椭悄芄芾砑夹g(shù)應(yīng)用到系統(tǒng)之中。從現(xiàn)有的知識(shí)服務(wù)工作開展的效果來看，知識(shí)型服務(wù)存在的問題主要體現(xiàn)在服務(wù)的片面性。因此在創(chuàng)新檔案知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，可以將擴(kuò)展檔案服務(wù)系統(tǒng)當(dāng)做創(chuàng)新核心點(diǎn)。

2 知識(shí)服務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)有問題

如果想要改進(jìn)知識(shí)服務(wù)工作，就必須要先找出知識(shí)服務(wù)的現(xiàn)有問題，從而使服務(wù)改進(jìn)工作更為可靠而又有效。

檔案信息化建設(shè)對(duì)檔案信息的廣泛利用提供了強(qiáng)有力的管理和服務(wù)手段，用戶利用網(wǎng)絡(luò)信息查詢技術(shù)可以比較快速和準(zhǔn)確的得到所需要的有價(jià)值的檔案信息，數(shù)字檔案信息資源的海量性和用戶利用檔案的專題性的矛盾得到一定程度的緩解。但是，用戶若要根據(jù)自身的工作性質(zhì)和信息需求，從浩如煙海的數(shù)字檔案信息資源中，獲取所需要的基于內(nèi)容和解決方案的知識(shí)服務(wù)則缺乏相應(yīng)的技術(shù)支持。用戶得到的信息還存在冗余性和離散性，數(shù)字檔案信息利用結(jié)果并不能完全滿足用戶的最終需求。換句話說，面對(duì)不斷增加如潮水般的數(shù)字信息，人們將不再滿足于數(shù)據(jù)庫的查詢功能，而是需要的是從數(shù)字檔案中得到有用的信息或者知識(shí)為決策服務(wù)。

3 運(yùn)行模式分析

3.1 擴(kuò)展數(shù)字型檔案信息空間

開展數(shù)字檔案管理中的知識(shí)服務(wù)，首先要明確數(shù)字檔案信息空間的概念。數(shù)字檔案信息空間是宏觀信息空間中的子空間，是由數(shù)字檔案數(shù)據(jù)空間、軟件空間、硬件空間、時(shí)間空間、技術(shù)空間、網(wǎng)絡(luò)空間和服務(wù)空間等構(gòu)成的空間集合。信息空間概念的運(yùn)用始于對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)的描述。對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)而言，信息是對(duì)客觀事物運(yùn)動(dòng)過程的描述，數(shù)據(jù)則是對(duì)信息的編碼。應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行過程中，系統(tǒng)的功能和信息管理是通過對(duì)數(shù)據(jù)的加工和處理來完成的。這時(shí)，包括硬件、軟件和數(shù)據(jù)在內(nèi)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)構(gòu)成一個(gè)完整的信息空間。

3.2 完善知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)

在應(yīng)用數(shù)字化管理技術(shù)時(shí)，管理人員需要對(duì)具有結(jié)構(gòu)化特點(diǎn)的檔案信息進(jìn)行整合。將需要應(yīng)用的信息融入到信息儲(chǔ)存系統(tǒng)之中，通過多種方法應(yīng)用信息，進(jìn)一步使各個(gè)方面的檔案管理工作被充分聯(lián)合起來。在優(yōu)化知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)時(shí)，需要抓住數(shù)字檔案資源的基本特點(diǎn)，先將可應(yīng)用的數(shù)字檔案材料加以分類，使服務(wù)工作更具條理化。在完成分類工作之后，還可以建設(shè)處可靠的管理模型，對(duì)檔案應(yīng)用者的反饋信息進(jìn)行反映，最后根據(jù)工作反映情況來完善知識(shí)推薦活動(dòng)。在提供檔案知識(shí)服務(wù)時(shí)，還要參照使用者的主觀需求來給出合適的服務(wù)。之所以需要對(duì)應(yīng)用信息進(jìn)行反饋主要是因?yàn)橛脩魰?huì)對(duì)獲取的知識(shí)服務(wù)給出不同的反映，收緊這些反映信息可以幫助管理人員改進(jìn)知識(shí)服務(wù)的不合理之處，在未來的知識(shí)管理工作之中可以改進(jìn)這些缺陷，提升知識(shí)服務(wù)水平。

3.3 優(yōu)化空間組織形式

數(shù)字檔案信息空間的組織模式是指系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境、內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及相互間的關(guān)系模式。數(shù)字檔案信息空間的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)結(jié)合數(shù)字檔案與知識(shí)服務(wù)的特點(diǎn)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系、數(shù)據(jù)管理體系、應(yīng)用和服務(wù)體系、標(biāo)準(zhǔn)體系和安全體系等，從而構(gòu)成一個(gè)高效運(yùn)行的有機(jī)整體。一般說來，數(shù)字檔案信息空間應(yīng)當(dāng)包括數(shù)據(jù)管理空間、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用空間、知識(shí)服務(wù)空間三個(gè)組成部分。

現(xiàn)階段，我國正在開展檔案信息化建設(shè)，而建設(shè)是在我國現(xiàn)有的檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行的，其特點(diǎn)是擁有大量的信息資源。因?yàn)閲疫M(jìn)行檔案信息建設(shè)，因此人們對(duì)于檔案的管理以及服務(wù)的方式都增多。整個(gè)社會(huì)在建設(shè)檔案的時(shí)候，都是為了能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源共享這個(gè)目標(biāo)，而在這個(gè)目標(biāo)的指引下，建設(shè)進(jìn)程一直在進(jìn)行，并且不斷的在實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。本篇文章主要是研究了數(shù)字檔案中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)與服務(wù)，是眾多同類型研究的一部分，由于資料有限，本次的研究還有不足，而且還有一些問題沒有解決，例如技術(shù)方面的缺陷等。但是我國的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平在不斷的進(jìn)步，而對(duì)數(shù)字檔案的研究也會(huì)加深。檔案中有著豐富的資源對(duì)其進(jìn)行研究，可以使一些隱藏的資源被發(fā)現(xiàn)，而且還能成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的動(dòng)力。

4 結(jié)束語

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)對(duì)于物質(zhì)基礎(chǔ)的要求比較高，應(yīng)用計(jì)算機(jī)設(shè)備以及信息系統(tǒng)可以充分管理數(shù)字檔案，然而受到應(yīng)用資金的限制，一部分檔案管理單位并沒有配置完善的設(shè)備，這也給數(shù)字檔案管理工作帶來了一些技術(shù)方面的限制，基礎(chǔ)性的管理任務(wù)難以完成，而高級(jí)的發(fā)現(xiàn)知識(shí)與服務(wù)知識(shí)活動(dòng)就更難以被實(shí)現(xiàn)，因此管理人員在有了物質(zhì)基礎(chǔ)之后，還要針對(duì)數(shù)字檔案的特點(diǎn)來尋找到更多的隱蔽性知識(shí)，切實(shí)提升數(shù)字檔案的服務(wù)水平。

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