電力企業(yè)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用分析

袁新杰

摘 要：檔案管理是企業(yè)管理中的一部分，主要的作用就是能夠?qū)ο嚓P(guān)的信息和文件進(jìn)行合理的保存，以備查閱。在信息化時代，電子信息技術(shù)快速發(fā)展，已經(jīng)被應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中，為相關(guān)的工作提供技術(shù)支持，使各項(xiàng)工作逐漸向信息化、智能化、自動化的方向發(fā)展。為與時代發(fā)展相融合，檔案管理工作也引入了該技術(shù)，來提高管理的質(zhì)量和效率。下面，筆者以電力企業(yè)檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用為例，進(jìn)行詳細(xì)解析，為相關(guān)的工作人員提供參考。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；電子信息技術(shù)；應(yīng)用

引言 電子信息技術(shù)是在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時期所形成的一項(xiàng)高科技技術(shù)，其最基本的技術(shù)組成就是電器元件、通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。而檔案管理則由來已久，并逐漸從紙質(zhì)檔案的保存在向電子檔案發(fā)展，是一種基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)決策的參考。在電子信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，簡單的說，就是對原有檔案的內(nèi)容、儲藏場所、查閱方式、安全監(jiān)管等等進(jìn)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化的控制，消除原有檔案管理工作的安全隱患。這種檔案管理模式已經(jīng)成為一種趨勢，因此要重視電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)行不斷的研發(fā)和改進(jìn)，使其更好的服務(wù)于企業(yè)檔案管理工作。

一、電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

1.電子信息技術(shù)在檔案管理內(nèi)容中的應(yīng)用

檔案管理內(nèi)容復(fù)雜，工作量大，要保證管理的全面性，并定期清查，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，電子信息技術(shù)的出現(xiàn)，有效的解決了這一問題。在檔案管理內(nèi)容方面的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，對檔案文件目錄的存儲、檢索與復(fù)制，使用電子信息技術(shù)將其收錄在電腦等媒介當(dāng)中，然后制定相應(yīng)的管控程序，及時根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整；第二，檔案內(nèi)容的儲存與檢索，應(yīng)用電子信息技術(shù)形成電子版的檔案，節(jié)省了儲存空間，并建立相應(yīng)的電子信息檢索系統(tǒng)，為檔案信息查閱提供便利的條件；第三，利用電子信息技術(shù)建立檔案文件關(guān)鍵詞的自動索引系統(tǒng)，便于查閱。除了以上的應(yīng)用外，電子信息技術(shù)在檔案管理過程中編目、匯總、信息備份、立卷管理、打印、咨詢等方面都有應(yīng)用[1]。

2.電子信息技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建中的應(yīng)用

第一，利用電子信息技術(shù)設(shè)計(jì)軟件及數(shù)據(jù)庫，并建立相應(yīng)的系統(tǒng)化收集管理系統(tǒng)，然后通過瀏覽器供人查閱。除此以外，還要引入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫恢復(fù)技術(shù)，可以及時進(jìn)行數(shù)據(jù)信息恢復(fù)，如圖1所示；第二，利用電子信息技術(shù)針對檔案管理信息建立不同的模塊，進(jìn)行分別整理和存儲，然后選取一定的排列標(biāo)準(zhǔn)，將各模塊進(jìn)行有序銜接，通過電子信息技術(shù)生成目錄；第三，在使用電子信息技術(shù)時，可以根據(jù)檔案中所包含的具體內(nèi)容進(jìn)行分類，也可以根據(jù)實(shí)際的用途進(jìn)行分類，具體情況要根據(jù)電力企業(yè)的實(shí)際需求來確定。

3.電子信息技術(shù)在檔案恢復(fù)與備份中的應(yīng)用

第一，電子信息技術(shù)主要依托于計(jì)算機(jī)來進(jìn)行具體的操作，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題、存儲空間不足或者操作失誤等等，都會導(dǎo)致信息的丟失和泄漏，因此要對相關(guān)的信息進(jìn)行備份，并設(shè)置相應(yīng)的安全報(bào)警系統(tǒng)和識別系統(tǒng)，不能隨意的進(jìn)行信息的查閱；第二，及時的通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息的整理和檢查，清除一些垃圾內(nèi)容，補(bǔ)充一些新的信息，保證檔案信息的實(shí)用價(jià)值；第三，定期對計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行檢查、養(yǎng)護(hù)和升級，保證有足夠的存儲空間進(jìn)行檔案信息的存儲[2]。

圖1數(shù)據(jù)庫快速恢復(fù)模型構(gòu)建

二、加強(qiáng)電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用策略

1.注重電子文件管理

電力企業(yè)檔案信息管理過程中引用電子信息技術(shù)是當(dāng)前的一種發(fā)展趨勢，也是電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的必然。通過電子信息技術(shù)的使用，將原有的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)換成電子文件進(jìn)行儲存和管理是一種最基礎(chǔ)性的工作，所以電力企業(yè)要注重這種形式的轉(zhuǎn)換，在實(shí)際操作過程中，首先要正確的錄入相應(yīng)的信息，做好電子版信息的搜集、整理和匯編，制定科學(xué)的管理系統(tǒng)，保證信息的安全和使用方便；其次還要提高相關(guān)從業(yè)人員的網(wǎng)絡(luò)操作水平，合理進(jìn)行相關(guān)管理風(fēng)險(xiǎn)和重點(diǎn)內(nèi)容的分析，實(shí)現(xiàn)管理過程的優(yōu)質(zhì)高效。

2.建立先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，必須要依靠先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)。在具體操作過程中，第一，企業(yè)要詳細(xì)分析檔案管理的實(shí)際情況和需求，并對相關(guān)操作人員的能力以及技術(shù)水平進(jìn)行合理分析，然后建立相應(yīng)的規(guī)范和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)；第二，企業(yè)要對原有的檔案信息資源進(jìn)行整合，增強(qiáng)其對數(shù)字化媒介使用的適應(yīng)性，并根據(jù)電子信息技術(shù)的相關(guān)要求制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范其他部門所提供的信息；第三是要注重計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)構(gòu)建過程在滿足現(xiàn)有需求的前提下，必須保證一定的前瞻性，與時俱進(jìn)，與電力企業(yè)的總體發(fā)雜很難規(guī)劃和時代潮流相結(jié)合；第四，對于計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)要做好安全防衛(wèi)工作，放置一些病毒的入侵以及認(rèn)為的盜取和破壞，維護(hù)電子信息安全[3]。

3.建立專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的管理團(tuán)隊(duì)

原有的檔案管理人員的思想、方式、專業(yè)水平已經(jīng)不能滿足電子信息技術(shù)下的檔案管理工作，所以要建立專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。第一，對原有的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其信息化檔案管理的意識和專業(yè)水平，聘請專業(yè)人士對其進(jìn)行管理過程的風(fēng)險(xiǎn)、計(jì)算機(jī)操作知識、網(wǎng)絡(luò)管理知識等等方面的培訓(xùn)，并對培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行考核，不合格者不允許從事相關(guān)工作；第二，進(jìn)行一些專業(yè)人才的引入，加大招聘力度，完善招聘機(jī)制，引進(jìn)一些經(jīng)驗(yàn)豐富、實(shí)操能力強(qiáng)、理論深厚的人員；第三，對信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)要建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，來增強(qiáng)其工作的積極性，并對一些敢于創(chuàng)新的人員給予獎勵，使整個管理團(tuán)隊(duì)具有活力。

三、結(jié)束語

電力企業(yè)檔案管理要與時俱進(jìn)，注重一些高科技技術(shù)的引入，尤其是電子信息技術(shù)，要充分發(fā)揮這一技術(shù)的使用價(jià)值，擴(kuò)大其使用范圍，并不斷進(jìn)行該技術(shù)在使用過程的創(chuàng)新，使其更加成熟，為電力企業(yè)檔案管理水平的提升提供支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃曉星. 淺談電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J]. 大科技， 2016（18）.41-42

[2]黃曉琴. 電子信息技術(shù)在電力企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J]. 現(xiàn)代國企研究， 2015（24）.03-05.

[3]王宇. 電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J]. 通訊世界， 2016（7）：202-202.