對文件檔案管理工作的思考

梅雪娟

近年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，政府部門使用辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。隨著先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。

一、電子文件與傳統(tǒng)檔案的區(qū)別

（一）電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現(xiàn)錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

（二）電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異電子文件載體易老化變質(zhì)，而信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會影響電子文件的長期可讀性。檔案管理部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計算機技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案管理部門在接收到電子文件后對文件進行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲接收到的電子文件檔案，以便將來計算機技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲的檔案，保證信息資源方便利用。

（三）電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同因為電子文件的特殊性，可以達到文件一級的管理，所以，檔案管理部門在接收到文件同時，可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號，并給出相應(yīng)的分類號和檔案號，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號，在歸檔的同時進行主題詞標(biāo)收、著錄。技術(shù)條件允許時，可以編制多角度、全方位的檢索工具，方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

（四）電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同只有符合一定條件，利用者才能注冊、登記成為電子文件中心或電子檔案室的工作人員，工作人員就可以通過遠程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)電子文件檔案信息，并要進行借閱登記和繳納查詢費用。

二、電子文件檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理者思想觀念落后由于檔案工作傳統(tǒng)的手工管理方式和固定管理模式由來已久，因此檔案管理者頭腦中形成了許多傳統(tǒng)的思維管理方法，這必然阻礙對電子文檔等新技術(shù)產(chǎn)物的接受程度，使得電子文件的歸檔工作難以實現(xiàn)。主要表現(xiàn)在：機關(guān)形成文件的過程雖已自動化和計算機化，但最終要輸出的紙質(zhì)文件作為歸檔文件；認(rèn)為磁介質(zhì)載體只是形成文件自動化的臨時過度性載體，不能直接歸檔；不愿接受將磁介質(zhì)載體直接歸檔。

（二）電子文件的控制手段和技術(shù)還不完善機關(guān)文件是一個機關(guān)行使其職能和權(quán)力的象征，大部分文件都有很強的權(quán)威性，而制發(fā)過程特別是簽發(fā)手續(xù)均有嚴(yán)格的規(guī)定和控制。另外，文件的修改，核對等必備的環(huán)節(jié)難以在最后成稿的電子文件中體現(xiàn)，造成責(zé)任不清。因此，電子文件的控制手段和技術(shù)不完善，也阻礙了電子文件歸檔和電子檔案管理的開展和實施。

（三）存在設(shè)備技術(shù)間題如何解決電子文檔的不可修改性，查閱保密文檔的限制以及電子文件的通用性等是檔案工作者所面臨的挑戰(zhàn)。與縮微不同，磁介質(zhì)存易于修改，而一次寫入性光盤則難以在平時頻繁使用，這種易被修改性也使得電子文件的法律效力大大減弱，也與檔案的真實與憑證屬性不符

（四）電子文件的保管問題電子文檔與現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案在保管條件上有很大差別，主要體現(xiàn)在保管環(huán)境、保管條件、保管設(shè)備和管理辦法等，盡管電子文檔實體比紙質(zhì)檔案的體積大大縮小，但對保管環(huán)境要求卻高的多。另外，紙質(zhì)檔案正處在向電子檔案過渡的適應(yīng)時期，保存電子文檔，也要同時保存相應(yīng)的紙質(zhì)文件，這需要更多的人力物力，感覺得不償失。

（五）電子文件的利用需求問題由于利用電子檔案相對紙質(zhì)檔案來講對利用者素質(zhì)的要求更高，加上習(xí)慣和法律效力等因素使利用者對電子文檔敬而遠之，利用者從心理上對電子檔案的利用有著一定程度的排斥性。

三、電子文件檔案管理應(yīng)采取的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案人員的知識結(jié)構(gòu)要貫徹以人為本的戰(zhàn)略，提高主管檔案的領(lǐng)導(dǎo)及檔案者對電子文檔的認(rèn)識，使其接受新技術(shù)，以適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展。

（二）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈，也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮會效用。

（三）目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以止信息損失。

（四）關(guān)注計算機新技術(shù)與檔案工作的結(jié)合電子文件管理工作在很多方面還存在著問題，尤其是在文件的形成過程，其真實性、原始性、法律效應(yīng)及網(wǎng)上利用的安全問題等問題，有待計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及通信技術(shù)的進一步發(fā)展。

（五）確定文檔一體化的管理模式電子文件的推行必然要加快文檔一體化的進程，電子文件和電子檔案的界限日趨模糊，機關(guān)的檔案工作要從文件工作抓起，提前介入到文件的生成過程中。