淺析做好新時期中職學校檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

段紅梅

摘 要：開展中等職業(yè)學校管理工作的過程中，學校檔案管理工作具有重要作用和意義，當前教育行業(yè)的快速發(fā)展，推進學校管理體系的進一步改革與創(chuàng)新，從而中職院校逐漸面臨教育制度改善的工作，也不斷提高學校檔案管理工作難度，而當前大部分中職學校檔案管理工作中，還是會存在一些較嚴重的問題。因此，本文主要站在新時期的發(fā)展環(huán)境下，對中職學習檔案管理工作進行分析和研究，并提出合理建議。

關(guān)鍵詞：新時期；中職學校；檔案管理；工作策略

隨新時期環(huán)境教育行業(yè)的發(fā)展，中職院校也在進一步完善和創(chuàng)新，而在開展檔案管理工作的過程中，也面臨較嚴峻的挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段中職學校在開展檔案管理工作的過程中，還是會存在較多的問題。所以，在這樣的發(fā)展狀況下，就需要進一步完善中職學校檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息化的管理模式，保障中職學校檔案管理工作的順利開展。

1 中職學校檔案管理工作現(xiàn)狀和分析

1.1 學校管理階層人員重視程度不足

依照我國當前中職學校檔案管理工作狀況看，大部分領(lǐng)導人員對檔案管理工作始終存在錯誤的認識，對檔案管理工作的重要性沒有一個正確的認識，從而阻礙學校檔案管理工作的順利開展。

1.2 檔案管理人員自身素質(zhì)較低

在中職學校發(fā)展過程中，高素質(zhì)檔案管理人員數(shù)量較少，而我國現(xiàn)階段大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程中，普遍存在工作人員素質(zhì)較低的問題，當遇到緊急情況，就會借助其他學校處理方式對其進行解決，但由于管理人員自身不具備專業(yè)知識和技術(shù)水平，導致檔案管理工作不能夠順利開展。因此，由于檔案管理人員自身專業(yè)素質(zhì)較低，并且沒有經(jīng)過有關(guān)技術(shù)培訓，對檔案管理工作沒有一個正確的認識，最終阻礙中職學校檔案工作的發(fā)展。因此，在開展檔案管理工作的過程中，想要實現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，就需要確保管理人員自身具備專業(yè)知識，才可以保障檔案管理工作的合理性。

1.3 檔案信息簡化

大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程中，采取的方式相對落后，還有一些學校，還在采取幾十年前傳統(tǒng)管理模式，在對相關(guān)數(shù)據(jù)和資料進行整理之后，還需要工作人員對其進行一一標記，采取手工抄寫的形式，在提高當前管理工作量的同時，還會增加整體工作的時間。而對于這種效率較低的檔案管理方式來說，需要及時對其進行改善和創(chuàng)新，而如果依舊采取傳統(tǒng)手工檔案管理模式，不僅會阻礙檔案資料信息化管理模式的發(fā)展，在查詢相關(guān)資料的過程中，還會提高復雜程度。因此，在開展檔案管理工作的過程中，必須要采取科學合理的方式，打破傳統(tǒng)檔案管理工作的形式，避免對檔案管理工作的效率造成影響。

1.4 硬件設(shè)施不符合標準

我國當前中職學校在開展檔案管理工作的過程中，采取的硬件設(shè)備大部分都不符合標準，嚴重缺乏相關(guān)安全性能，不能夠有效保障檔案室的通風和防火以及防盜的功能。另外，我國現(xiàn)階段大部分中職學校在開展檔案管理工作的過程，普遍會存在資料隨意擺放的現(xiàn)象，這樣就會造成其自身存在較大的安全隱患，而使用的設(shè)施也非常陳舊，最終不能夠有效保障檔案管理工作的安全性能。因此，在開展檔案管理工作的過程中，由于管理硬件設(shè)備較落后，不僅提升檔案管理工作的難度，還會造成工作的復雜化，在阻礙檔案管理工作開展的同時，最終造成檔案管理工作自身存在較嚴重的安全隱患。

2 加強中職學校檔案管理工作的策略

2.1 正確認識檔案管理工作，建立合理的檔案管理制度

首先，需要進一步提升中職學校師生對檔案管理工作的認識和了解，才可以確保檔案管理工作的順利開展。而對于檔案管理工作人員來說，需要提高檔案管理工作法律知識的認知程度，通過對檔案管理工作重要性的宣傳和推廣，保證中職學校師生對檔案管理理念有一個正確的認識，避免檔案管理工作中出現(xiàn)形式化的現(xiàn)象。其次，對于檔案管理工作人員來說，想要做好檔案管理工作，就需要建立一個科學合理的管理制度，依照相關(guān)標準，對檔案資料和數(shù)據(jù)進行分類，當需要查閱有關(guān)資料的過程中，就可以采取快捷方便的形式，獲取所需的資料和數(shù)據(jù)。另外，還需要提高檔案管理工作的整體水平和能力，需要由學校相關(guān)領(lǐng)導，親自對檔案工作狀況進行管理和監(jiān)督，在解決檔案管理工作中問題的同時，進一步提高學校領(lǐng)導階層的發(fā)展目標，從而確保檔案管理工作的合理化與科學化。最后，還會需要依照我國當前發(fā)展形勢，對中職教育進行全面改善和創(chuàng)新，將工作責任落實到每一個檔案管理工作人員，統(tǒng)一管理學校檔案資料，最終保障學校檔案管理工作的安全有效開展。

2.2 完善檔案管理設(shè)施，強化檔案硬件的建設(shè)工作

為了避免我國現(xiàn)階段中職學校一些檔案數(shù)據(jù)的丟失現(xiàn)象，就需要在開展檔案管理工作的過程中，實現(xiàn)科學化的管理形式，進一步完善檔案管理職責體系，建立一套完整檔案管理工作制度。另外，檔案室在安裝硬件設(shè)備的過程中，必須要保證硬件設(shè)施自身的質(zhì)量，才可以保證檔案管理工作的順利開展，從而進一步提高檔案管理工作水平和能力。除此之外，需要學校相關(guān)領(lǐng)導，針對一些特殊材料和文件，建立獨立的檔案管理室，在確保對檔案資料合理儲存的同時，保證其自身具備特殊性與獨立性的特點。因此，我國當前在開展檔案管理工作的過程中，必須要確保檔案管理設(shè)備硬件自身具備先進化的特點，才可以有效提升檔案管理工作的水平，最終保障檔案管理工作的順利開展。

2.3 實施現(xiàn)代化檔案管理體系

在開展檔案管理工作的過程中，必須要實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化，才可以滿足我國當前時代發(fā)揮在那的需求，為新時期發(fā)展環(huán)境下的檔案管理工作，奠定一個堅實的基礎(chǔ)。另外，檔案管理工作在實施現(xiàn)代化與數(shù)字化發(fā)展的過程中，需要進一步完善和創(chuàng)新檔案管理工作人員自身的理念，確保其自身管理觀念的先進化。除此之外，對檔案管理工作自身的重要性有一個正確的認識，具有重要作用，在對學校檔案管理工作進行改善的同時，建立一套完善的檔案管理體，而實現(xiàn)檔案管理工作的信息化，與我國當前現(xiàn)代電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有密切的聯(lián)系，所以，在這樣的狀況下，就需要檔案管理工作人員積極采取計算機和互聯(lián)等一些現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，從而進一步提升中職學校檔案管理工作的整體效率。因此，站在我國當前新時期的發(fā)展環(huán)境下，提高檔案管理工作整體效率具有重要作用，不僅需要保證檔案管理工作人員自身具備現(xiàn)代化管理思想，還采取信息化的管理設(shè)備，最終進一步實現(xiàn)檔案管理工作的完善和創(chuàng)新工作。

2.4 加強中職學校檔案管理工作水平

在開展檔案管理工作的過程中，需要學校加強對資料收集工作的能力，然后依照不同類型和特點，對資料進行科學合理的存儲。由此可見，提高中職學校整體檔案管理工作水平與能力具有重要作用，保證檔案管理工作管理方式科學化，才能夠滿足新形勢發(fā)展環(huán)境下的需求，最終推進中職學校檔案管理工作的科學化開展。

3 結(jié)論

綜合上文所述，在開展中職學校管理工作的過程中，檔案管理工作具有重要作用。所以，建立完整檔案管理體系，強化檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)，對于學校檔案管理工作的開展具有重要作用，從而進一步提升教學資料的完整性。因此，就需要學校有關(guān)人員積極完善檔案管理制度，最終進一步實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化模式。

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