淺談檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的地位和作用

張濤

摘 要 隨著煙草行業(yè)改革的不斷深入和規(guī)范化，系統(tǒng)化水平的不斷提高，檔案工作的重要性日顯突出。加強(qiáng)檔案管理工作是保山復(fù)烤廠痕跡的重要體現(xiàn)，是企業(yè)規(guī)范化、科學(xué)化管理的有力保證，是為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的重要前提。本文主要闡述了檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工地位和作用，并對如何加強(qiáng)檔案工作提出了一些措施和方法。

關(guān)鍵詞 檔案工作 基礎(chǔ)管理 規(guī)范 措施 地位 作用

中圖分類號：D412. 6 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中重要的因素，是企業(yè)規(guī)范管理，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。在我們的日常管理工作中不少領(lǐng)導(dǎo)和員工，對檔案管理作用認(rèn)識不足，檔案意識淡薄，認(rèn)為企業(yè)重要的是生產(chǎn)、經(jīng)營和銷售，殊不知，檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中起著舉足輕重的作用?？次覀冊鯓影l(fā)揮、利用好這一資源。

1充分認(rèn)識檔案管理工作的作用和重要性

檔案工作是一切社會、經(jīng)濟(jì)活動規(guī)范管理的基礎(chǔ)工作，是維護(hù)企業(yè)歷史真實(shí)面貌的重要載體。我們應(yīng)充分認(rèn)識到企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)作的重要內(nèi)容，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的有機(jī)組成部分，對企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理具有重要的作用。規(guī)范的檔案工作有利于完善企業(yè)管高企業(yè)工作效率，從而提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1.1檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性極強(qiáng)的工作

首先，檔案學(xué)作為一門學(xué)科，它涵蓋內(nèi)容豐富，門類眾多，它遵循歷史發(fā)展的必然規(guī)律，溶絕對的真實(shí)性、圖情信息資料不可替代的原始性及于一體。

企業(yè)從事社會生產(chǎn)的活動，必將產(chǎn)生各種痕跡，留下客觀的烙印，而保存、管理、利用好這些痕跡和烙印，就是檔案工作的責(zé)任和目的。企業(yè)作是企業(yè)在各項(xiàng)活動中形成的全部的總和，是企業(yè)基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分，它包括對黨、政、工、團(tuán)、科技、財(cái)務(wù)、人事、聲像檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研及利用等完整系統(tǒng)的加工，是一項(xiàng)科學(xué)性與技術(shù)性極強(qiáng)的工作，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益權(quán)益和真實(shí)面貌的重要手段，它對強(qiáng)化企業(yè)管理，促進(jìn)企業(yè)科技進(jìn)步，提高企業(yè)素質(zhì)起著非常重要的作用。

企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)是應(yīng)企業(yè)檔案工作的需要而建立，是企業(yè)利用檔案資料的信息資源中心，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件。通過資源把各方面的工作同檔案工作相結(jié)合，與部門相溝通，建立起一個強(qiáng)大的密不可分的企業(yè)基礎(chǔ)管理網(wǎng)絡(luò)，從而共同推動企業(yè)的發(fā)展。

1.2利用檔案為企業(yè)日常管理工作服務(wù)

企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中產(chǎn)生的重要檔案資料，能為企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)、地畝糾紛、人事調(diào)動、政策落實(shí)、核實(shí)帳務(wù)等方面提供準(zhǔn)確憑證，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員熟悉情況、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、處理問題提供借鑒及依據(jù)，甚至為涉及企業(yè)自身利益而必須解決的法律糾紛、化解矛盾提供相關(guān)法律證據(jù)。這樣，使使用者在利用檔案時(shí)達(dá)到有證可查、有章可循的目的，提高了工作效率和質(zhì)量。如果不查考或無案可查，單憑記憶臆斷，不僅增加了工作的難度，甚至?xí)斐蓢?yán)重的損失。

1.3利用檔案為企業(yè)編史修志，編研成果服務(wù)

把企業(yè)檔案僅作為工作查考和方便利用還不夠，還應(yīng)對檔案信息進(jìn)行深層次地開發(fā)和加工，變“死”為“活”、推陳出新地為企業(yè)編史修志，籍、畫冊、匯編重要專題資料等，使檔案內(nèi)容系統(tǒng)化，這種與檔案原件相離、轉(zhuǎn)換為新的載體形式檔案成果，增強(qiáng)了對相關(guān)問題了解的和可讀性，更加方便了使用者的利用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的可共享性和利用價(jià)值，更好地為企業(yè)大局服務(wù)。

1.4利用檔案為企業(yè)信譽(yù)形象服務(wù)

企業(yè)的整體形像是由各個有機(jī)個體組成，其散發(fā)出的魅力是由外在和內(nèi)在的氣質(zhì)共同烘托的結(jié)果，它包括外在的品牌、聲譽(yù)和內(nèi)部管理。如果理太混亂，不得章法，不但影響企業(yè)品牌的創(chuàng)立和企業(yè)的聲譽(yù)，還必將導(dǎo)致企業(yè)知名度和經(jīng)濟(jì)效益的滑坡，現(xiàn)在許多上市公司的ST、PT是最好的例子。相反，眾所周知的海爾集團(tuán)的巨大成功，無不與它過硬的基礎(chǔ)管理工作當(dāng)然包括檔案工作息息相關(guān)，它無疑是各個企業(yè)榜樣。社會主義市場經(jīng)濟(jì)給企業(yè)提供了一個公平合理競爭的場地，企業(yè)要進(jìn)軍市場，占領(lǐng)市場一席之地，爭取最大的市場份額，就必須兼?zhèn)?、本領(lǐng)過硬，才不致不堪一擊、被市場拂出門外。

2加強(qiáng)檔案管理工作的主要措施

2.1提高認(rèn)識，加強(qiáng)學(xué)習(xí)

要做好企業(yè)檔案工作，不僅領(lǐng)導(dǎo)層要關(guān)注檔案工作、而且要求企業(yè)全體員工都要樹立起檔案意識。應(yīng)把檔案宣傳工作作為提高全員檔案意識的徑。首先經(jīng)常組織學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》及檔案工作基本知識，不斷增強(qiáng)各級管理人員的檔案意識。其次是不定期地在部進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，普及檔案工作知識，提高員工的檔案工作意識；最后是利用《簡報(bào)》宣傳檔案工作，為檔案工作吶與喊、鼓與呼案工作深深地刻入每個企業(yè)員工的腦海里。

2.2強(qiáng)化措施，建立制度，規(guī)范管理

一是強(qiáng)化措施。檔案工作應(yīng)作為企業(yè)管理的一項(xiàng)重要工作納入企業(yè)中長期規(guī)劃和年度計(jì)劃、列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。應(yīng)制定檔案管理人員的崗位，定期對專（兼）職檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)。

二是建立制度。為了使檔案工作制度化、規(guī)范化，應(yīng)建立、完善企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和有關(guān)人員崗位責(zé)任制，使檔案管理的各項(xiàng)程序循。從而較好地保證文件材料立卷、歸檔工作的準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整。

三是規(guī)范管理。保山復(fù)烤廠檔案資料應(yīng)劃分為：本廠發(fā)文類、公司發(fā)文類、?。ň郑┕緛砦念悺Ⅻh政機(jī)關(guān)來文類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、設(shè)備類類、電子類、聲像類8個大類。各類檔案資料形成由各管理部門抽調(diào)人員進(jìn)行統(tǒng)一整理。結(jié)合企業(yè)實(shí)際，采取統(tǒng)分結(jié)合的管理方式，大案資料集中在辦公室，由檔案人員統(tǒng)一管理，部分專業(yè)檔案由使用部門保管。例如：財(cái)務(wù)科當(dāng)年的會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部管理，一些專業(yè)技的檔案資料暫時(shí)由專業(yè)部門設(shè)專人管理，如產(chǎn)品和設(shè)備技術(shù)資料由企業(yè)管理科技術(shù)資料室管理，通過這種方式，將有利于企業(yè)的生產(chǎn)、科研，真正體現(xiàn)了檔案利用的快捷、方便、準(zhǔn)確。

2.3加強(qiáng)管理，提高服務(wù)水平

檔案工作的兩大任務(wù)，一個是管理，一個是利用。而利用則是檔案工作的根本目的。我們在做好檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)積極開展服務(wù)工善服務(wù)態(tài)度，完善服務(wù)措施，將服務(wù)的觸角延伸到生產(chǎn)經(jīng)營管理的各方面、各環(huán)節(jié)中，不斷提高服務(wù)水平，使檔案工作在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)揮巨大作用。

3體現(xiàn)自身價(jià)值，甘當(dāng)一片“綠葉”

在企業(yè)主營業(yè)務(wù)不斷發(fā)展的過程中，作為企業(yè)不可分割的檔案工作它好似一片綠葉，有了它，花朵才會富有更加美麗的生命與活力。而“綠葉的保鮮并給花叢亮麗的點(diǎn)綴，應(yīng)是它義不容辭的職責(zé)。

3.1檔案工作在為發(fā)展服務(wù)中體現(xiàn)其自身價(jià)值

企業(yè)的改革與發(fā)展對檔案的利用和需要更加廣泛而多樣化，并為企業(yè)提供了一個充分發(fā)揮檔案作用、證明檔案工作存在和發(fā)展價(jià)值的大好機(jī)會開發(fā)企業(yè)檔案信息資源，使檔案工作在煙草行業(yè)健康和諧發(fā)展過程中顯出勃勃生機(jī)，是企業(yè)檔案工作的生命力所在。檔案管理部門要熟解企業(yè)的需要，為公司改革和經(jīng)營決策服好務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行國家及行業(yè)有關(guān)檔案工作的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，積極采用檔案管理現(xiàn)代技術(shù)、方段，不斷提高企業(yè)檔案的科學(xué)管理水平。要致力于檔案信息資源的深層次開發(fā)，提供高質(zhì)量的服務(wù)，為規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理等方面提供系成套性、集約性的檔案信息服務(wù)，發(fā)揮檔案在保證和提高信息的準(zhǔn)確及時(shí)性，安全可靠性、有效適用性上的優(yōu)勢，不斷豐富檔案內(nèi)容，（室）結(jié)構(gòu)，為企業(yè)儲備大量的技術(shù)信息，使企業(yè)在科技資源的占有和開發(fā)中實(shí)行可持續(xù)發(fā)展，增加市場競爭。檔案工作只有通過自身，靠有為爭取有位，方能體現(xiàn)檔案工作的自身價(jià)值，體現(xiàn)檔案工作在企業(yè)基礎(chǔ)管理工作中的地位和作用。

3.2為適應(yīng)企業(yè)改革和市場競爭而開拓創(chuàng)新

煙草行業(yè)發(fā)展到今天對煙草人而言，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，新的形式相應(yīng)地對檔案管理工作也帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并提出了新的更高的要求。力量的源泉，只有在工作方法、工作手段、工作機(jī)制上積極探索，大膽創(chuàng)新，才能推進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式的改革和檔案信息化建設(shè)的進(jìn)案管理人員要更新知識，提高技能，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代化的先進(jìn)管理方式，運(yùn)用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)加快信息化步伐，如文檔一體化是大勢所趨，檔案信息數(shù)字化已初見端倪，檔案工作要緊跟時(shí)代，與企業(yè)的改革同步，充分認(rèn)識這片看似輕微卻負(fù)有重大責(zé)任感和使命綠葉”。

雖然，檔案管理工作不會給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但是，一個優(yōu)秀的企業(yè)會始終重視并強(qiáng)化檔案管理工作。萬丈高樓平地起，沒有檔案工業(yè)就不可能達(dá)到全面深化管理的目的，企業(yè)的規(guī)模有大有小，檔案管理則可以以小勝大，令對手、合作者刮目相看，促進(jìn)企業(yè)健康成長前，保山復(fù)烤廠的檔案工作正在朝著制度化、規(guī)范化的格局發(fā)展，同時(shí)為企業(yè)的決策、生產(chǎn)經(jīng)營和管理發(fā)揮著積極的作用。企業(yè)檔案作為國事業(yè)重要的組成部分，我們應(yīng)從大處著眼，從小處著手，使其成為記錄企業(yè)成長史、為企業(yè)做出重要貢獻(xiàn)的一道亮麗風(fēng)景線，為促進(jìn)企建設(shè)，加快企業(yè)健康、和諧發(fā)展綻放出“綠葉”的光彩！

參考文獻(xiàn)

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