淺談中學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策

徐強(qiáng)

【關(guān)鍵詞】中學(xué)檔案?管理?現(xiàn)狀?對策

一、中學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.職能部門重視程度不夠

中學(xué)檔案在維護(hù)學(xué)校正常教學(xué)、融匯教師教學(xué)成果方面卻有著極為重要的作用，然而，目前由于檔案管理對學(xué)校的幫助不大、學(xué)生的關(guān)注度不高等原因，相當(dāng)一部分學(xué)校對檔案管理不太重視，檔案管理工作在日常情況下基本沒有什么實質(zhì)性的工作內(nèi)容，只有在上級部門進(jìn)行檢查的時候才象征性的進(jìn)行簡單的布置與操作，由于校方領(lǐng)導(dǎo)對于學(xué)生檔案管理工作的不重視就直接導(dǎo)致檔案信息收集只能集中到實際應(yīng)用的最后階段，所以信息并不能保證完全準(zhǔn)確。

2.管理人員專業(yè)水平不夠高

當(dāng)今中學(xué)管理檔案方式主要為以下流程：首先，由校內(nèi)建立檔案室，將各部門總體檔案交由專人負(fù)責(zé)管理;其次，根據(jù)工作需要將各部門整理的文件及資料經(jīng)過認(rèn)真挑選后，立卷或計件整理成冊;最后，由檔案室的管理者對各檔案分類、編號，再根據(jù)立案單位、類別、內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計及存放。這一系列方法能保證文件的規(guī)范管理，隨時收集并分類、編號各種檔案，可以保證在需要查閱時能及時找到。

但目前，多數(shù)管理員并不能做到條例清晰，對檔案的保存、整理以及調(diào)用等流程銜接不是很清楚，這就可能造成檔案遺失或者混亂。

3.管理意識不到位

檔案管理是學(xué)校發(fā)展中的重要部分。但目前多數(shù)管理者的管理理念不到位，對檔案的重要性也不能準(zhǔn)確把握，這就導(dǎo)致他們在很大程度上對檔案管理工作產(chǎn)生疏漏，做不到認(rèn)識上的高度集中。除此之外，中學(xué)檔案管理相關(guān)人員應(yīng)加強(qiáng)管理意識、完善管理工作體系，對處理、使用完畢的檔案應(yīng)做到及時收納，除校內(nèi)檔案外，還應(yīng)注重校外資料的整合，將涉及到中華傳統(tǒng)文化的資料收集到中學(xué)檔案之中，再把文化傳承與檔案管理的實際工作結(jié)合在一起，將傳統(tǒng)文化的收納及保存視為檔案管理工作的主體，使中學(xué)檔案管理不僅注重校內(nèi)小事，更能順應(yīng)時代潮流，達(dá)成多學(xué)科、多門類、多渠道、多層次上的和諧統(tǒng)一，進(jìn)而更好地管理檔案貢獻(xiàn)綿薄之力。

二、中學(xué)檔案管理對策

1.加強(qiáng)對檔案管理的重視程度

當(dāng)下中學(xué)檔案管理方面出現(xiàn)問題的原因主要在于學(xué)校、家長、學(xué)生以及管理人員對檔案的重要性認(rèn)識不足，鑒于此，加強(qiáng)以上這些機(jī)構(gòu)以及人員對檔案的重視程度才能有效增強(qiáng)檔案管理力度與改善檔案管理現(xiàn)狀。

首先，校方應(yīng)加大對檔案管理的重視，提升學(xué)校檔案管理人員的錄取標(biāo)準(zhǔn)與福利待遇，這樣一來，管理工作人員就會對自己的工作更加盡心盡力，這樣一來，工作效率自然能得到保障。

其次，家長與學(xué)生也要形成對檔案的正確認(rèn)識，即這些檔案可能對以后的學(xué)習(xí)、工作、生活會有很大影響，所以要樹立起對檔案管理的重新認(rèn)識，督促學(xué)校加強(qiáng)對檔案的管理。

最后，只有檔案管理的實際操作人員增強(qiáng)了檔案管理意識，才能盡量減少在操作中的錯誤，不會把個人的主觀意識融入到檔案信息采集的過程之中確保信息的準(zhǔn)確性，才能避免出現(xiàn)檔案丟失、檔案被隨意銷毀的現(xiàn)象的出現(xiàn)。

2.加強(qiáng)對管理人員的崗位培訓(xùn)

現(xiàn)如今，信息技術(shù)高速發(fā)展，該技術(shù)也逐漸被大量使用在中學(xué)的檔案管理工作中。因此，管理者應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，提高自己掌握信息技術(shù)的能力。

任何工作都應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，檔案管理也不例外，因此，管理者需增強(qiáng)自身的管理能力，同時也要增強(qiáng)管理工作的有效性，迅速掌握與計算機(jī)相關(guān)的管理技術(shù)，并將其熟練運(yùn)用起來，才能真正做到順應(yīng)時代的發(fā)展變化。

首先，管理者應(yīng)提升自己使用計算機(jī)的能力與水平。這就要求管理者在日常生活中，多學(xué)習(xí)，多鉆研，最重要的是多使用計算機(jī)，這樣他們在面對這樣較為智能的管理時，不至于出現(xiàn)手忙腳亂的狀況。

其次，管理者應(yīng)學(xué)會熟練操作打印機(jī)、傳真機(jī)等具有現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對于辦公室常使用到的錄像設(shè)備、刻盤、攝影等的使用方法，都要有基本的了解，對自動索引、自動借閱等操作要熟練掌握。如此一來，面對不斷更新的新科技，管理者不至于出現(xiàn)手忙腳亂的情況。

管理者只有不斷提升自身的素養(yǎng)，才能更好地投入到工作中去，因此，在新的時代潮流下，管理者應(yīng)不斷充實自己、不斷學(xué)習(xí)，樹立起“活到老，學(xué)到老”的學(xué)習(xí)意識，將現(xiàn)代管理理念與前人總結(jié)下來的經(jīng)驗結(jié)合在一起，這樣才能更好地進(jìn)行管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓青樹.芻議學(xué)校檔案管理工作[J].教學(xué)與管理，2012，（13）.