基于Microsoft Access的事務信息化管理

時聶濤

中國中原對外工程有限公司 北京 100044

在一個工程項目執(zhí)行過程中，管理部門事務種類眾多，而在處理這些事務時，又會產生大量的文件，如信函、報告等。如對這些文件只用Microsoft Excel進行登記，同一事務的相關文件無法集中登記、存檔，同時不能有效跟蹤事務處理情況，工作人員常需要花費大量時間查找文件以弄清事務的處理過程與進展狀態(tài)，這種問題在人員更替時更為突出[1]。另外，對于部門內日常性工作，如一直重復性的進行，將極大的降低工作效率。

因此，通過計算機軟件進行事務信息化管理尤為重要，借助軟件有效地跟蹤每一項事務，實現(xiàn)合理地存儲文件并使其快捷地被檢索，同時自動進行重復的工作內容。

1 總體思路

為實現(xiàn)事務信息化管理，首先要建立數(shù)據(jù)庫集中存儲數(shù)據(jù)；其次要設計訪問數(shù)據(jù)庫的界面程序，方便數(shù)據(jù)的查看、錄入與檢索，并實現(xiàn)一些自動化操作的功能。

Microsoft Access作為桌面型辦公數(shù)據(jù)庫，秉承了界面友好的特點，使用戶可以輕松掌握和使用，并且易于維護。用純Access 開發(fā)的客戶管理系統(tǒng)，其開發(fā)周期遠小于Visual Basic等常用編程軟件，同時可根據(jù)業(yè)務內容的改變隨時擴展。因此，選用Access進行上述數(shù)據(jù)庫與界面的編制。

針對各項事務，在數(shù)據(jù)庫中進行事務信息錄入，給每一項事務設定唯一的ID，并強制規(guī)定此數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)下的所有文件必須與某一事務相對應，其對應關系以事務ID來標識。當需要了解某一項事務時，只需在事務列表中查出此事務的ID號，就可據(jù)此找出所有與其相關的文件及進展信息。同時，利用軟件中的程序調用，自動生成各項事務所需的各類文件，并自動歸檔。

2 實施方案

以巴基斯坦恰希瑪核電廠三、四號機組項目質量保證部為例，作為質保方面協(xié)調接口承包商與巴方業(yè)主的部門，日常工作主要有ITP（檢查與試驗計劃）控制點見證、巴方業(yè)主函件處理、質量保證培訓等。其中，編制控制點通知單與質保培訓為重復性工作，雖不復雜但較繁瑣；巴方函件處理周期較長，需要實時跟蹤進展狀態(tài)，并且產生大量過程文件。同時，因為境外項目的特殊性，部門人員輪換頻率高，做好輪換時的工作交接至關重要。對此，分別建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以實現(xiàn)部門事務信息化管理，詳細方案如下：

2.1 事務文檔管理數(shù)據(jù)庫

在數(shù)據(jù)庫中建立事務總表，列出事務ID、類型、題目、簡介、負責人、處理狀態(tài)、開啟時間、關閉時間。圖1即為事務文檔管理數(shù)據(jù)庫界面。對于需自行編制的文件，可在數(shù)據(jù)庫中按類別自動完成取號、模板調用，并自動歸檔于各事務附屬列表中。對于外部收到的文件，則可按照時間順序手動錄入各事務附屬列表。這樣即實現(xiàn)每一事務相關的各類文件集中存儲，全方位地記錄每項事務的信息，并可利用Access自帶的搜索和篩選功能迅速準確地完成事務信息統(tǒng)計。

圖1 事務文檔管理數(shù)據(jù)庫界面

2.2 ITP控制點管理數(shù)據(jù)庫

在數(shù)據(jù)庫中建立ITP控制點總列表，列出控制點ID、類型、ITP編號、控制點序號與名稱、見證時間、地點、負責人、完成日期等信息，通過控制點信息快捷復制、常用內容下拉框選擇、控制點通知單的自動取號與調用模板等功能，可快速完成控制點的登記以及通知單的編制，同時通知單文件將自動歸檔于各控制點附屬列表中。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)為部門每位人員分配一個專屬賬戶，未見證完成的控制點在登錄系統(tǒng)后直觀展示，避免遺忘。另外，數(shù)據(jù)庫中工作交接的功能，可以方便地使被交接人及時得到相關任務信息，保證控制點見證率。

2.3 質保培訓管理數(shù)據(jù)庫

質保培訓是質量管理工作中的重要一環(huán)，針對員工分布于不同部門、從事不同工作的特點，將各部門員工需要了解的質保知識、相應的考試題目和答案進行匯總、分類，并錄入質保培訓管理數(shù)據(jù)庫中。在數(shù)據(jù)庫中建立培訓總表，列出培訓ID、培訓名稱、主講人、日期等信息。培訓時，結合員工從事的工作內容，從數(shù)據(jù)庫中選擇講解知識點及相應的考試題目后，即可自動生成培訓PPT、簽到表、考試題目、試題答案，同時各類文件與事務ID相對應存儲于數(shù)據(jù)庫中。

3 結語

利用Access建立的數(shù)據(jù)庫，可以方便地查看數(shù)據(jù)、進行檢索，找到某一事務所有的相關文件，理清事務的脈絡，便捷地跟蹤事務的進展，尤其對人員變動時的工作交接有很大幫助。同時，數(shù)據(jù)庫中自動取號、快捷復制、下拉框選擇、模板調用、文件自動生成與歸檔的功能更能大幅度地提高工作效率。這種基于Microsoft Access的事務信息化管理模式，有效的提高了部門信息化管理水平。