高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)初探

王艷

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的特點

教學(xué)檔案是指在教學(xué)過程中形成的與教學(xué)密切相關(guān)并為教學(xué)服務(wù)的各種具有保存價值的文字材料、教學(xué)文件、影像等教學(xué)資料的總稱。教學(xué)檔案的管理涉及到社會各個領(lǐng)域，因為高校的教學(xué)是多樣性的并與各個領(lǐng)域的發(fā)展有著不可分割的關(guān)系。由于高校教學(xué)的特殊性，各個不同領(lǐng)域的高校二級學(xué)院在教學(xué)活動之中會產(chǎn)生不同種類的教學(xué)檔案，其中包括人才培養(yǎng)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)日歷、教學(xué)中所記錄的文件、畢業(yè)生學(xué)籍檔案、實驗的實驗大綱、實驗中所得出的實驗報告等。

高校二級學(xué)院是高等教育教學(xué)的基本單位，是保障高校為國家輸送高質(zhì)量人才的核心所在，對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案工作的完善是保障和健全高校教學(xué)檔案事業(yè)的不可或缺的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化的必要性

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化建設(shè)是高校檔案建設(shè)中非常重要的一部分，也是高校信息化建設(shè)所引起的連鎖反應(yīng)。對高校二級學(xué)院教學(xué)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，不僅能提高高校的教學(xué)管理水平保障高校的教學(xué)質(zhì)量，同時對促進(jìn)高校檔案事業(yè)的發(fā)展和增強(qiáng)高校的教育教學(xué)能力有推動作用。

在現(xiàn)代社會日益信息化條件下，各類信息以“海量式”的形態(tài)增長，教學(xué)檔案數(shù)量也隨之急劇增加，高校教學(xué)檔案的收集、整理、儲存、加工、利用也必然受到?jīng)_擊，高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案的管理必須要對傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行更新?lián)Q代，引入現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)管理和服務(wù)手段的創(chuàng)新和信息化，提升檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)的效率。

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

目前高校二級學(xué)院教學(xué)檔案主要以自己學(xué)院獨自管理為主，高校教務(wù)部門一般在學(xué)年結(jié)束時對這些教學(xué)檔案進(jìn)行抽查。大部分二級學(xué)院的教學(xué)檔案都是存儲在二級學(xué)院管理人員的電腦里，在高校進(jìn)行相關(guān)的教學(xué)數(shù)據(jù)采集時各二級學(xué)院再將相關(guān)的教學(xué)檔案資源上傳至高校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)以及高校教學(xué)檔案管理部門。由此可見，高校對各個二級學(xué)院的教學(xué)檔案一般采取分散管理的方式，這種管理方式僅能實現(xiàn)高校教學(xué)檔案信息的部分共享。各二級學(xué)院在互相查閱相關(guān)檔案信息時仍然需要高校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)以及高校教學(xué)檔案管理部門的協(xié)調(diào)。這就造成了高校二級學(xué)院教學(xué)檔案資源的浪費和管理人員資源配置的不協(xié)調(diào)。

實現(xiàn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是一項重大的系統(tǒng)工程，僅僅停留在二級學(xué)院層面是難以完成的，這樣的建設(shè)應(yīng)當(dāng)是自上而下從高校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)以及高校教學(xué)檔案管理部進(jìn)行的。

因此，要實現(xiàn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)就應(yīng)該從以下幾個方面來著手：

實施文檔一體化管理。要實現(xiàn)文檔一體化管理，辦公自動化管理系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、系統(tǒng)域檔案管理系統(tǒng)的協(xié)助是必不可少的。在文檔一體化系統(tǒng)中，從文件產(chǎn)生到成為檔案保存下來的每個環(huán)節(jié)上，都能夠體現(xiàn)檔案工作的要求。這樣就能夠?qū)⑽募芾硐到y(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)有效銜接起來，對完善檔案管理水平和深入開展編研工作提供了有利的條件。實現(xiàn)了文檔一體化管理，高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案的信息化建設(shè)可以搭載文檔一體化系統(tǒng)進(jìn)行有效的建設(shè)。

二級學(xué)院要建立教學(xué)檔案室，并且配備專門的教學(xué)檔案管理人員。有些高校二級學(xué)院沒有配備專門的院系教學(xué)檔案管理工作人員，通常都是教務(wù)人員兼職或是別的工作人員兼任，導(dǎo)致對教學(xué)檔案的管理缺乏完整性和延續(xù)性，從而嚴(yán)重影響了保存和管理教學(xué)檔案的效率和質(zhì)量。專門的教學(xué)檔案管理人員應(yīng)按照集中統(tǒng)一管理的原則，不定時地把分散在教學(xué)部門和個人手里應(yīng)歸檔保存的教學(xué)文件材料集中起來，進(jìn)行統(tǒng)一管理，做到檔案邊形成邊收集。把收集到的教學(xué)檔案及時歸檔到二級學(xué)院教學(xué)檔案室。

要采用多種現(xiàn)代信息技術(shù)及時對教學(xué)檔案進(jìn)行存檔。例如：通過使用教學(xué)教務(wù)管理系統(tǒng)軟件及時整理教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)、課表、學(xué)生的學(xué)籍異動以及學(xué)生考試成績等日常教學(xué)中形成的教學(xué)檔案材料等。利用教務(wù)教學(xué)管理系統(tǒng)管理高校二級學(xué)院教學(xué)檔案既提高了工作效率，又能更加規(guī)范、科學(xué)和智能收集高校二級學(xué)院的教學(xué)檔案。

教學(xué)檔案管理人員在教學(xué)過程中也可以按照教學(xué)檔案形成的時間初步進(jìn)行整理，在每學(xué)期或每學(xué)年結(jié)束后對同類教學(xué)資料進(jìn)行分類管理，分別存儲到移動存儲設(shè)備中再歸檔到教學(xué)檔案室。

結(jié)語

教學(xué)檔案管理信息化是提高高校二級學(xué)院教學(xué)檔案管理工作效率的客觀需要。多種多樣的現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案工作信息化的可能提供了有力的技術(shù)支持。這些現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用也會使檔案管理手段更加直觀、便捷、完善。實現(xiàn)高校二級學(xué)院教學(xué)檔案的信息化管理，也有助創(chuàng)新檔案信息服務(wù)新模式。因此，高校二級學(xué)院應(yīng)積極爭取高校實施文檔一體化管理和支持二級學(xué)院教學(xué)檔案管理的信息化，實現(xiàn)教學(xué)檔案管理的信息化。