我國檔案信息資源利用演變規(guī)律探析

李敏

[摘要]我國檔案信息資源利用實(shí)踐逐漸從封閉走向開放、從資政走向民主、從人治走向法治。論文圍繞檔案信息資源利用的演變規(guī)律，以檔案利用相關(guān)的主體、提供利用的客體、提供利用的途徑為著力點(diǎn)發(fā)現(xiàn)：利用主體中檔案機(jī)構(gòu)從握有絕對權(quán)力向分權(quán)轉(zhuǎn)變，并且利用者與檔案中介機(jī)構(gòu)扮演著越來越重要的角色；檔案提供利用的客體呈現(xiàn)內(nèi)容平民化、范圍擴(kuò)大化、產(chǎn)品多元化的趨勢；提供利用的途徑則逐漸向多樣化、智能化、個性化發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]利用主體利用客體利用途徑中介機(jī)構(gòu)

[分類號]G273.3

Research on the Evolution Rules of the Utilization of Archival Information Resources in China

Li Min

（Shanghai Science and Technology Museum Office， Shanghai， 200127）

Abstract： The practice of using archival information resources in China has gradually changed from closed to open， from management to democracy， and from rule of law to rule of law. Focusing on the evolutionary law of the utilization of archives information resources， this paper focuses on the subjects， objects and ways of the utilization of archives. It finds that the archives organizations in the utilization subjects have changed from absolute power to decentralization， and the users and archives intermediaries play an increasingly important role. The object of providing utilization presents the trend of civilian content， expanding scope and diversification of products， while the way of providing utilization gradually develops towards diversification， intellectualization and individualization.

Keywords： Using Subjects； Using Objects； Using Approaches； Intermediary Agencies

認(rèn)識規(guī)律、利用規(guī)律是認(rèn)識世界和改造世界的有效方法，我國檔案信息資源利用實(shí)踐的發(fā)展由來已久，歷經(jīng)古代、近代、現(xiàn)代及當(dāng)代的發(fā)展，逐漸從封閉走向開放、從資政走向民主、從人治走向法治，服務(wù)理念從“官本位”向“人本位”轉(zhuǎn)變，更具個性化、便捷化成為服務(wù)手段創(chuàng)新的方向，相關(guān)立法與監(jiān)督機(jī)制也在不斷完善。筆者主要從與檔案利用息息相關(guān)的主體、提供利用的客體、途徑三方面對我國檔案信息資源利用的演變規(guī)律進(jìn)行梳理與總結(jié)。

1檔案利用主體的演變規(guī)律

我國檔案信息資源的開放、開發(fā)及利用在漫長發(fā)展演變過程中，離不開檔案機(jī)構(gòu)、中介組織及普通公民等主體的努力與實(shí)踐。而不同的主體在檔案信息資源利用演變過程中扮演的角色、發(fā)揮的作用等均呈現(xiàn)出了各自不同的規(guī)律。

1.1檔案機(jī)構(gòu)從握有絕對權(quán)力向分權(quán)轉(zhuǎn)變

檔案是伴隨階級的出現(xiàn)、國家的建立而產(chǎn)生的，是階級的產(chǎn)物，故古代檔案的產(chǎn)生、開發(fā)、利用就不可避免地被視為統(tǒng)治階級的特權(quán)，檔案成為維護(hù)階級統(tǒng)治的工具。伴隨政治上專制主義中央集權(quán)的進(jìn)一步強(qiáng)化，甚至出現(xiàn)了“百官莫敢望焉，史人無敢至其地”的境況。近代，在西方入侵、民主與科學(xué)思想傳播及留學(xué)歸國的有識之士的積極努力下，政府統(tǒng)治檔案利用的狀況被打破，檔案編纂、以公布檔案為目的的期刊出現(xiàn)；1949年中華人民共和國的建立，賦予了公民民主、自由的權(quán)利，檔案利用雖已被視為公民的民主權(quán)利，但不管是檔案開放范圍，還是檔案館的服務(wù)理念都仍存在“重藏輕用”的情況。20世紀(jì)80年代以來，在我國深化改革開放，政治、經(jīng)濟(jì)體制改革，及西方公共選擇理論、新公共管理理論、治理理論的影響下，我國傳統(tǒng)的“全能型政府”的工作方式受到了挑戰(zhàn)，服務(wù)型、參與型政府的構(gòu)建成為機(jī)構(gòu)改革的目標(biāo)，也深刻影響著傳統(tǒng)檔案機(jī)構(gòu)的角色定位。從擁有絕對權(quán)力向逐漸分權(quán)轉(zhuǎn)軌，從占據(jù)主導(dǎo)地位到探索與社會、公民的合作轉(zhuǎn)變，從被動等待服務(wù)變主動迎合公眾需要，成為檔案開放、利用工作中檔案機(jī)構(gòu)角色轉(zhuǎn)變的表征。樹立“以人為本”的思想，立足公民檔案信息需求，深入群眾生活，拓寬檔案開放與利用渠道，尋求與報紙、電視、電影等媒體的合作，建立內(nèi)容豐富的門戶網(wǎng)站，引導(dǎo)公民積極參與，提供更多公眾喜聞樂見的檔案作品成為檔案部門的追求。檔案機(jī)構(gòu)角色的轉(zhuǎn)變，檔案開放、利用方式與內(nèi)容的革新，將營造更具文化休閑特征的檔案利用氛圍，同時，也可提升檔案館的社會認(rèn)可度與競爭力，將檔案館推向更廣闊的社會舞臺。

1.2利用者從被動接受者向主動參與者轉(zhuǎn)變

在我國，檔案、檔案館長久以來被蒙上神秘面紗。當(dāng)代，伴隨國家經(jīng)濟(jì)、科技、文化各方面建設(shè)步伐的加快，民主與法制進(jìn)程的發(fā)展，檔案館走向開放，檔案與公眾的距離不斷拉近，以用戶為中心的檔案服務(wù)模式逐步確立起來。檔案信息資源利用中公民主體地位的日益顯現(xiàn)，成為檔案利用主體演變的另一特征。公民在檔案信息資源利用中的角色經(jīng)歷了從無權(quán)到有權(quán)，從被動接受到積極參與，再到占據(jù)主體地位的轉(zhuǎn)變。伴隨檔案開放程度的不斷增強(qiáng)，《政府信息公開條例》的頒布實(shí)施，各級檔案網(wǎng)站、信息共享平臺的設(shè)立及公民文化素養(yǎng)和信息權(quán)意識、主人翁意識的提高，公民主動參與檔案信息資源開發(fā)、利用并占據(jù)主體地位成為可能。公民主體地位表現(xiàn)在：一方面，公民檔案信息需求成為檔案工作者檔案信息資源開發(fā)利用的核心，基于用戶需求的滿意程度成為檔案價值實(shí)現(xiàn)的標(biāo)志，公民成為檔案利用的主體；另一方面，將檔案價值實(shí)現(xiàn)的主體——公民引入檔案信息資源開發(fā)中來，不僅使檔案信息資源開發(fā)更具活力與針對性，同時使其本身成為檔案價值實(shí)現(xiàn)的一種形式。陳忠海也曾指出：用戶作為開發(fā)主體，以其需求為導(dǎo)向、利用為目的的開發(fā)檔案信息資源，是一種高效的檔案價值實(shí)現(xiàn)的直接范式[1]。美國公民檔案工作者項(xiàng)目（Citizen Archivist）、英國的檔案志愿者（Archive Volunteer）、新加坡的公民檔案員計劃（Citizen Archivist Project）等都是成功的典范。

1.3檔案中介機(jī)構(gòu)扮演著越來越重要的角色

社會分工是人類文明進(jìn)步的標(biāo)志，21世紀(jì)，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的條件下，社會分工取得長足發(fā)展，也深刻影響了檔案利用工作的開展。要在市場競爭中提高檔案服務(wù)工作的競爭力，就應(yīng)該改善服務(wù)水平，提供多元化的檔案利用服務(wù)。社會分工的發(fā)展催生著檔案社會化服務(wù)需求的增長，而檔案中介機(jī)構(gòu)的出現(xiàn)及發(fā)展壯大，為更好地開展檔案開發(fā)利用工作提供了一定的條件。傳統(tǒng)理論認(rèn)為，檔案館和檔案工作者是檔案信息資源開發(fā)主體，再加上局館合一的管理體制制約，致使檔案館對檔案資源的開發(fā)利用缺乏投入產(chǎn)出績效目標(biāo)的考量，造成大部分檔案館的檔案利用響應(yīng)政府號召多，圍繞黨政工作多，主觀臆測公民需求多的局面。2005年，國家檔案局頒布了《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》，指出對已公開且存在廣泛社會需求的檔案信息資源，要充分利用社會力量和市場手段，對其內(nèi)容進(jìn)行加工和開發(fā)，形成檔案信息加工業(yè)、咨詢服務(wù)業(yè)等產(chǎn)業(yè)，增加社會就業(yè)，創(chuàng)造社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前我國已有眾多有能力進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)、提供利用的營利性和非營利中介機(jī)構(gòu)，如北京量子偉業(yè)、北京紫光慧圖、信安達(dá)（中國）等營利性機(jī)構(gòu)，科研院校、檔案學(xué)會、協(xié)會等非營利性機(jī)構(gòu)，同時，廣告創(chuàng)意、影視制作、文化傳播、文化禮品制作等商業(yè)性機(jī)構(gòu)也是絕佳的合作對象。故我國檔案館可借鑒美國My Archives商店、英國“聯(lián)合品牌在線服務(wù)”（Co-branded Online Service）等，運(yùn)用合作開發(fā)、特許經(jīng)營、合同外包等形式，將檔案信息資源開發(fā)利用權(quán)在一定期限內(nèi)出讓給更具競爭優(yōu)勢的中介機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)公共資源的優(yōu)化配置，進(jìn)而提高檔案部門社會服務(wù)和公共產(chǎn)品的供給能力。這樣既可填補(bǔ)傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用缺乏市場參與的空白，滿足漸趨多元化的社會檔案需求；又可通過其靈活的經(jīng)營方式、專業(yè)的人才隊(duì)伍、精良的檔案設(shè)備、先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)為檔案開放、開發(fā)及利用的發(fā)展注入新鮮血液。

2檔案利用客體的演變規(guī)律

檔案信息資源提供利用的客體主要是指國家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位、其他組織及個人形成的，以保存在各級國家檔案館為主的檔案信息資源。伴隨檔案信息資源開放、利用工作的推進(jìn)，各級國家檔案館的館藏內(nèi)容，檔案開放利用范圍，檔案開發(fā)利用產(chǎn)品等也都呈現(xiàn)出與時俱進(jìn)的特點(diǎn)。

2.1檔案館藏內(nèi)容趨向平民化

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的加快，個人收入的增加，公民的精神文化需求與日俱增，檔案利用需求越來越迫切，利用范圍也越來越廣，既包括各種載體檔案信息資源的利用，也涉及對館藏檔案的利用和對現(xiàn)行文件的利用等等。而傳統(tǒng)上以黨政機(jī)關(guān)公文為主要收集范圍的館藏檔案結(jié)構(gòu)，已顯然不再適應(yīng)新形勢下公民的檔案利用需求。故而，優(yōu)化館藏，構(gòu)筑科學(xué)合理、平民化、大眾化的館藏結(jié)構(gòu)，直接關(guān)系到檔案館業(yè)務(wù)的開展、檔案價值的實(shí)現(xiàn)及公民檔案利用的滿意度。首先，擴(kuò)大檔案收集范圍，從以文書檔案為主，向科技檔案、專門檔案、民生檔案、新載體檔案等多門類檔案擴(kuò)展，將公民檔案需求放在更重要的位置；其次，因時因地，注重特色檔案的征集，構(gòu)建特色館藏，力求在滿足公民檔案利用過程中發(fā)揮獨(dú)特優(yōu)勢；最后，為突出館藏建設(shè)的人文關(guān)懷與以人為本的精神，可將與每一位公民息息相關(guān)、反映其個人及家庭、家族的檔案列入館藏范圍。多元化、平民化館藏結(jié)構(gòu)的構(gòu)筑，對檔案信息資源開發(fā)提出了更高要求，因此探索多元化開發(fā)主體，成為新時期檔案信息資源開發(fā)的必然選擇，也必將給檔案服務(wù)、檔案利用注入新的活力。

2.2檔案開放利用范圍擴(kuò)大化

檔案利用權(quán)是國家賦予公民的一項(xiàng)權(quán)利，它是公民享有的了解、掌握、獲取、存儲和開發(fā)利用檔案的權(quán)利，是信息權(quán)在檔案領(lǐng)域的體現(xiàn)[2]。1948年國際檔案理事會成立伊始，便確立了“使檔案的內(nèi)容更多地為人知曉，并使檔案庫具有更大的開放性，從而使檔案庫藏得到更頻繁的利用”的目標(biāo)。檔案封閉期的長短、開放數(shù)量的多寡直接影響著檔案信息資源開發(fā)水平及公民利用滿意度。在我國檔案信息資源開放利用從萌芽、發(fā)展至不斷完善的演進(jìn)中，呈現(xiàn)出開放時間漸趨縮短、開放范圍不斷擴(kuò)大的趨勢與規(guī)律。檔案信息資源開放時間從永久封閉，秘不示人；到封閉期制度的產(chǎn)生，我國1987年《檔案法》的頒布實(shí)施，以法律形式確立了30年的封閉期；再到2008年《政府信息公開條例》實(shí)施，以“隨時形成，隨時搜集，隨時報送”方便公民查閱為特征的檔案館文件查閱中心的設(shè)立，檔案利用工作業(yè)已延伸至文件現(xiàn)行，甚至生成階段。與之相隨，檔案開放范圍也歷經(jīng)了從古代的絕對保密，到1980年歷史檔案的開放，再到政務(wù)信息公開中部分待歸檔的“準(zhǔn)檔案”和已歸檔“現(xiàn)行檔案”的開放，公民對文件（檔案）信息時效性表現(xiàn)出了更迫切的需求，而政務(wù)信息公開環(huán)境下檔案開放范圍的擴(kuò)大化，對我國現(xiàn)行的檔案法規(guī)、檔案開放政策都提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。2016年頒布的檔案“十三五”規(guī)劃進(jìn)一步指出：要堅(jiān)持以人為本、服務(wù)為先，積極構(gòu)建百姓走進(jìn)檔案、檔案走向社會新格局，進(jìn)一步深化和拓展檔案利用服務(wù)。

2.3檔案開發(fā)利用產(chǎn)品多元化

根據(jù)國家檔案概念建立起的以司法——行政管理為基礎(chǔ)的檔案工作向建立在更廣泛的公共政策和利用基礎(chǔ)上的社會——文化檔案概念的變化是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢[3]。檔案館是國家的信息資源庫，是國家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，在提供檔案信息資源服務(wù)方面既擁有獨(dú)特的優(yōu)勢，同時也肩負(fù)著重要的責(zé)任。檔案自身所具有的文化屬性、社會屬性與社會信息化的發(fā)展相得益彰，檔案信息資源開發(fā)、提供利用的相關(guān)產(chǎn)品日益豐富、多元，檔案休閑利用、公共服務(wù)等新型檔案利用觀的建設(shè)提上日程。以社會的檔案信息需求熱點(diǎn)為導(dǎo)向，以自身館藏資源優(yōu)勢為基礎(chǔ)的檔案編研[4]，作為檔案開發(fā)、利用的重要形式呈現(xiàn)新的特征。同時，在信息時代，對傳統(tǒng)的檔案編研概念、編研形式等既提出了挑戰(zhàn)，又提供了機(jī)遇。首先，編研主體多元化。檔案館與圖書館、博物館、政府部門、技術(shù)部門、新聞出版機(jī)構(gòu)等的合作常態(tài)化。其次，編研主題多樣化。編研產(chǎn)品不再局限于傳統(tǒng)的組織沿革、年鑒、大事記及檔案館指南等，轉(zhuǎn)而重視公民的檔案訴求與信息需求，同時，檔案編研的選材范圍也不再局限于單一的自身館藏，更多的是借助網(wǎng)絡(luò)平臺實(shí)現(xiàn)跨館、跨部門取材。最后，成果類型豐富化。傳統(tǒng)以紙質(zhì)書刊為主的單一化展現(xiàn)形式，向集圖、文、聲、貌于一體的多維立體化展現(xiàn)方式發(fā)展，極大地增強(qiáng)了觀賞性、互動性與易獲取性。

3檔案利用途徑的演變規(guī)律

檔案利用途徑作為連接檔案信息資源客體與利用主體之間的橋梁，為緊跟時代步伐，滿足不同時期社會檔案信息資源需求的變化，在漫長的歷史實(shí)踐中呈現(xiàn)出從單一向多樣、從手工向智能、從普適向個性發(fā)展的演變規(guī)律。

3.1從單一走向多樣化

檔案作為在社會實(shí)踐活動中形成的具有保存價值的原始記錄，檔案信息資源的合理開發(fā)、提供利用可為國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化及社會的發(fā)展提供參考與借鑒，同時也是滿足公民精神需求的重要手段。而檔案提供利用途徑的多寡、便利程度直接影響檔案價值的發(fā)揮、公民滿意程度。傳統(tǒng)上受客觀物質(zhì)條件和社會檔案意識的制約，檔案提供利用途徑單一，檔案檢索效率低，被動等待上門利用多，利用層次低。隨著科技的飛速發(fā)展，社會檔案需求數(shù)量與質(zhì)量的提升，以及政務(wù)信息公開背景下檔案館自身建設(shè)的發(fā)展，檔案信息資源提供利用途徑向更加多樣化的方向發(fā)展。一方面，檔案利用途徑不斷創(chuàng)新，多渠道并存。除檔案編研外，貼近生活，響應(yīng)重大紀(jì)念活動的各類專題檔案展覽成為群眾喜聞樂見的形式；與媒體合作，依托豐富館藏優(yōu)勢，開辦檔案節(jié)目、拍攝各類專題片；強(qiáng)化檔案館公共服務(wù)能力，建立信息網(wǎng)站，開通檔案館微信、微博等，實(shí)現(xiàn)檔案查詢利用的“館際聯(lián)動、跨館出證”；以深入調(diào)研為基礎(chǔ)，在對檔案信息資源深入開發(fā)的基礎(chǔ)上，主動為用戶推送情報信息服務(wù)也成為重要的檔案利用途徑。另一方面，與檔案利用途徑的多元化相伴隨的是檔案服務(wù)領(lǐng)域的擴(kuò)展，確保檔案信息資源配置的均等化，從被動等待用戶進(jìn)館查檔，向積極融入社會課堂、學(xué)校教育、市場服務(wù)、文化產(chǎn)品制作、融合多媒體技術(shù)等主動性開發(fā)轉(zhuǎn)變，更加重視檔案利用的休閑性成為檔案利用途徑發(fā)展的重要方向。順應(yīng)發(fā)展趨勢，建立覆蓋面更廣，以公益性、服務(wù)性和開放性為特點(diǎn)的公共檔案館網(wǎng)，開拓利用途徑，為每一位用戶提供公平、精準(zhǔn)、全面的檔案信息服務(wù)是提高檔案館、檔案工作及檔案職業(yè)社會認(rèn)同和地位的重要舉措。

3.2從手工走向智能化

傳統(tǒng)上，檔案從生成到收集、整理、檢索、編研及提供利用等都主要基于檔案工作者的手工管理。手工制作的檔案目錄和檔案館指南是查找與利用檔案的主要工具，致使檔案檢索速度慢，檢索途徑單一，檔案的查準(zhǔn)率、查全率低，造成公民檔案利用滿意度不高。檔案開放、提供利用需要一定平臺的支撐與保障，而現(xiàn)有檔案館條塊分割和分級管理造成館藏檔案資源“支離破碎”，“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重，同時《檔案法》缺乏對國家綜合檔案館主體地位的明確規(guī)定帶來各級國家綜合檔案館在所屬行政區(qū)域內(nèi)實(shí)際“話語權(quán)”的缺失、檔案館間沒有形成實(shí)質(zhì)性聯(lián)系和網(wǎng)絡(luò)體系的現(xiàn)狀[5]。近年來，互聯(lián)網(wǎng)、云計算等信息技術(shù)不斷發(fā)展，這既給智能化檔案開放利用平臺的建設(shè)提出了要求，也為全國范圍內(nèi)檔案信息資源的整合共享提供了新思路和新形式。2012年“中國檔案云”的概念應(yīng)運(yùn)而生，2013年國家檔案局提出在全國范圍內(nèi)建設(shè)“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，力求打造一個覆蓋面廣、數(shù)據(jù)量大、服務(wù)效能高的公共檔案信息服務(wù)共享服務(wù)平臺。大檔案信息資源池的建設(shè)，能夠打破檔案服務(wù)、利用的地域限制，實(shí)現(xiàn)全國檔案公共信息資源的互聯(lián)互通、統(tǒng)一運(yùn)營。同時，通過對元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換、解釋和翻譯等功能，使用戶可通過各種終端設(shè)備（PC、智能手機(jī)、平板等）在任何時間、任何地點(diǎn)訪問檔案云門戶網(wǎng)站，為其提供精準(zhǔn)的、智能化的、“一站式”的檔案利用服務(wù)。

3.3從普適走向個性化

檔案信息資源利用服務(wù)方式在古代、近代、現(xiàn)代、當(dāng)代的發(fā)展過程中，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)由統(tǒng)治者的特權(quán)利用、“一刀切”式的被動等待服務(wù)，向更加多元化、個性化、便捷化的主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。一方面，伴隨時代發(fā)展，新形勢下公民檔案信息需求的變革要求利用服務(wù)方式的個性化。其需求類型更加多樣化，需求內(nèi)容更加廣泛化，需求時間、方式和地點(diǎn)更加個性化，用戶希望在合適的時間、合適的地點(diǎn)得到更具針對性、人性化的檔案信息服務(wù)。另一方面，一系列新興信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案館提供個性化的檔案信息服務(wù)成為可能。傳統(tǒng)上，以“普適”性為特點(diǎn)的檔案開放與提供利用方式已無法滿足當(dāng)前公民的檔案信息資源利用需求。首先，云存儲、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的發(fā)展與引入，為檔案共享服務(wù)平臺的建設(shè)與大規(guī)模收集用戶數(shù)據(jù)信息提供了基礎(chǔ)，進(jìn)而可在對用戶數(shù)據(jù)信息充分挖掘的基礎(chǔ)上，及時、有效地預(yù)測公民檔案信息需求，合理分配人力物力，化被動為主動，改善服務(wù)現(xiàn)狀，提供用戶感興趣與個性化的服務(wù)。其次，檔案網(wǎng)站及微信、微博等社交媒體技術(shù)的發(fā)展與普及，極大地優(yōu)化了檔案利用服務(wù)方式，便利公民檔案利用，實(shí)現(xiàn)“足不出戶，可查天下檔”；同時，社交媒體所遵循的合作共享的開發(fā)理念，也激勵著公民以主人翁的姿態(tài)參與檔案信息資源開發(fā)，使檔案信息資源開發(fā)本身成為檔案價值實(shí)現(xiàn)及檔案利用的重要形式。融合新興信息技術(shù)，多渠道創(chuàng)新檔案利用服務(wù)形式，是新時期適應(yīng)公民檔案信息需求多元化、個性化、及時性的必然選擇。

檔案利用工作不僅是檔案管理的一項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，更是檔案部門維持其地位和聲譽(yù)、檢驗(yàn)檔案工作的效益的客觀依據(jù)。在系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上，從多方面總結(jié)我國檔案信息資源利用長期發(fā)展過程中的演變規(guī)律，既可豐富檔案利用理論，又有利于進(jìn)一步指導(dǎo)檔案開放、利用工作實(shí)踐的發(fā)展。

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