系統(tǒng)論視閾下檔案事業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展路徑初探

殷元松 薛曉軍 許軍

系統(tǒng)論認為，系統(tǒng)是由相互關(guān)聯(lián)、相互作用、相互影響、相互依存的要素構(gòu)成的，按照系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性和開放性原則運行的集合體。本文試以系統(tǒng)論為指導(dǎo)，以揚州市為例，將推進檔案事業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展作為一項系統(tǒng)工程進行觀察、分析，并提出發(fā)展路徑策略。

一、推進檔案事業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展是一項系統(tǒng)工程

用系統(tǒng)論的視角來觀照檔案事業(yè)發(fā)展，要厘清系統(tǒng)與要素、要素與要素、要素與環(huán)境三者之間互為支撐、互為影響的相互關(guān)系。

從系統(tǒng)與要素的關(guān)系看。檔案事業(yè)是黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，在中國特色社會主義建設(shè)的偉大實踐中發(fā)揮不可替代的作用。各級檔案管理部門，既是上級部門和本級黨委、政府的組成要素，就自身而言，下級檔案部門、各業(yè)務(wù)處室、各進館單位也是其組成要素，由此形成了上至中央、下至鄉(xiāng)鎮(zhèn)的相對完整、獨立的檔案事業(yè)系統(tǒng)。同時，作為一項事業(yè)，檔案資源體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)等“三個體系”建設(shè)構(gòu)成了檔案事業(yè)發(fā)展的核心要素。

從要素與要素的關(guān)系來看。檔案收集、保管、利用三大環(huán)節(jié)，相互依存、相互促進，是缺一不可的統(tǒng)一的有機整體。收集是保管和利用的基礎(chǔ)，收集的范圍、數(shù)量、種類對保管的條件、方法、模式等提出要求，而是否應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸則直接影響利用的效果。保管工作包括優(yōu)化整合和安全建設(shè)，以實現(xiàn)檔案信息資源的充分利用與最大增值，為提供優(yōu)質(zhì)高效便捷的服務(wù)利用提供前提；同時保管工作的有效開展與前期檔案收集規(guī)范化、程序化密切相關(guān)。提供利用，則是檔案館主動或被動向利用者提供所需的檔案信息，實現(xiàn)檔案的社會價值、歷史價值、現(xiàn)實價值，這也是檔案收集和保管的終極意義。檔案利用需求的反饋，對檔案資源的接收和征集形成引導(dǎo)作用。

從要素與環(huán)境的關(guān)系來看。檔案事業(yè)承擔(dān)了“為黨管檔，為國守史，為民服務(wù)”的神圣使命，天然具有開放性的特點。檔案的價值通過對環(huán)境的貢獻度體現(xiàn)。檔案姓黨，為黨和國家的事業(yè)服務(wù)，是檔案工作的題中應(yīng)有之義；對社會公民而言，可以利用檔案了解和掌握涉及自身利益的內(nèi)容，維護自身權(quán)益；檔案信息資源的開發(fā)和傳播，使檔案價值轉(zhuǎn)換為知識價值、文化價值，為建構(gòu)社會記憶，傳承社會主義先進文化發(fā)揮重要作用。同時，外部環(huán)境，包括黨和政府的支持、法律法規(guī)的規(guī)范、科學(xué)技術(shù)的進步、人力財力的保障、社會各界的參與等等，都對檔案事業(yè)發(fā)展具有至為重要的影響力。

二、以揚州檔案事業(yè)發(fā)展為樣本的系統(tǒng)分析

現(xiàn)以系統(tǒng)論系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性和開放性的基本原則為對照，對揚州市檔案事業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展所依賴的基礎(chǔ)、所面臨的問題進行分析，并探索其實現(xiàn)路徑。

1.基礎(chǔ)和現(xiàn)狀

新中國成立以來，揚州市檔案事業(yè)經(jīng)過60多年的發(fā)展，在館庫、資源、隊伍等方面積累了良好的基礎(chǔ)，檔案“收管用”形成了較為成熟的體系，為服務(wù)全市經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮了基礎(chǔ)性、支撐性作用。至2017年底，市及6個縣（市、區(qū)）均建成了檔案新館，總投入2.8億元，館庫面積達到5.52萬平方米，增長352%。列入統(tǒng)計的138家機關(guān)企事業(yè)單位檔案室總建筑面積2.81萬平方米，檔案室面積平均達203.6平方米。市、縣兩級國家綜合檔案館館藏文書檔案97.14萬卷、96.68萬件，資料11.08萬冊，錄音磁帶、錄像磁帶、影片檔案1.27萬盤，照片檔案2.22萬張，實物檔案3899件；市級各進館單位檔案室共保管檔案517.61萬卷、100.49萬件。全市有專職檔案人員325人，兼職檔案人員618人，專職人員中，大學(xué)本科以上學(xué)歷占71%，館員以上職稱占20%。

系統(tǒng)運行情況：

（1）整體的效應(yīng)發(fā)揮。服務(wù)中心、服務(wù)大局，檔案工作已成為全市經(jīng)濟社會發(fā)展的重要組成部分，發(fā)揮了獨特作用。主動參與文明城市創(chuàng)建、城慶2500周年等重大活動，推動加強園博會、省運會等“十件大事”實施過程檔案管理，舉辦《中國共產(chǎn)黨在揚州》《砥礪奮進的五年》等檔案圖片展?？h市聯(lián)動、整體推進，努力促進全市檔案事業(yè)“一盤棋”發(fā)展，檔案規(guī)范化管理、檔案安全、檔案信息化等重點工作統(tǒng)一部署，統(tǒng)一落實、統(tǒng)一評議，聯(lián)動開展各類宣傳活動，形成聲勢，擴大影響。

（2）要素的功能協(xié)同。檔案“收管用”體系形成相互銜接、相互促進的良性運行狀態(tài)。持續(xù)開展檔案監(jiān)督指導(dǎo)和年度檢查，推動各類檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，加大社會散存檔案征集力度，開啟專題檔案規(guī)模化征集新模式，推進“名人檔案”“非遺傳人檔案”“勞模檔案”等專題檔案建設(shè)。強化檔案規(guī)范管理和安全管理，全市機關(guān)企事業(yè)單位檔案管理達省5星級規(guī)范30家、3星級以上189家?！笆濉逼陂g，各級檔案館共接待服務(wù)對象11.8萬人次，提供檔案資料33.71萬卷（件、冊），為經(jīng)濟建設(shè)、學(xué)術(shù)研究、編史修志、工作查考、解決百姓切身利益等提供了大量檔案資料。

（3）開放的價值體現(xiàn)。將檔案價值轉(zhuǎn)化為文化價值、知識價值，促進檔案文化的傳播與共享。先后編纂出版“清宮揚州御檔系列”及《運河串珠》《揚州檔案館藏名家書畫作品集》《江蘇檔案精品集·揚州卷》等檔案文化書籍，2017年策劃和啟動“揚州記憶”文化系列叢書編纂，《揚州市情2018》《揚州歷代地方名官》《測海樓吳氏珍檔解讀》《江蘇治淮在揚州（1952—1956）》等檔案文化書籍已經(jīng)或即將付梓出版。廣泛開展社會合作和共享，與揚州大學(xué)、廣陵書社、萬方書院等建立廣泛的文化合作關(guān)系，向圖書館、城市書房、學(xué)校、社區(qū)、機關(guān)企事業(yè)單位贈閱檔案文化產(chǎn)品，傳播優(yōu)秀文化，凝聚文化認同。

2.不足和挑戰(zhàn)

從整體性來看，服務(wù)大局的深度、精準(zhǔn)度不夠?！敖?jīng)濟社會發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”作為一項工作要求，沒有落細落實；檔案部門對市委、市政府的中心工作學(xué)習(xí)研究不夠，反應(yīng)慢、跟進慢，為市委、市政府決策服務(wù)的主動性不強，精準(zhǔn)度不夠，服務(wù)形式囿于傳統(tǒng)，缺乏創(chuàng)新。

從關(guān)聯(lián)性來看，收管用“三大體系”各有短板且互為制約。“收”——館藏資源不夠豐富，館藏總量不足，結(jié)構(gòu)單一。市檔案館館藏23萬卷、31萬件，在全省13個省轄市中處于較后位置。館藏檔案以黨政機關(guān)文書檔案為主，照片、音視頻、實物等載體檔案數(shù)量較少，反映地方特色或本館特色的檔案少且沒有形成專題。作為館藏檔案的源頭，有的進館單位沒有做到檔案應(yīng)歸盡歸和集中統(tǒng)一管理，室藏檔案數(shù)量捉襟見肘。檔案數(shù)量的短少、品種的單一，客觀上使“管”的要求處于低位?！肮堋薄獧n案管理現(xiàn)代化進程緩慢，信息化、智能化的管理方式?jīng)]有得到及時應(yīng)用，數(shù)字檔案的收集、整合、利用還沒有形成操作規(guī)范和操作習(xí)慣，檔案數(shù)字資源的整合還沒有取得實質(zhì)性突破，全市檔案信息資源共建共享平臺還沒有建立起來。檔案安全基礎(chǔ)不牢。市、縣綜合檔案館不同程度地存在安防設(shè)施不完善，安全值班制度沒有得到嚴(yán)格落實，庫房溫濕度控制、“八防”不到位，重點珍貴檔案的安全防范措施不健全等安全隱患，檔案信息保密和安全存儲、傳輸、利用都面臨新的風(fēng)險和挑戰(zhàn)?！笆铡薄肮堋狈矫娴亩贪?，直接影響了檔案的“用”——檔案資源數(shù)量少、結(jié)構(gòu)單一，有的檔案查不到，更難以滿足社會對檔案信息多元化、個性化的需求；檔案管理方式保守傳統(tǒng)，檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)沒有跟上時代發(fā)展要求，有效、高效供給少，檔案服務(wù)方便、快捷與人民群眾的期盼還有較大差距?！坝谩钡娜鮿萦謱Α笆铡薄肮堋毙纬闪素摲答?，如此容易落入不良的運行循環(huán)。

從開放性來看，不重視、不關(guān)注、不了解檔案的現(xiàn)象仍較為普遍，社會公眾對檔案的知曉度、參與度很低，檔案法治意識也較為淡薄。另一方面，檔案部門不善于開展外部合作，不善于向外借勢借力，豐富的社會資源沒有為檔案工作所調(diào)動、利用，限制了檔案與社會的雙向互動互利，影響了檔案資源積聚和利用，影響了檔案公共服務(wù)功能的更好實現(xiàn)。

三、以系統(tǒng)論為指導(dǎo)推進揚州檔案事業(yè)實現(xiàn)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展的路徑選擇

在以系統(tǒng)論方法對檔案事業(yè)及揚州樣本進行分析、研究、綜合之后，我們試對揚州檔案事業(yè)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量發(fā)展提出以下路徑選擇。

1.強化整體性，在融入大局、落實頂層設(shè)計、推進縣市聯(lián)動上下功夫

既要實現(xiàn)檔案“收管用”各環(huán)節(jié)工作、各地區(qū)各部門檔案工作的全面推進，也要實現(xiàn)與地方經(jīng)濟社會發(fā)展的協(xié)同一致、與上級檔案主管部門的工作要求緊緊相扣。

堅持服務(wù)中心。揚州市第七次黨代會提出“努力建設(shè)‘經(jīng)濟強、百姓富、環(huán)境美、社會文明程度高的新?lián)P州”的五年奮斗目標(biāo)，地方經(jīng)濟社會發(fā)展駛?cè)肟燔嚨?，需要檔案信息資源提供智力支持，需要檔案工作延伸覆蓋到各個新的發(fā)展領(lǐng)域，需要把關(guān)乎城市發(fā)展的重大工程、重大項目、重大活動的關(guān)鍵資料及時全面檔案化。“十三五”期間，重點圍繞服務(wù)“十件大事”，繼續(xù)加強“十件大事”實施過程檔案管理，積極參與和跟蹤指導(dǎo)省運會、園博會、城南快速通道建設(shè)等重大工程、重大項目、重大活動的檔案工作，為城市經(jīng)典留下寶貴記憶；圍繞“大運河文化帶”建設(shè)開展檔案資源研究開發(fā)，發(fā)揮檔案在堅定文化自信中的積極作用；圍繞改革開放四十周年和新中國成立七十周年，征集反映變化、成就的圖片、實物檔案資料，舉辦展覽，編纂圖冊，總結(jié)經(jīng)驗，以啟未來。

對標(biāo)頂層設(shè)計。深入貫徹《檔案法》等法律法規(guī)，切實加強檔案法治建設(shè)，把依法治理作為檔案治理的基本方略，自覺運用法治思維和法治方式推進檔案事務(wù)管理，組織開展嚴(yán)格的執(zhí)法檢查，五年內(nèi)實現(xiàn)對市直進館單位執(zhí)法檢查“全覆蓋”，推進檔案應(yīng)收盡收、集中統(tǒng)一管理。認真落實國家、省、市檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃，扎實推進、積極完善檔案資源體系、利用體系、安全體系建設(shè)，力爭整體工作水平與全市經(jīng)濟社會發(fā)展在全省的地位相適應(yīng)，優(yōu)勢工作在全省甚至全國有影響有地位。

推進縣市聯(lián)動。牢固樹立全市“一盤棋”思想，全市檔案工作統(tǒng)一部署、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一評議，努力實現(xiàn)平衡發(fā)展。完善縣（市、區(qū)）檔案重點工作綜合評議辦法，實行評議結(jié)果通報制度。對照市縣檔案館建設(shè)評價標(biāo)準(zhǔn)，排差距、找短板，落實措施，督查指導(dǎo)，整體提升市縣國家綜合檔案館管理水平。以為民便民為導(dǎo)向，擴大館際互通、跨館出證的實踐應(yīng)用。

2.注重關(guān)聯(lián)性，在拉長短板、做強特色、協(xié)調(diào)共進上下功夫要認清揚州市檔案館藏數(shù)量處于全省后列、檔案安全管理薄弱、檔案工作現(xiàn)代化與先進地區(qū)差距較大的現(xiàn)狀，樹立檔案資源是基石、檔案安全是底線、檔案信息化是方向的鮮明工作導(dǎo)向，同時，做強特色，大力開展檔案文化建設(shè)，推進檔案“收管用”各環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)發(fā)展。

多措并舉加強檔案資源建設(shè)。加強對進館單位檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)，出臺專門意見，繼續(xù)開展年度歸檔檢查，繼續(xù)對市級機關(guān)檔案工作開展績效考評，推進市級機關(guān)、進館單位檔案工作規(guī)范化，從源頭上確保檔案應(yīng)歸盡歸。采用點線面立體化征集方法，綜合利用捐贈、寄存等多種形式，打開檔案資源建設(shè)新格局。繼續(xù)推進吳氏、耿氏家族等重要人物的檔案征集，大力開展勞模、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和民族工商業(yè)檔案，以及“百村萬戶”口述檔案征集，向社會發(fā)布征集公告、聘請征集顧問，加大實物、視頻、照片等載體檔案的征集力度。

持續(xù)強化檔案安全工作。明確主體責(zé)任，加強安全管理，落實管理制度，構(gòu)筑人防、物防、技防“三位一體”綜合防控體系，確保檔案實體和信息安全。綜合檔案館館庫全部按照國家和省規(guī)定的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)提檔升級，面積達標(biāo)、布局合理，配備必要的檔案保管保護設(shè)施設(shè)備，珍貴、特殊檔案應(yīng)配備專用裝具；進一步完善安防設(shè)施，與110、119實現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)聯(lián)防，增強應(yīng)急防護能力；強化檔案數(shù)據(jù)的異質(zhì)和異地備份與安全管理，建立信息安全等級保護體系，落實網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)運維的安全措施；定期對市縣檔案館開展安全檢查，發(fā)現(xiàn)隱患，及時整改。

努力加快檔案信息化步伐。全市檔案工作要以檔案信息資源的互聯(lián)互通、共建共享為目標(biāo)，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。加強數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，研究和實施數(shù)字檔案的收集、保管方法，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，基于互聯(lián)網(wǎng)和移動終端建立檔案信息服務(wù)平臺。

致力于檔案資源的創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新性發(fā)展。推進“揚州記憶”系列叢書編纂工程，塑造城市特色與城市精神，增強文化認同與文化自信。逐步推出《揚州歷代地方名官》《測海樓吳氏珍檔解讀》《江蘇治淮在揚州（1952—1956）》《揚州之最》等檔案編研成果，策劃啟動《揚州簡志》《揚州非物質(zhì)文化遺產(chǎn)志》《中國淮揚菜志》等志書編纂工作。繼續(xù)辦好“揚州檔案方志”微信公眾號，以傳播揚州檔案文化為特色，立足館藏，堅持原創(chuàng)，樹立品牌。

3.突出開放性，在協(xié)調(diào)推動進與出、管與用、內(nèi)與外上下功夫

進一步擴大開放、加強合作、優(yōu)化環(huán)境，推動形成進與出并重、管與用相濟、內(nèi)與外互通的開放格局。

以開放提升檔案事業(yè)的社會貢獻度、影響力。在大力加強檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)上，深化檔案公共服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)方式，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)按需服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)。牢固樹立“以人民為中心”的服務(wù)理念，對涉及民生檔案的部門進行重點監(jiān)督指導(dǎo)，調(diào)研全市民生檔案情況，加大對民生檔案的收集、整合力度，編印《揚州市民生檔案利用指南》，維護人民群眾的切身利益。檔案服務(wù)向更高層面的知識服務(wù)、智慧服務(wù)的方向延伸，主動關(guān)注用戶的各種信息需求，依法向公眾開放更多檔案資源，依托信息化技術(shù)，擴大“跨館查閱、異地出證”的查閱利用服務(wù)，逐步實現(xiàn)公開檔案信息的網(wǎng)絡(luò)和移動終端查閱，讓檔案真正為社會公眾所需、所用。

加強檔案工作宣傳，增強社會檔案意識。辦好“揚州檔案方志網(wǎng)”“揚州檔案方志”公眾號；發(fā)揮檔案館愛國主義教育基地作用，組織黨員干部、中小學(xué)生參觀“中國共產(chǎn)黨在揚州”檔案圖片展，舉辦各類檔案專題展覽；搭建宣傳平臺，確定宣傳主題，每年舉辦“6·9國際檔案日”和揚州市“檔案館日”系列活動，通過雙向交流互動，塑造開放活力的檔案形象，深化公眾了解，擴大社會認可。

以開放提升外部環(huán)境對檔案事業(yè)的參與度、支持力。廣泛開展多種形式的跨界合作，形成多方合力與聯(lián)動，推動檔案發(fā)展轉(zhuǎn)型。加強館際合作，與圖書館、博物館等合作，實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補，深化與萬方書院、廣陵書社等在檔案文化產(chǎn)品開發(fā)、宣傳、推廣方面的合作，向圖書館、城市書房以及社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)圖書室等贈送檔案文化產(chǎn)品、宣傳規(guī)范建檔知識；加強館校合作，與高校合作開展檔案專業(yè)培訓(xùn)，深化與揚大社會發(fā)展學(xué)院的戰(zhàn)略合作，力爭在檔案科研、口述歷史等領(lǐng)域結(jié)出碩果；加強各領(lǐng)域合作，善于借勢借腦借力，探索社會化購買服務(wù)，培育社會化外包機構(gòu)，聘請檔案開發(fā)研究、法律法規(guī)、安全保護、信息技術(shù)等方面的顧問和檔案志愿者，讓更多的社會資源和人員成為檔案公共服務(wù)的參與者與建設(shè)者。

全市檔案部門在積極履行好“歸口負責(zé)”職能的同時，要努力爭取黨委政府加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，加大對檔案工作的支持。主動向黨委政府匯報檔案工作，主動邀請四套班子領(lǐng)導(dǎo)視察檔案工作；爭取各級黨委和政府成立重大活動、專項工作協(xié)調(diào)機構(gòu)時，根據(jù)需要吸收檔案部門參加，確保建立檔案與相關(guān)工作同步進行；爭取政府對檔案地方立法工作的支持，力爭在“十三五”期間制定出臺《揚州市檔案管理辦法》；爭取財政資金和專業(yè)人才保障，確保檔案事業(yè)發(fā)展有強大的人力財力支撐。