淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

楊煥英

摘 要：隨著檔案規(guī)?；臄U(kuò)大，對檔案的管理工作顯得尤為重要，本文主要通過對新形勢下的檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行探討，檔案管理的核心目的是對檔案管理根據(jù)一定的規(guī)范進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上，突出此項(xiàng)工作的核心，盡力保證檔案管理是處于一定的規(guī)范下進(jìn)行，使得對資源的管理和利用顯得更加有據(jù)可循。本文主要就當(dāng)前檔案管理的工作的重要性進(jìn)行了大概的說明，只有通過對管理方法的改變才能使得檔案管理真正成為單位前進(jìn)的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；新形勢；工作內(nèi)容

對檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理是檔案管理的核心內(nèi)容，也是衡量信息管理的優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn)，沒有規(guī)范性的管理對后繼的資料查詢的難度大大增加，檔案管理人員都是朝著管理更加模塊化和規(guī)范化的方向發(fā)展。然而由于某些單位對檔案管理工作的重視性不夠高，沒有充分意識到檔案對一家單位的重要性，使得單位員工對檔案管理的工作沒有投入過多的時間，使得前期建立的檔案并不能對后來的數(shù)據(jù)查詢管理提供太大的幫助，檔案是代表了一個單位發(fā)展歷程的見證者，對以后的發(fā)展也起著重要的參考作用。沒有對檔案進(jìn)行管理的單位也將造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，使得后期的發(fā)展沒有前期的發(fā)展做技術(shù)參考。

1 對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的重要性

每一個有發(fā)展前景的單位都有一套完善的檔案管理的方法，由于檔案管理是一個單位的總體工作設(shè)計的參照標(biāo)準(zhǔn)，因此單位的運(yùn)營者需要對檔案的管理投入更多的注意力，使得員工對單位的檔案管理進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計，實(shí)現(xiàn)管理方法的科學(xué)性，并持續(xù)對外界的先進(jìn)的管理方法和經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行吸收和借鑒，對單位的管理方法進(jìn)行符合自己單位特色管理方法。

由于技術(shù)的發(fā)展，使得檔案的管理工作也逐漸轉(zhuǎn)向技術(shù)化的管理模式，技術(shù)化的管理方式的出現(xiàn)使得對管理中存在的缺陷和可能造成的錯誤的概率進(jìn)行了大幅的降低，減少了由于工作的復(fù)雜性而造成的紕漏。然而由于目前單位決策者對單位檔案管理的重要性沒有充分的意識，使得外界先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)沒有進(jìn)入管理團(tuán)隊，使得管理工作的信息化沒有充分的張開，又有對檔案管理的信息化的忽視，使得對檔案管理的設(shè)計進(jìn)行造成了一定的阻礙。為了解決類似的問題，需要對檔案管理的工作進(jìn)行一系列的優(yōu)化，著力推動檔案管理向信息化的方向發(fā)展，盡力減少由于人力誤差造成的管理錯誤，對管理工作的合理性和規(guī)范性進(jìn)行要求。

2 加快現(xiàn)代化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化

加強(qiáng)檔案管理工作的現(xiàn)代化是很有必要的，是新形勢下檔案管理的必然趨勢。隨著信息化在社會中的不斷深入，各種現(xiàn)代化技術(shù)已經(jīng)深入到人們工作生活。這些技術(shù)不僅能夠極大的提升工作效率，甚至能夠顛覆傳統(tǒng)低效的工作模式。將現(xiàn)代化技術(shù)引入檔案管理工作中是一種很好的選擇，這不僅能夠提升管理工作的效率，還能夠很好的保障檔案管理的質(zhì)量。首先，在檔案管理工作的展開中可以更多的引入信息化技術(shù)。其次，許多實(shí)用的管理軟件可以很好的提升檔案管理工作的效率，這不僅是檔案管理現(xiàn)代化的體現(xiàn)，這也能夠拓寬檔案資料的范疇，讓更多有價值的檔案資料能夠得以留存。此外，在檔案資料的利用上也可以很好的引入現(xiàn)代化技術(shù)，這不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的充分共享，也能夠讓這些有價值的資料更好的發(fā)揮其社會效益?，F(xiàn)代化技術(shù)的引入不僅會顛覆傳統(tǒng)的檔案資料的管理模式，這也是新形勢下檔案管理的必然發(fā)展趨勢。

3 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀和其中存在的問題

3.1缺少一套完善的系統(tǒng)化的管理模式

由于檔案管理的工作量過大，且其中蘊(yùn)藏的結(jié)構(gòu)相對繁瑣，因此如果單純依靠人工進(jìn)行分類整理管理工作的話，勢必會造成一定的工作誤差的產(chǎn)生。當(dāng)今世界是一個信息化水平高度發(fā)展的社會，大量的人工進(jìn)行的工作將會逐漸被淘汰，因此單位在進(jìn)行檔案管理的工作時，需要將信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相對較差，使得利用信息化的管理手段也同時存在以下的問題：由于對檔案管理進(jìn)行研發(fā)的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設(shè)施跟不上，對目前先進(jìn)的管理模式不能很好的適應(yīng)，因此為了使得硬件設(shè)備能夠跟上管理的發(fā)展節(jié)奏。

其次，由于軟件單位對信息管理模式的軟件研發(fā)的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件都已經(jīng)被時代淘汰，之前的設(shè)計軟件是根據(jù)以往的管理模式編程的，在當(dāng)時可能很先進(jìn)的技術(shù)在目前看來還是存在很多的缺陷，使得對目前的管理方法不能共同工作，對目前的信息管理工作的發(fā)展造成了一定的的阻礙，落后的軟件也對信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對今后的適用沒有幫助。由此可見，在當(dāng)代的管理技術(shù)發(fā)展還相對落后的前提下，對檔案管理不能一味的采取過去的不合時代發(fā)展的管理軟件進(jìn)行管理，對檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)需要找到能夠適應(yīng)目前社會發(fā)展的信息系統(tǒng)幫助完成，由于當(dāng)時的硬件和軟件的發(fā)展不能完全滿足時代的發(fā)展，因此需要投入更多的資金進(jìn)行軟硬件的研發(fā)工作，只有加強(qiáng)了基礎(chǔ)設(shè)施的研制，才能為后來的管理水平的現(xiàn)代化提高前提條件。

3.2目前的信息管理缺乏一定的時效性

目前的社會講究的是工作的時效性，只有信息管理工作的時效性得以解決，才會真正推動信息化的管理進(jìn)入發(fā)展的正常水平。然而由于目前對信息化的管理工作沒有足夠的規(guī)范，使得信息管理的內(nèi)容與實(shí)際問題的解決所需要的信息可能有一定的誤差，而出現(xiàn)的誤差的原因主要在以下幾個方面有充分的體現(xiàn)：首先，由于單位整體對信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得負(fù)責(zé)信息管理的工作人員沒有對自己的工作沒有充分的認(rèn)識。員工工作態(tài)度的消極使得工作的進(jìn)行收到一定的阻礙，對信息化管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程造成了一定的影響。

另外由于目前負(fù)責(zé)管理的工作人員的負(fù)責(zé)的管理職責(zé)并沒有那么明確，有些工作人員甚至是其他的崗位的員工進(jìn)行的偶爾兼職做信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的時效性明顯降低，使得有些工作的檔案信息管理沒有在最短的時間內(nèi)做好歸檔工作，這直接造成了檔案管理的延時性，對檔案的管理模式的建設(shè)造成了一定的阻礙，這種管理模式不僅對企業(yè)的發(fā)展造成延遲，更使得單位對外界信息的接受大大降低的現(xiàn)象的發(fā)生，對整個單位的工作效率的影響也非常大。

3.3負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員技能水平跟不上時代的發(fā)展

雖然單位對所有的信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于真正負(fù)責(zé)的員工的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對信息化的管理模式不能夠更加清楚的認(rèn)識，使得單位的信息化的管理造成了一定的阻礙。目前在大多數(shù)的單位中負(fù)責(zé)信息管理的員工不能充分的認(rèn)識到信息化管理模式對單位發(fā)展的巨大好處，使得對檔案進(jìn)行的規(guī)范化的管理遇到了很大的阻礙，并且在現(xiàn)代技術(shù)的角度看，雖然目前總體的技術(shù)的發(fā)展速度較快，發(fā)展的水平也較高，但是由于一直對信息的管理的投入一直都較低，因此，目前的先進(jìn)科技能被轉(zhuǎn)化為信息管理的方法的東西目前還比較少，并且單位沒有投入經(jīng)費(fèi)使得管理人員對這類的管理方法進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得管理人員對專業(yè)性的管理方法不能掌握。因此這就需要單位對信息的管理投入一定的經(jīng)費(fèi)，派遣管理的員工對這類專業(yè)技能的培訓(xùn)進(jìn)行參與，使得整個單位的整體員工管理水平得到較大的提高。

4 適應(yīng)新時代的管理規(guī)范化的措施

對于不同的單位來說管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個單位的具體情況與后者直接的關(guān)系，因此在制定管理方法的時候需要根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行具有單位特征的設(shè)計，使得新的管理方法能夠完全適應(yīng)單位的需求。在對檔案管理的方法的使用過程中，需要注意對方法的及時更新，單位的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行實(shí)時的調(diào)整，并且需要對檔案管理人員進(jìn)行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業(yè)業(yè)的完成管理工作。其次，單位的管理決策者需要及時了解管理工作的更新動態(tài)情況，使得檔案管理人員及時對檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且對當(dāng)前單位運(yùn)營情況的發(fā)展?fàn)顩r及時對管理方法進(jìn)行更新。

5 結(jié)語

由于技術(shù)的發(fā)展速度十分迅速，因此在進(jìn)行管理的同時需要注意外界的新方法新技術(shù)的更新，對新的方法進(jìn)行學(xué)習(xí)，并且由于一些檔案的特性比較特殊，管理人員需要仔細(xì)篩選這些檔案進(jìn)行分類的管理。單位的管理人員要不停的提高自身的素質(zhì)，使得單位通過資料的管理對單位的總體能力進(jìn)行提高。

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