試論醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化研究

武潔 于楠 溫鵬

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進步以及用人制度的改革，我國人事檔案管理也受到了明顯的影響。檔案管理一直以來都是醫(yī)院日常工作管理和正常運行的重要內(nèi)容，尤其人事檔案管理不僅是醫(yī)院人力資源管理工作的重點，還是醫(yī)院內(nèi)部實現(xiàn)人才合理配置、培養(yǎng)及內(nèi)部升遷調(diào)動的主要依據(jù)。本文主要針對目前我國醫(yī)院人力資源管理及檔案管理的特點，探討醫(yī)院人事檔案管理模式及策略的創(chuàng)新思路，現(xiàn)綜述如下。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；管理問題分析；管理優(yōu)化

人事檔案管理工作理念就是“以人為本”，并將人事檔案管理人員的素質(zhì)及能力的培養(yǎng)作為人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)，再依據(jù)醫(yī)院的日常工作特點及發(fā)展的要求進行人才的引進、并實現(xiàn)人才資源合理配置。然而，目前我國醫(yī)院在人事檔案管理方面仍較為落后，并沒有隨著社會經(jīng)濟的進步而及時更新，所采用的傳統(tǒng)管理方式效率低下、已經(jīng)不能適應(yīng)目前醫(yī)院發(fā)展的需要。因此，在醫(yī)院人事檔案管理工作中積極進行管理思路的創(chuàng)新和探究，對促進人事檔案管理工作的現(xiàn)代化進程和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展非常必要。

1.醫(yī)院人事檔案管理簡述

醫(yī)院人事檔案是以個人為單位，記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，在人才引進和管理過程中形成的，以備查閱的文字性材料。其形成過程是醫(yī)院人才體系建立過程的映射。對醫(yī)院來說，要想準(zhǔn)確把握發(fā)展契機，提升醫(yī)院發(fā)展?jié)摿?，必須加強醫(yī)院人事檔案管理。

2.醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1檔案資料的真實性和完整性有待考證

人事檔案是一種文字性記載，對個人身份、經(jīng)歷等方面做了詳盡的記錄，與個人工資待遇、組織關(guān)系緊密聯(lián)系，具有法律效應(yīng)，是記載人生軌跡的重要憑證。在記錄檔案過程中，因為涉及的信息大部分是過往資料，一方面填寫過程中由于書寫錯誤或不規(guī)范等原因造成信息不準(zhǔn)確，另一方面信息收集過程中由于時間差異導(dǎo)致信息不完整，使人事檔案的真實性和可靠性下降。

2.2檔案管理制度滯后，與醫(yī)院發(fā)展不協(xié)調(diào)

現(xiàn)行人事檔案管理缺乏應(yīng)有的發(fā)展活力，另外人事制度改革步伐較為緩慢，不能很好地適應(yīng)經(jīng)濟體制改革的要求，而醫(yī)院人事檔案管理改革步伐較之更為緩慢。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的今天，社會醫(yī)療衛(wèi)生人才需求量不斷增大，人才流動性也逐漸增強，合理的人才流動不僅有利于醫(yī)院人才儲備的更新，還有利于醫(yī)院的快速健康發(fā)展。但由于醫(yī)院人事檔案管理制度較為落后，檔案管理未納入考核標(biāo)準(zhǔn)，管理考核機制不健全，這在一定程度上制約著人事檔案管理工作的開展，影響著醫(yī)院整體管理水平的提高。

2.3檔案管理手段陳舊，信息化程度較低

人事檔案可以記載每個人的成長經(jīng)歷和思想發(fā)展，展現(xiàn)個人家庭情況和專業(yè)情況等，是個人信息的存儲庫。因其內(nèi)容涉及個人隱私，因此檔案管理需要專人專管，單獨存放。此外，檔案信息收集時間相對較長，管理工作量較大。在此背景下，利用計算機管理醫(yī)院人事檔案成為一種趨勢。但醫(yī)院人事檔案管理信息化水平普遍較低，傳統(tǒng)手工錄入與整理信息現(xiàn)象仍普遍存在，缺少完善的管理軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這不僅不利于檔案管理的信息化進程，不利于管理水平的提高，還易出現(xiàn)錯誤，降低了檔案的真實性。另外，各個單位、地區(qū)使用的檔案管理軟件版本不一，軟件之間兼容性較差，使得數(shù)據(jù)無法匯總，信息資源不能共享，造成資源浪費嚴(yán)重。

3.醫(yī)院人事檔案管理優(yōu)化研究

3.1轉(zhuǎn)變思想觀念，優(yōu)化檔案管理措施

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理水平較以往有了很大程度的提高。但索引目錄和檢索案卷目錄仍為檔案管理的主要方法。隨著人們對檔案管理認(rèn)識的不斷提高，電子儲存與檢索、現(xiàn)代化檔案管理已被越來越多的人所接納。故首先應(yīng)提高醫(yī)院管理者對檔案管理的認(rèn)識，明確檔案管理的重要性，從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部到具體檔案管理人員要跟上時代步伐，更新管理理念。其次，各級領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)深刻領(lǐng)悟相關(guān)文件精神，進一步加強對人事檔案管理工作的指導(dǎo)，突破傳統(tǒng)管理模式，立足于人事檔案資源的開發(fā)與利用，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢，加大宣傳力度和資金投入，為人事檔案的現(xiàn)代化、信息化創(chuàng)造條件。

3.2建立健全醫(yī)院人事檔案管理制度

管理制度是人事檔案管理工作順利進行的重要依據(jù)，能保證人事檔案管理工作的正常開展。制度建設(shè)既要適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟體制下的人事制度改革新形勢、醫(yī)改新政策，又要遵循人事檔案工作自身的發(fā)展規(guī)律，實行人事檔案的社會化管理體制，制定《醫(yī)院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案管理制度更加完善和行之有效。只有將管理制度與社會現(xiàn)狀聯(lián)系起來，才能建立更加有效地人事檔案管理系統(tǒng)。

3.3加快推進醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)

人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是一個系統(tǒng)工程，包括檔案信息資源的有序整理、信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、信息技術(shù)的應(yīng)用、檔案信息與其他各類信息的綜合集成管理、檔案資源開發(fā)利用的信息化等多方面內(nèi)容。人事檔案現(xiàn)代化、信息化管理是醫(yī)院管理工作發(fā)展的必然趨勢。在人事檔案管理信息化進程中，需要將計算機作為輔助工具，利用計算機、掃描儀等多種現(xiàn)代化儀器對人事檔案信息進行錄入，并把圖片、視頻等音像資料變成數(shù)據(jù)資料，使書面檔案和數(shù)據(jù)檔案并存，方便查詢。信息化檔案管理作為一種有效的現(xiàn)代化人事檔案管理方式，不僅在醫(yī)院人事檔案資料利用上，還在醫(yī)院檔案工作人員工作效率與質(zhì)量上發(fā)揮了不可忽視的作用。實施醫(yī)院人事檔案信息化管理，不僅能夠有效解決傳統(tǒng)手工檔案管理模式中存在的不足，還保證了醫(yī)院人事檔案管理的真實性、合理性與實效性，在促進醫(yī)院合理、快速發(fā)展中具有重要意義。

3.4加快醫(yī)院人事檔案管理隊伍建設(shè)

強化醫(yī)院人事檔案管理工作，就要從強化檔案管理工作人員的管理意識、業(yè)務(wù)能力、創(chuàng)新思維等方面下工夫。首先，在檔案管理者選擇上要以人為本，挑選具有良好綜合素質(zhì)、有一定現(xiàn)代科技知識水平、有較強獲取信息能力的高等院校畢業(yè)生，為人事檔案管理工作添磚加瓦；其次，對檔案管理者進行定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)、宣傳教育，提高其認(rèn)識和工作水平；最后，加強檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)，提高其檔案信息保密意識。

4.結(jié)語

人事檔案是對每一位員工的表現(xiàn)、經(jīng)歷等的記錄，是每一個單位和公司都有的東西，人事檔案的記錄、保存、管理的好壞會影響到整個單位的發(fā)展。醫(yī)院的人事檔案也不例外，這對于醫(yī)院的人才管理和培養(yǎng)、醫(yī)院的進一步發(fā)展等都有著比較大的影響，所以醫(yī)院的人事檔案管理問題一定不能疏忽。同時還要結(jié)合時代的發(fā)展，不斷的在發(fā)展中尋找不足，逐漸完善整個人事檔案管理系統(tǒng)，這樣才能保證醫(yī)院的競爭力不斷增強。

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