淺析事業(yè)單位檔案管理的信息化水平提升策略

韋立國(guó)

摘 要：檔案管理是對(duì)檔案本身或者檔案信息進(jìn)行管理并使用，同時(shí)為檔案利用者提供服務(wù)的業(yè)務(wù)，這在事業(yè)單位的管理工作中占有重要的社會(huì)地位。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越普遍，極大地增加了事業(yè)單位的檔案管理效率。本文簡(jiǎn)單分析了事業(yè)單位檔案管理的信息化意義，并探討了事業(yè)單位檔案管理的信息化問(wèn)題以及提升策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；提升策略

檔案管理是事業(yè)單位管理中的一項(xiàng)重要的工作，它涉及的內(nèi)容比較多，不僅關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，更關(guān)系到員工的利益，如果不能做好檔案管理工作，會(huì)造成資料的損壞，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。但是，就目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理工作大多停留在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案信息的錄入、存儲(chǔ)方式比較傳統(tǒng)，在這種情況下，很容易出現(xiàn)檔案信息失真、丟失的情況，從而不利于事業(yè)單位的發(fā)展。創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的動(dòng)力，尤其是在信息化時(shí)代里，只有不斷創(chuàng)新，才能在這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境下更好的發(fā)展。對(duì)于檔案管理工作而言，事業(yè)單位要結(jié)合時(shí)代背景及需要，積極應(yīng)用信息技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理水平。

1事業(yè)單位檔案管理的信息化意義

1.1提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管資料非常復(fù)雜和繁亂，檔案資料的管理方式較為落后，同時(shí)，員工數(shù)量較少，并且事業(yè)單位檔案管理涉及到大量的工作任務(wù)，因此導(dǎo)致檔案的利用率降低，且容易遺失。事業(yè)單位檔案管理工作加快信息建設(shè)后，檔案管理的人員能有效提高工作的積極性，加強(qiáng)工作效率的提升。在進(jìn)行信息化管理后，管理人員能運(yùn)用電腦技術(shù)對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的管理儲(chǔ)存空間，并且能較方便地對(duì)檔案進(jìn)行查閱與使用，對(duì)較為有用的歷史資料也能方便將其調(diào)動(dòng)出來(lái)，恢復(fù)其歷史資料的使用價(jià)值，信息化對(duì)檔案管理水平的提升有著十分顯著的作用。

1.2方便檔案資料的查閱

對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問(wèn)題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，不利于檔案資料的利用，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案，工作效率較低。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過(guò)長(zhǎng)，影響檔案的充分利用。隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案被整理成電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地查閱，通過(guò)拷貝、復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。

2事業(yè)單位檔案管理的信息化面臨的問(wèn)題

2.1檔案管理方法落后

一些事業(yè)單位對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致檔案管理存在著半手工或者全手工的管理方法，對(duì)于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯(cuò)誤，并且發(fā)生的錯(cuò)誤不容易被發(fā)現(xiàn)，也不能及時(shí)對(duì)錯(cuò)誤進(jìn)行改正，因此造成錯(cuò)誤檔案被永久保存下來(lái)，影響日后檔案的管理，以及對(duì)人事的安排。因此，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，傳統(tǒng)的管理模式消耗的時(shí)間較長(zhǎng)，且工作量較為繁瑣，會(huì)增加管理工作的錯(cuò)誤率。

2.2管理人員素質(zhì)低

強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。但目前事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需要。例如，部分事業(yè)單位沒(méi)有培訓(xùn)或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中無(wú)法滿足科學(xué)、準(zhǔn)確、高效的要求，不能滿足信息化建設(shè)的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開展。

2.3信息安全意識(shí)不足

處在檔案信息化建設(shè)的社會(huì)趨勢(shì)當(dāng)中，越來(lái)越多的事業(yè)單位意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性。相較于傳統(tǒng)檔案保護(hù)來(lái)說(shuō)，檔案管理信息化要求相對(duì)較為繁雜，各種網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等均會(huì)威脅事業(yè)單位檔案資料。然而，大部分事業(yè)單位仍舊存在辦公用計(jì)算機(jī)作為檔案服務(wù)器的情況，并且諸多檔案管理人員本身缺乏信息安全意識(shí)，過(guò)于注重錄入，忽略加密、備份工作，使得事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在諸多的安全隱患。

3事業(yè)單位檔案管理的信息化水平提升策略

3.1創(chuàng)新檔案管理觀念

在信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適合時(shí)代發(fā)展的需要，那些傳統(tǒng)的管理方法雖然還有一些可取之處，但是如果事業(yè)單位不能審時(shí)度勢(shì)，科學(xué)創(chuàng)新，必然會(huì)被時(shí)代淘汰。在事業(yè)單位檔案管理工作中，要想提高檔案管理水平，管理方法的創(chuàng)新已成必然，只有采用符合時(shí)代發(fā)展需要的方法，才能不斷提高檔案管理水平和效率。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越普遍，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加大信息技術(shù)的應(yīng)用，在繼續(xù)推行手工編寫、記錄、存儲(chǔ)的同時(shí)，將檔案信息實(shí)時(shí)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中去，實(shí)現(xiàn)檔案信息的編寫、存儲(chǔ)到調(diào)用的信息化操作，從而提高檔案管理水平及利用效率。

3.2提高管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無(wú)法熟練利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此，事業(yè)單位要加強(qiáng)管理人員的技能培訓(xùn)，使其熟練掌握相關(guān)技術(shù)和操作方式，同時(shí)，積極引進(jìn)優(yōu)秀的人才，減少人員因操作不熟練而產(chǎn)生錯(cuò)誤檔案信息的情況，從而提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。除此之外，事業(yè)單位要鼓勵(lì)檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對(duì)其所需注意事項(xiàng)進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，或者是加強(qiáng)人員專業(yè)能力的考核，構(gòu)建科學(xué)有效的考核制度，培養(yǎng)出符合崗位所需的高素質(zhì)的人才。

3.3加強(qiáng)信息安全管理

事業(yè)單位要增強(qiáng)檔案信息安全意識(shí)，具體可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，避免由于檔案管理人員操作失誤、網(wǎng)絡(luò)病毒以及設(shè)備故障導(dǎo)致的安全隱患；第二，事業(yè)單位檔案信息保密方面的問(wèn)題，需要針對(duì)檔案對(duì)應(yīng)的保密等級(jí)，制定對(duì)應(yīng)的防護(hù)對(duì)策，要想全面加強(qiáng)檔案信息安全管理，事業(yè)單位需要完善檔案管理軟硬件功能，利用多元化信息技術(shù)全面提升檔案管理系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性；第三，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提升檔案管理人員安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案安全意識(shí)的宣傳教育，指導(dǎo)檔案管理人員進(jìn)行規(guī)范性的操作，盡可能減少人為因素引發(fā)的安全隱患。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)針對(duì)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)進(jìn)行隔離，基于認(rèn)證機(jī)制、路由器設(shè)立雙層防護(hù)機(jī)制，從而有效保障檔案管理工作的安全性。

3.4完善檔案管理制度

事業(yè)單位應(yīng)該不斷完善相關(guān)的規(guī)章與制度，將每一項(xiàng)工作責(zé)任都落實(shí)到具體的人，從而更好地確保檔案管理工作的有效性和規(guī)范性。檔案管理工作涉及內(nèi)容比較多，為了保證檔案信息的真實(shí)、可靠，事業(yè)單位要建立有效的監(jiān)管制度，一方面，可以安排多人負(fù)責(zé)檔案工作，相互監(jiān)督；另一方面，可以借助信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化監(jiān)管，從而避免檔案信息失真的情況發(fā)生。再者，事業(yè)單位必須落實(shí)責(zé)任制，只有將檔案管理相關(guān)責(zé)任落實(shí)下去，才能更好地規(guī)范檔案管理人員的行為，促使他們按照相關(guān)要求來(lái)進(jìn)行檔案管理。另外，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)將各部門緊密聯(lián)系起來(lái)，從而方便檔案管理，提高檔案管理效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作，關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展，信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新檔案管理手段，革新檔案管理制度，事業(yè)單位其他部門也要給予檔案信息化建設(shè)充分的理解、支持，給予檔案管理部門更多的資金支持，保障檔案管理信息化建設(shè)的有序開展。

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