檔案員如何管理檔案探索

唐春仙

摘 要：有效的檔案管理可以很好的提高工作效率。本文通過闡述當(dāng)前檔案管理普遍存在的問題，通過對(duì)現(xiàn)有問題的分析，針對(duì)性的提出相關(guān)改善意見。希望可以給相關(guān)檔案管理工作者提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理；工作模式；改善意見；

隨著城市信息化建設(shè)不斷推進(jìn)，檔案管理工作發(fā)生了重大變化。電子商務(wù)的誕生給了人們更加便捷的工作方式，同時(shí)也為檔案的管理等工作提供了更加新的工作形式，進(jìn)一步提升了檔案工作的效率以及高度。如何有效的運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的新變革這也成了擺在當(dāng)前需要攻克的難關(guān)。

1 現(xiàn)狀分析

長(zhǎng)期以來對(duì)于檔案的管理一直在追求將現(xiàn)代化技術(shù)與傳統(tǒng)的檔案管理模式相融合。最早期人們?cè)噲D將檔案管理與單機(jī)管理相配合，后來開始建立全方位的系統(tǒng)管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數(shù)字化處理的快捷性，一定程度上實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與技術(shù)改進(jìn)。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對(duì)傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質(zhì)文件進(jìn)行，這也一定程度上嚴(yán)重制約了現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)的發(fā)展。

而當(dāng)前，信息時(shí)代理念逐漸興起其強(qiáng)大的優(yōu)越性使得其在全球范圍內(nèi)掀起一輪新的信息化浪潮。基于數(shù)字理念的城市建設(shè)正逐漸改變?nèi)藗兊乃季S模式。“電子文件”應(yīng)運(yùn)而生，這是一種完全墊付傳統(tǒng)檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內(nèi)容，大大提高了辦事效率的同時(shí)改變了檔案管理的運(yùn)作模式。此外近些年國(guó)家大力提倡開展電子商務(wù)模式，將傳統(tǒng)束縛的檔案學(xué)接軌到信息與信息系統(tǒng)領(lǐng)域，提出了二元理論，為實(shí)際工作提供了新的內(nèi)容與方向。

2 新的管理形式

新的時(shí)期下，檔案管理的模式應(yīng)當(dāng)適當(dāng)?shù)霓饤墏鹘y(tǒng)形式的思想以及管理手段，其應(yīng)當(dāng)將數(shù)字管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理相結(jié)合，即將實(shí)體檔案管理與信息技術(shù)并行，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案以數(shù)字技術(shù)形式與信息技術(shù)相融合。

2.1檔案接收處理

檔案的接收是整個(gè)檔案管理的首要前提，基于傳統(tǒng)形式的檔案管理模式改革首先就要以此為出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行。傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理其主要特征是對(duì)實(shí)物紙質(zhì)文件的管理，基于管理的特殊性其經(jīng)常采用”后控制”的管理模式，隨著電子文件等的興起，“前段控制”的新型管理模式逐漸成為時(shí)下研究的熱點(diǎn)?；谇岸慰刂评砟睿聲r(shí)期下檔案文件的管理應(yīng)當(dāng)將電子文件的可靠性、可讀性以及完整性等技術(shù)與文件的形成過程相結(jié)合?；谠摾砟羁梢宰畲罂赡艿谋苊夤ぷ鞯闹貜?fù)性以及滯后性，很好的將原本重復(fù)的工作內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)化提升，大大提高了整個(gè)工作的運(yùn)行效率。

2.2信息處理模式上的改革

未來基于計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷優(yōu)化，檔案管理的模式必將迎來變革?；谟?jì)算機(jī)技術(shù)輔助，可以建立完善的檔案管理系統(tǒng)，其可以集成化的將檔案的接受、處理、分類、存儲(chǔ)等進(jìn)行集中處理。這也一定程度上為實(shí)現(xiàn)用戶端集中處理綜合信息提供極大便利，便于用戶快速查閱所需內(nèi)容。與此同時(shí)，基于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力，對(duì)于檔案的統(tǒng)計(jì)可以更加全面快捷，有效的提高對(duì)檔案的深度處理技術(shù)。

2.3服務(wù)模式的改革

目前，隨著人們對(duì)檔案的管理意識(shí)不斷增強(qiáng)，也同時(shí)為了順應(yīng)社會(huì)的需求，未來對(duì)于檔案的管理勢(shì)必將進(jìn)一步開放化，服務(wù)的形式也將迎來巨大變化。

傳統(tǒng)形式的檔案服務(wù)形式，其主要以紙質(zhì)實(shí)物形式進(jìn)行，這也一定程度上無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的深度處理，從而無法很好實(shí)現(xiàn)檔案的深度分析處理工作。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理的不斷融合，基于計(jì)算機(jī)模式的新的檔案服務(wù)模式，可以更好的為用戶提供信息資源，檔案的管理模式也逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息產(chǎn)品的生產(chǎn)、開發(fā)與共享。其檔案管理的核心也逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)實(shí)物的管理逐漸轉(zhuǎn)化為以用戶為核心，不斷完善的服務(wù)體系。

此外，借助互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，檔案管理不僅僅需要延續(xù)傳統(tǒng)形式的面對(duì)面管理服務(wù)，同時(shí)還需要學(xué)會(huì)基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的服務(wù)提供。線上與線下兩種服務(wù)模式的結(jié)合，無疑實(shí)現(xiàn)了相互之間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。檔案管理網(wǎng)站集成了大量的數(shù)據(jù)信息，資源內(nèi)容廣泛，基于計(jì)算機(jī)的便利性可以更加高效、快捷的以及更低成本的實(shí)現(xiàn)對(duì)信息檔案的管理。與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理者以及收益用戶，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的優(yōu)越性他們可以第一時(shí)間獲取檔案相關(guān)變更信息，準(zhǔn)確的掌握用戶的實(shí)際需求，有利于進(jìn)一步提高用戶的服務(wù)質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與社會(huì)公眾的密切聯(lián)系。

3 新管理模式的新的契機(jī)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，改變了人們傳統(tǒng)的思想模式。在新的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，任何產(chǎn)業(yè)都應(yīng)當(dāng)立足實(shí)際迎合新技術(shù)實(shí)現(xiàn)自我的提升與突破。而只有實(shí)現(xiàn)思想上的改進(jìn)突破，實(shí)現(xiàn)觀念上的轉(zhuǎn)變才可以真正意義上的實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下的檔案管理模式的改革。在新形勢(shì)下，檔案管理模式較以往有了巨大變革，其工作的核心由傳統(tǒng)的實(shí)物紙質(zhì)檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化平臺(tái)為基礎(chǔ)的圍繞用戶打造的管理服務(wù)平臺(tái)。此外，基于新時(shí)期的檔案管理模式，也必將是基于大量新技術(shù)以及新設(shè)備的改革應(yīng)用。這也就需要具備的新的人才，具備新的技術(shù)管理模式。綜合性人才，尤其是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的專業(yè)人才將是未來檔案管理的核心需求，也因此未來挖掘該方面的專業(yè)人才將成為檔案管理需要面臨的嚴(yán)峻問題。

4 總結(jié)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，傳統(tǒng)的檔案管理行業(yè)迎來了新的發(fā)展契機(jī)。傳統(tǒng)的檔案管理其在效率上已經(jīng)無法很好的滿足時(shí)下用戶需求。借助計(jì)算機(jī)平臺(tái)的輔助，不僅僅可以提升管理效率，同時(shí)還可以為用戶提供良好的使用體驗(yàn)。因此發(fā)展計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理是未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有實(shí)現(xiàn)兩者的高度融合才可以為檔案管理提供新的契機(jī)，帶來新的變革。同樣，擁抱新的變革勢(shì)必帶來一定的困難，尤其是人才領(lǐng)域的匱乏，是未來發(fā)展急需解決的問題。

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