事業(yè)單位人力資源檔案管理探討

趙佳

摘 要：事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理中，人事檔案管理是其中重要的組成部分，對于提升人力資源管理整體水平具有重要意義。本文通過分析事業(yè)單位為人力資源檔案管理中的缺陷及對策，以期進(jìn)一步推動人力資源管理的順利開展。

關(guān)鍵詞：人事檔案；事業(yè)單位；人力資源管理

事業(yè)單位人力資源檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分。它為事業(yè)單位選人用人提供重要的信息和依據(jù)。充分認(rèn)識事業(yè)單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現(xiàn)狀，探討持續(xù)改進(jìn)的措施，將會極大的推動事業(yè)單位管理改革，從而對事業(yè)單位管理的創(chuàng)新和發(fā)展將會發(fā)揮重要作用。

1人事檔案與人力資源管理

1.1人事檔案的概念

人事檔案管理主要指的是在事業(yè)單位進(jìn)行人事活動的過程中，對員工的個人信息、家庭情況、學(xué)歷等工作信息進(jìn)行登記。通過人事檔案管理，事業(yè)單位管理者可以對員工的工作能力和工作表現(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的了解。人事檔案管理主要包含了對資料的登記、收集、保管整理等，是事業(yè)單位人力資源的重要組成部分。

1.2人力資源管理的概念

人力資源管理主要是事業(yè)單位通過科學(xué)的方法，在遵循事業(yè)單位制定的人力資源戰(zhàn)略的前提下，對人力資源進(jìn)行合理的開發(fā)、配置以及培訓(xùn)考核等管理約束，從而更好的實現(xiàn)事業(yè)單位的戰(zhàn)略目標(biāo)以及員工的價值。事業(yè)單位人力資源管理的活動主要包含了對員工的聘用、培訓(xùn)、績效管理以及薪資福利的發(fā)放等。

1.3人事檔案管理與人力資源管理的關(guān)系

從本質(zhì)上來說，人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要環(huán)節(jié)，其能夠有效的推動事業(yè)單位人力資源管理工作的開展。事業(yè)單位的管理者通過人事檔案對員工的工作和能力進(jìn)行了解分析，并展開考核，是事業(yè)單位選拔人才的重要依據(jù)。而且人力資源管理中員工的調(diào)動、晉升以及薪酬的調(diào)動等活動是人事檔案內(nèi)容的重要來源，可以說人事檔案和人力資源管理之間存在著密切的聯(lián)系，兩者相輔相成。

2人力資源檔案管理的發(fā)展趨勢

2.1戰(zhàn)略化管理

新時期下社會各界對人才的要求正在不斷提升，人力資源部門作為直接接觸人才的部門，對事業(yè)單位招收人才方面來說起到越來越重要的作用，而現(xiàn)階段的人力 資源部門不再只是負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的招聘、培訓(xùn)、考核等工作，人力資源部門越來越重視管理層面工作的開展，不只要適應(yīng)當(dāng)代社會對人才的要求，還必須增強(qiáng)自身能力，促進(jìn)自我成長，鑒于人力資源越來越重要的地位，很多事業(yè)單位均將人力資源部門作為事業(yè)單位發(fā)展中重要的戰(zhàn)略伙伴。

2.2現(xiàn)代化管理

當(dāng)今社會中科技手段的實施越來越普遍，尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各個領(lǐng)域發(fā)揮的作用越來越大，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到人力資源檔案管理工作中，已經(jīng)成為當(dāng)代社會人力資源檔案管理工作的新型方式，人力資源工作已經(jīng)漸漸脫離傳統(tǒng)管理方式，積極進(jìn)行管理制度和相關(guān)技術(shù)的改善和引進(jìn)。如今人力資源工作的開展?jié)u漸轉(zhuǎn)移到互聯(lián)網(wǎng)中，如互聯(lián)網(wǎng)招聘，并且人力資源方面也得到了充分的發(fā)展，職業(yè)生涯規(guī)劃、員工考核等工作也漸漸移交到人力資源部門中，可見現(xiàn)代化的管理使得人力資源檔案管理工作得到了空前的發(fā)展。

3當(dāng)前事業(yè)單位人力資源檔案管理缺陷

3.1檔案利用服務(wù)低下，創(chuàng)新意識淡薄

事業(yè)單位人力資源檔案管理長期被認(rèn)為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎(chǔ)性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發(fā)利用。由于沒有對人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業(yè)單位人才數(shù)據(jù)庫的不完善，更談不上為事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策層準(zhǔn)確地提供后備人才支持。

3.2不具備完善的人力資源管理制度

由于相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)至今沒有意識到人力資源檔案管理工作的重要性，因此人力 資源部門得不到足夠的重視，從而導(dǎo)致了人力資源檔案管理制度方面得不到完善，主要體現(xiàn)在人員分配和員工培訓(xùn)等方面，由于沒有完善的管理制度作依據(jù)，人力資源部門缺少合理、科學(xué)的工作規(guī)劃，甚至?xí)霈F(xiàn)部分閑置的現(xiàn)象，不僅造成了工作人員工作散漫，工作積極性不高，長久發(fā)展下去也容易導(dǎo)致工作人員工作能力下降。

3.2管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平不高

人力資源檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業(yè)單位檔案管理者并非來自檔案專業(yè)，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉(zhuǎn)崗而來，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對于數(shù)字化背景下的電子檔案歸檔等新技術(shù)不能熟練掌握，現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣的狀況特別普遍。

4人事檔案管理的優(yōu)化措施

4.1創(chuàng)新人事檔案管理理念

人事檔案管理是事業(yè)人力資源管理的重要載體，對于事業(yè)單位來說，人事檔案管理屬于事業(yè)單位的機(jī)密文件，基層人員沒有權(quán)限查詢相關(guān)的內(nèi)容，即使是人事檔案管理人員也不能隨意的查詢相關(guān)內(nèi)容，那么就造成很多人無法認(rèn)識到人事檔案管理的價值。對此，事業(yè)單位就應(yīng)該創(chuàng)新人事檔案管理理念，適當(dāng)開放相關(guān)信息，掌握好機(jī)密文件的尺度，自上而下的樹立現(xiàn)代化的服務(wù)意識，在保證機(jī)密文件和個人隱私不泄露的情況下，適當(dāng)公開認(rèn)識檔案的信息，做到信息的共享，從而提高檔案的流動性，這樣就可以提升人事檔案的價值。

4.2改變崗位設(shè)定的方式

對于事業(yè)單位而言普遍存在設(shè)崗不公平的現(xiàn)象，但隨著社會的發(fā)展，此種現(xiàn)象已經(jīng)不能滿足當(dāng)代社會的發(fā)展需求，因此新時期下的事業(yè)單位，應(yīng)積極將因人設(shè)崗轉(zhuǎn)變?yōu)橐驆徫辉O(shè)崗。為了促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展，單位領(lǐng)導(dǎo)首先必須明確人力資源檔案管理工作的重要性，以便于在單位內(nèi)部或?qū)ν庹衅钢袑ふ业阶钸m合的崗位管理人才，另外，作為新時期下的事業(yè)單位，在進(jìn)行檔案管理工作時應(yīng)積極引入信息化技術(shù)，使檔案管理工作不再機(jī)械化，實現(xiàn)資源共享對事業(yè)單位的發(fā)展來說也是非常重要的。

4.3健全管理制度，改善硬件設(shè)施

健全的、規(guī)范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據(jù)。人力資源檔案管理工作繁復(fù)雜，要求有一套完整的規(guī)章制度來規(guī)范檔案的接收、保管、查閱等具體細(xì)節(jié)，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時，積極創(chuàng)造條件應(yīng)用計算機(jī)管理軟件提高檔案管理效率。通過人力資源檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，增加存儲和檢索功能，建立人力資源檔案的動態(tài)管理機(jī)制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統(tǒng)計，保證檔案的時效性、真實性和準(zhǔn)確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設(shè)施，建設(shè)專用檔案庫房，分開設(shè)立檔案查閱室、檔案庫房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營造一個良好的工作環(huán)境。

4.4優(yōu)化管理隊伍，轉(zhuǎn)變服務(wù)觀念

加強(qiáng)人力資源檔案管 理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業(yè)知識，提高專業(yè)技能。積極吸納檔案管理專業(yè)人員，優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理隊伍，為事業(yè)單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應(yīng)提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業(yè)單位其他各項工作的開展夯實基礎(chǔ)。同時，事業(yè)單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發(fā)揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發(fā)利用中去，積極為事業(yè)單位選人用人、政績評審等工作發(fā)揮強(qiáng)大作用。

5結(jié)束語

事業(yè)單位在發(fā)展過程中，常會遇見這樣那樣的壓力。只有提升人力資源檔案管理的水平，實現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，才能減少這些壓力同時為單位發(fā)展提供動力，為單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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