淺析企業(yè)檔案的分級(jí)管理

摘 要：文章對(duì)企業(yè)檔案的分級(jí)管理進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹，并且結(jié)合現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案分級(jí)管理的具體狀況，找出了其中的不完善之處，剖析了各個(gè)要素是如何相互作用，最后從各個(gè)角度，包括知識(shí)服務(wù)、制度創(chuàng)建以及人員素質(zhì)等，提出了針對(duì)性的完善策略，目的是更好的完成企業(yè)檔案分級(jí)管理工作，從而促進(jìn)實(shí)際的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案管理；分級(jí)管理

1 闡述基礎(chǔ)理論

通常來講，企業(yè)檔案管理主要表現(xiàn)為兩種形式，其一是分級(jí)管理，其二是集中統(tǒng)一管理。從字面意義來說，集中統(tǒng)一管理的含義是企業(yè)所有檔案都由檔案部門來進(jìn)行統(tǒng)一的管理，這樣可以保證檔案的安全性以及完整性，發(fā)揮檔案的最大效用。不過從操作的層面來講，并不是所有的企業(yè)都可以適用集中統(tǒng)一的管理模式，其對(duì)于企業(yè)的大小、管理水平以及技術(shù)條件都有相應(yīng)的要求，特別是跨區(qū)域的集團(tuán)公司，如果采取這種管理模式，會(huì)顯得很僵化，因此更適于選擇分級(jí)管理的模式。檔案分級(jí)管理的含義是為了使分公司、子公司以及相關(guān)部門更方便的利用檔案，在企業(yè)內(nèi)部以法人為單位分級(jí)別的管理檔案。

2 不完善之處

企業(yè)在檔案管理方面，如果選擇分級(jí)管理模式，更有利于實(shí)現(xiàn)全面的統(tǒng)籌，以及有效的監(jiān)督指導(dǎo)，從而使跨區(qū)域行業(yè)保持整體的統(tǒng)一，并且更好的利用檔案。不過現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)大型企業(yè)在適用檔案分級(jí)管理方面，還有很多不完善之處。

2.1 從檔案的角度分析

對(duì)于企業(yè)來說，上層檔案機(jī)構(gòu)通常屬于綜合管理部門，集中保管各個(gè)門類的檔案，所配備的工作人員數(shù)量不多，在這種情況下，檔案人員往往無(wú)暇顧及有關(guān)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等方面的檔案，管理存在問題，最終造成上層管理管理缺乏明確的主體。從檔案形成部門的角度來講，某些檔案具有價(jià)值，利用率就會(huì)很高，對(duì)于這種檔案，他們會(huì)選擇自己來保管，而把那些很少被利用的檔案交給檔案室，這實(shí)際上不利于檔案收集工作的開展，也會(huì)破壞到檔案的實(shí)際價(jià)值。所以，上層檔案機(jī)構(gòu)保存的大部分是普通文件資料，而具有專業(yè)性的資料通常被基層檔案機(jī)構(gòu)所保存。不過基層檔案機(jī)構(gòu)在保管方面存在漏洞，沒有統(tǒng)一保管關(guān)鍵性檔案，也很難全面的認(rèn)識(shí)到檔案價(jià)值，檔案人員經(jīng)常更換，如果在交接時(shí)出現(xiàn)問題，就可能導(dǎo)致檔案的丟失。

2.2 從管理的角度分析

企業(yè)如果在檔案管理方面，采取分級(jí)管理的模式，通常是由總部檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)全面的領(lǐng)導(dǎo)，下屬其他單位自主的管理各自單位的檔案?？偛繖n案機(jī)構(gòu)承擔(dān)兩項(xiàng)職能，分別是管理自身的檔案，以及監(jiān)督指導(dǎo)下屬單位的該項(xiàng)工作。在這種模式之下，如果下屬單位的管理水平不統(tǒng)一，重視程度不同，管理指標(biāo)也不一樣，甚至是上層檔案機(jī)構(gòu)和下屬單位比較起來，檔案管理水平更低，就會(huì)影響到企業(yè)內(nèi)部整體的檔案管理質(zhì)量，很難實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。

而且，跨區(qū)域的大型企業(yè)想要統(tǒng)一的管理檔案信息，并且進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，就需要達(dá)到相應(yīng)的檔案信息化程度，為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目的，企業(yè)要在信息化方面加大投入，并且提高檔案人員的綜合素質(zhì)。大型企業(yè)往往存續(xù)時(shí)間很長(zhǎng)，每個(gè)年度都會(huì)增加檔案數(shù)量，而且又有很多的存量，想要將所有的檔案都信息化，必須要投入更多的資金，購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，但實(shí)際上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，檔案人員也不能熟練操作信息化工具，這會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息化的進(jìn)程。

3 針對(duì)性的建議

3.1 加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流，將檔案人員的素質(zhì)提高上來

（1）企業(yè)需要根據(jù)自身的規(guī)模，設(shè)立檔案工作部門，并且配備相關(guān)的工作人員，從而保證這項(xiàng)工作的順利展開。檔案部門的職能是整理、保存檔案，并且提供相關(guān)的服務(wù)，而檔案形成單位還需要設(shè)置相應(yīng)的檔案人員，主要是收集以及整理檔案。不管是專職還是兼職，企業(yè)都需要保證檔案人員的穩(wěn)定性，只有這樣才能傳承檔案工作辦法，同時(shí)，還可以防止檔案人員的變換，而導(dǎo)致檔案的丟失。

（2）重視培訓(xùn)工作，提高檔案人員的專業(yè)水平以及技術(shù)能力，檔案行政管理部門要定期展開檔案干部培訓(xùn)活動(dòng)、學(xué)術(shù)研討活動(dòng)、經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，同時(shí)，檔案人員也要積極學(xué)習(xí)檔案工作的各種新要求、新辦法以及新規(guī)范等，通過這種方式，提高檔案人員的整體素質(zhì)，從而更好適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化。

3.2 建立健全相關(guān)制度，使企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范

任何事情都要遵循規(guī)律，企業(yè)想要更好的展開檔案管理工作，必須要?jiǎng)?chuàng)建完善的管理制度以及人員聘任機(jī)制，充分發(fā)揮制度的作用。在企業(yè)內(nèi)部，總部檔案機(jī)構(gòu)要全面領(lǐng)導(dǎo)下屬子公司的該項(xiàng)工作，制定統(tǒng)一的企業(yè)檔案管理要求以及標(biāo)準(zhǔn)，并且結(jié)合《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，創(chuàng)建一系列的工作規(guī)章，比如檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)急方案、檔案工作準(zhǔn)則以及檔案崗位職責(zé)等。子公司的檔案室需要遵循總公司的整體工作要求，結(jié)合自身的工作實(shí)踐，進(jìn)一步的細(xì)化并且完善各自單位的檔案分類策略，以及相關(guān)工作制度，包括檔案的收集、整理、形成、保存、統(tǒng)計(jì)以及利用等。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)建檔案工作責(zé)任機(jī)制，明確分管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門以及從業(yè)人員的檔案工作職責(zé)，并且對(duì)該項(xiàng)工作實(shí)行長(zhǎng)期的考核，這樣有利于保證企業(yè)檔案工作不斷的發(fā)展，適應(yīng)企業(yè)的各項(xiàng)要求，最終使企業(yè)檔案管理走向規(guī)范化。

3.3 提高服務(wù)理念，使企業(yè)檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值

實(shí)際上，企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)本身的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，檔案工作完成的好，檔案就可以發(fā)揮出更大的效用。檔案管理達(dá)到相應(yīng)的水平，就可以推動(dòng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的進(jìn)一步完善。對(duì)于企業(yè)檔案人員來說，必須要有一種服務(wù)理念，立足于檔案所具有的知識(shí)價(jià)值以及信息價(jià)值，最大程度發(fā)揮出檔案的效用。

（1）嚴(yán)格控制好檔案質(zhì)量。檔案管理理念必須符合企業(yè)的需要，檔案管理工作要推動(dòng)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，重視檔案的資源建設(shè)，這樣才能為企業(yè)提供更多真實(shí)有效的信息，促進(jìn)企業(yè)的完善。因此，必須要嚴(yán)格控制檔案質(zhì)量，充分發(fā)揮出檔案工作的作用，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)從思想上意識(shí)到檔案工作的重要性，這樣才能投入更多的資金，推動(dòng)檔案工作的向前發(fā)展。

（2）強(qiáng)化服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)檔案的知識(shí)價(jià)值。對(duì)于檔案人員來說，必須要有一種創(chuàng)新的理念，改變以往的落后思想，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，更好的匯總已有的資料，充分發(fā)揮檔案所具有的知識(shí)價(jià)值，根據(jù)技術(shù)動(dòng)態(tài)信息、產(chǎn)品信息以及市場(chǎng)信息等，積極的和其他部門合作，更好的進(jìn)行檔案編纂，通過先進(jìn)的服務(wù)手段，提高檔案服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)服務(wù)的多樣化，要全力以赴的做好檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)步。

綜上所述，筆者基于企業(yè)檔案分級(jí)管理的理論基礎(chǔ)上進(jìn)行分析，闡述當(dāng)前企業(yè)檔案分級(jí)管理存在的問題，結(jié)合自己的工作經(jīng)驗(yàn)，提出相關(guān)的對(duì)策，優(yōu)化企業(yè)檔案的分級(jí)管理是一項(xiàng)勢(shì)在必行的工作。

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作者簡(jiǎn)介

雷莉（1982-），女，漢，四川，本科，研究方向：檔案管理，神華新疆能源有限責(zé)任公司