文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

黎慧瓊

摘 要：文書檔案管理工作是一個(gè)單位最基礎(chǔ)的服務(wù)性工作，是衡量檔案管理水平高低的重要指標(biāo)，是單位發(fā)展變革的真實(shí)寫照，是單位檔案資料完整性、準(zhǔn)確性的重要影響因素。尤其是在信息化高速發(fā)展的背景下，研究參考、管理層決策、單位發(fā)展都對(duì)文書檔案管理工作提出了更高效、更全面、更系統(tǒng)的要求。為提高文書檔案管理水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下文書檔案管理事業(yè)發(fā)展需求，為單位建設(shè)和發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支撐，本文從當(dāng)下文書檔案管理工作中存在的問題入手，有的放矢地提出改進(jìn)建議及對(duì)策，希望對(duì)文書檔案管理人員工作的順利開展提供一些理論上的幫助，對(duì)文書檔案管理事業(yè)的良性發(fā)展提供一些有益的啟示。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；問題；對(duì)策

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，單位決策需要考慮的因素更加多元化、復(fù)雜化，文書檔案作為單位決策最基礎(chǔ)最根本的信息來源、數(shù)據(jù)支撐，直接關(guān)乎單位決策的正確性、長遠(yuǎn)性。所以文書檔案管理水平是一個(gè)單位順利發(fā)展的重要保障，是一個(gè)單位管理水平的衡量標(biāo)準(zhǔn)，尤其是新形勢(shì)背景下，信息化的發(fā)展、各類信息整合力度的提高，給文書檔案管理工作提出了更高的要求。然而，當(dāng)下文書檔案管理工作由于存在著許多弊端和不足，嚴(yán)重限制了檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性，嚴(yán)重阻礙了單位的順利發(fā)展和檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步推進(jìn)。因此，精確把握當(dāng)下文書檔案管理工作存在的不足，并有針對(duì)性地提出改良建議勢(shì)在必行[1]。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及弊端

文書檔案管理經(jīng)過多年的探索和積累，已具備一定的管理體系和配套設(shè)施，單位一般都建立了檔案室或存檔科，配備了專職的檔案管理人員，制訂了檔案借閱、歸檔、收錄、整編等流程相關(guān)的管理制度，為單位的發(fā)展做出了不可估量的貢獻(xiàn)。然而，當(dāng)下文書檔案管理工作在觀念意識(shí)、管理體系、軟硬件設(shè)施上仍存在著一些問題或不足，限制了文書檔案功效的最大化發(fā)揮。問題或不足主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）管理觀念傳統(tǒng)、責(zé)任意識(shí)不足

“思想決定行動(dòng)，行動(dòng)決定未來”，思想是行動(dòng)的發(fā)動(dòng)機(jī)，決定了是否行動(dòng)、怎樣行動(dòng)。所以文書檔案管理工作要想做好，良好的管理觀念、強(qiáng)大的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)必不可少。然而長期以來，文書檔案管理工作得不到單位管理層的高度重視，許多領(lǐng)導(dǎo)仍停留在“有借有還有人管”的傳統(tǒng)觀念上，這種觀念直接影響了文書檔案管理人員的積極性和自我價(jià)值感，認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無、自己的工作無關(guān)輕重。在這樣一種觀念的支配下，文書檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)都受到了嚴(yán)重的沖擊，文書檔案管理中出現(xiàn)檔案不完整、檔案資料破損遺失、服務(wù)態(tài)度惡劣、積極性差等現(xiàn)象就難以避免。

（二）管理體系不完善，管理手段單一

管理體系是文書檔案管理工作順利開展的重要保障，是關(guān)乎文書檔案利用效率與質(zhì)量的關(guān)鍵因素，所以要建立完善、健全的文書檔案管理體系，促使文書檔案管理手段高效性、多元化。然而，在傳統(tǒng)文書檔案管理過程中，管理體系還存在著許多弊端和不足，難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和檔案管理事業(yè)的要求。問題主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是信息檔案管理體系未建立或不完善，眾所周知，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式是人工操作的紙質(zhì)檔案，一方面不利于查找、收錄與保存，另一方面效率低下、容易出錯(cuò)。信息檔案體系正是針對(duì)這一問題而建立的，然而部分單位因?yàn)槲粗匾暬蛉鄙儋Y金未建，部分單位建了卻未有效利用。二是文書管理體系與檔案管理體系沒有完美地融合，文書工作與檔案管理工作既相互獨(dú)立又有交集，傳統(tǒng)文書檔案管理體系難以實(shí)現(xiàn)二者的正常銜接。三是管理手段單一，目標(biāo)管理體系未建立或不完善，傳統(tǒng)文書檔案管理只局限于借閱、查找等一些最基礎(chǔ)的功效，并沒有形成一定的可以供領(lǐng)導(dǎo)決策、單位發(fā)展參考的體系。

（三）檔案基礎(chǔ)設(shè)施落后，軟硬件缺乏

先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，是文書檔案信息化、完整化的必要條件；完善的配套設(shè)備，是檔案管理水平現(xiàn)代化、高效化的關(guān)鍵因素。然而部分單位由于領(lǐng)導(dǎo)層重視程度不夠，或資金投入不足，仍沿用之前的檔案室和基礎(chǔ)設(shè)施。由于年久失修，檔案室的狹小、基礎(chǔ)設(shè)施的老化和紙質(zhì)檔案的保存不當(dāng)都給檔案管理工作形成不小的桎梏，影響了文書檔案功效的有效發(fā)揮。部分單位雖然建成了網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫和供數(shù)據(jù)庫工作的新檔案室，然而由于專業(yè)人員的缺失、管理人員專業(yè)素質(zhì)的不足等軟件設(shè)施的欠缺，和安全、網(wǎng)絡(luò)配套設(shè)施等硬件設(shè)施的欠缺，網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)庫難以最大化發(fā)揮作用[2]。

二、文書檔案管理存在問題的對(duì)策

（一）切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，提高責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)

首先，要通過會(huì)議強(qiáng)調(diào)、有獎(jiǎng)問答、發(fā)宣傳冊(cè)等靈活多變的方法切實(shí)轉(zhuǎn)變單位檔案管理人員與工作人員的傳統(tǒng)觀念，提高他們對(duì)文書檔案管理工作的責(zé)任心與重視程度，一方面可以使文書檔案管理工作成為單位核心工作之一，實(shí)現(xiàn)檔案管理日?；?、長效化。另一方面可以加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施、人員編制、資金投入等方面的力度，通過投入更多的人力、物力、財(cái)力，真正從軟件資源到硬件配備上把文書檔案管理工作武裝好、利用好。其次要適時(shí)地開展巡查與考核工作，通過處罰不負(fù)責(zé)、不積極的工作人員，獎(jiǎng)勵(lì)有創(chuàng)新、能奉獻(xiàn)的工作人員的獎(jiǎng)懲機(jī)制，切實(shí)把文書檔案管理工作作為單位年度考核、單位事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)，從而有效地調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的主動(dòng)性、積極性，真正把檔案管理工作開展好、運(yùn)用好。

（二）完善檔案管理體系，做好文書與檔案銜接

一要建立完整高效、門類齊全的信息檔案管理系統(tǒng)，學(xué)會(huì)用數(shù)字化手段使雜亂無章的檔案條理化、整合化，避免因檔案室年久失修或基礎(chǔ)設(shè)施不完善而造成的破損、老壞現(xiàn)象。這里需要注意電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，不一致時(shí)及時(shí)查找原因，若因電子檔案未及時(shí)錄入則檔案管理人員要及時(shí)錄入并注意信息整編，若因紙質(zhì)檔案丟失破損則及時(shí)補(bǔ)充。二要做好文書工作與檔案管理工作的銜接，安排一名既懂文書工作又精通檔案管理工作的專職管理人員負(fù)責(zé)，從中做好各個(gè)部門之間的協(xié)作，確保文書的收集工作和檔案的保管工作都做到位。三要通過網(wǎng)上檔案檢索等信息化手段切實(shí)提升管理手段，提供高效便捷的查找手段。并建立用戶反饋系統(tǒng)，在電子版檔案不全或未及時(shí)更新等現(xiàn)象設(shè)置一鍵反饋功能，檔案管理人員在接到反饋后及時(shí)更新、補(bǔ)全，最大限度地發(fā)揮檔案資源的功效。四要定期或不定期地開展文書檔案的收錄和整編工作，眾所周知，只要單位在運(yùn)轉(zhuǎn)就少不了文書的存在，所以要及時(shí)把最新、最全、最真實(shí)的文書收錄到檔案管理系統(tǒng)中來，確保文書工作與檔案管理工作的同步性、一致性。

（三）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高軟硬件條件

首先，單位要重視文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，投入更多的人力、物力、財(cái)力加大對(duì)文書檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，建立完善的信息檔案管理系統(tǒng)、齊全的網(wǎng)絡(luò)安全配套設(shè)施和滿足其運(yùn)行條件的檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化。第二，增設(shè)專職檔案管理人員編制，在加大專業(yè)檔案管理人才的吸收和引進(jìn)力度的同時(shí)，通過定期或不定期地開展現(xiàn)代化文書檔案管理技能培訓(xùn)的方式，提高現(xiàn)有檔案管理人員的理論知識(shí)水平和管理技能[3]。

三、結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下單位發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求，然而傳統(tǒng)文書檔案管理工作中存在著一系列的問題。只有切實(shí)轉(zhuǎn)變單位管理層和具體管理人員的觀念，提高其責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)，完善檔案管理體系，做好文書工作與檔案管理工作的銜接，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高軟硬件條件，單位文書檔案管理工作才能更好地開展，檔案資源才能更好地服務(wù)于單位的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)

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[2]林嶺春.淺析文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].檔案工作，2016，2：66-68.

[3]何小飛.探討文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究[J].企業(yè)文化，2016，8：97-100.