“新常態(tài)”下企業(yè)檔案管理變革探究

葉梅迪

摘 要：近幾年來，伴隨著我國(guó)宏觀經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作面臨著嶄新的發(fā)展形勢(shì)，其在企業(yè)發(fā)展當(dāng)中的作用也在不斷增加。從實(shí)踐效果上來看，檔案管理工作所涵蓋的內(nèi)容較多，不僅涉及到檔案信息的收集、管理和鑒別，也涉及到企業(yè)人事管理工作，因此，其意義和作用不容小覷。在本文的研究當(dāng)中，主要分析了新常態(tài)背景之下，企業(yè)檔案管理的相關(guān)策略。

關(guān)鍵詞：新常態(tài)；企業(yè)檔案管理；變革

在企業(yè)發(fā)展過程當(dāng)中，檔案管理有著舉足輕重的作用，從一定程度上來講，企業(yè)檔案管理工作和企業(yè)發(fā)展本身是相輔相成的關(guān)系。尤其在當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)進(jìn)入新常態(tài)的重要轉(zhuǎn)型時(shí)期，企業(yè)檔案管理的新常態(tài)受到了進(jìn)一步的重視，這也是當(dāng)前這一領(lǐng)域所關(guān)注的焦點(diǎn)問題?；诖?，本文將展開以下幾點(diǎn)論述。

1 制定合理的企業(yè)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略

1.1 目標(biāo)設(shè)定合理

對(duì)于企業(yè)目標(biāo)設(shè)定的過程當(dāng)中不宜過高或過低，如果目標(biāo)設(shè)定太高，各項(xiàng)資源的配置難以達(dá)成一個(gè)和諧的標(biāo)準(zhǔn)，那么企業(yè)檔案工作人員在工作過程當(dāng)中就會(huì)產(chǎn)生各種負(fù)面情緒，制約企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。相反，如果目標(biāo)設(shè)定過低，那么檔案工作人員也難以在短時(shí)間內(nèi)齊心協(xié)力完成任務(wù)，后續(xù)工作也會(huì)逐漸出現(xiàn)懈怠，所以目標(biāo)設(shè)定顯現(xiàn)的尤為重要。

1.2 充分利用資源

企業(yè)檔案工作的開展需要各項(xiàng)資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)相互組合，從來源渠道上來講，企業(yè)當(dāng)中的檔案資源，包括內(nèi)部和外部?jī)纱蟛糠?。而在維持工作開展的資源構(gòu)成要素當(dāng)中，又涉及到人力、物力、財(cái)力。所以在制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的過程當(dāng)中，需要考慮到這些現(xiàn)有資源能否實(shí)現(xiàn)合理有效運(yùn)用，能否將價(jià)值發(fā)揮到最大化，這才是實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)的重要條件。因此在制訂企業(yè)檔案工作發(fā)展戰(zhàn)略的過程當(dāng)中，需要考慮到企業(yè)現(xiàn)有的人力、物力、財(cái)力，采用各種激勵(lì)措施和手段實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)[1]。

2 建立健全企業(yè)檔案管理體制機(jī)制

2.1 建立基于現(xiàn)代企業(yè)制度的檔案管理機(jī)制

在現(xiàn)代企業(yè)制度當(dāng)中，首先強(qiáng)調(diào)的是建立健全競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，眾所周知，現(xiàn)代企業(yè)制度要求企業(yè)能夠高效運(yùn)行。尤其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)當(dāng)中，企業(yè)必須實(shí)現(xiàn)最佳的組織形式和制度規(guī)范，從而將市場(chǎng)的核心競(jìng)爭(zhēng)力提升到一定層面上來。作為企業(yè)管理工作當(dāng)中必不可少的一部分，檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)具備市場(chǎng)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。在必要的情況下引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，在明確獎(jiǎng)懲績(jī)效激勵(lì)和職務(wù)升遷等多方面予以高度重視。其次，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)機(jī)制，因?yàn)槠髽I(yè)檔案是對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的一個(gè)真實(shí)的記錄。所以在信息時(shí)代要發(fā)揮企業(yè)檔案的重要作用，實(shí)現(xiàn)資源保障效益的最大化，從而積極參與到企業(yè)生產(chǎn)業(yè)務(wù)當(dāng)中。這樣一來，才能夠?yàn)槠髽I(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供必要的信息支持。

2.2 建立鼓勵(lì)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新機(jī)制

企業(yè)檔案管理，涉及到收集整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)，最終形成成品的檔案。在以往管理工作者的觀點(diǎn)當(dāng)中認(rèn)為，企業(yè)檔案是一個(gè)機(jī)械化的過程，事實(shí)并非如此，在這些環(huán)節(jié)當(dāng)中每一個(gè)環(huán)節(jié)都可能帶來細(xì)小的創(chuàng)新，從而帶動(dòng)整體檔案管理效率的提升。比如說切實(shí)引入檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)當(dāng)中可以進(jìn)行關(guān)鍵詞檢索，根據(jù)索引查找到對(duì)應(yīng)的檔案，并且利用系統(tǒng)對(duì)于檔案進(jìn)行高效率的分析和整理，極大地提高了效率。與此同時(shí)，還需要建立激勵(lì)創(chuàng)新制度體系，將創(chuàng)新納入到制度條文當(dāng)中，才能夠最大程度上激發(fā)企業(yè)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，使得員工能夠更主動(dòng)提高自身的創(chuàng)新能力，員工能夠更愿意在工作當(dāng)中，將自己的新觀點(diǎn)、新做法發(fā)表出來[2]。

3 優(yōu)化企業(yè)檔案管理實(shí)踐環(huán)節(jié)

3.1 合理配置企業(yè)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)

在新常態(tài)背景之下，為了能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的高效決策，對(duì)于檔案管理環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)做出必要、微觀層面上的調(diào)整。從整體上來講，對(duì)于檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的力量，需要不斷優(yōu)化在開發(fā)和利用上投入更多的精力，以此帶來企業(yè)效益的提升。在諸多環(huán)節(jié)當(dāng)中，企業(yè)檔案的收集整理鑒定和保管是重要的基礎(chǔ)條件。這些基礎(chǔ)性工作能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)智能化、高效化發(fā)展趨勢(shì)。在科技手段的支撐作用之下，不斷完善發(fā)展，比如說可以借助于無線傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行檔案的收集，借助于自動(dòng)裝訂的方式進(jìn)行檔案整理，借助于溫濕度自動(dòng)調(diào)控和災(zāi)害警報(bào)等方式，保證檔案管理的安全性，從而最大程度上解放勞動(dòng)力，讓檔案管理人員有更多的精力投入在檔案的開發(fā)和利用上。除了傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)檔案咨詢方式之外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)有更高層次的利用模式，比如說立足于企業(yè)現(xiàn)有的狀況開展檔案編研工作，出版實(shí)用的編研產(chǎn)品，選擇一個(gè)合適的主題，圍繞企業(yè)各項(xiàng)中心工作展開，比如說某項(xiàng)產(chǎn)品或者項(xiàng)目規(guī)劃與設(shè)計(jì)等環(huán)節(jié)，在質(zhì)量上需要注重編研過程當(dāng)中所采用的材料堅(jiān)實(shí)可靠、表意明晰。借助于通信技術(shù)進(jìn)行檔案信息的主動(dòng)推送服務(wù)，向各個(gè)相關(guān)部門及時(shí)推送檔案信息挖掘檔案的價(jià)值。一般來講，可以借助于手機(jī)APP、微信公眾號(hào)等方式加強(qiáng)服務(wù)和信息推送，實(shí)現(xiàn)信息的高效上傳與下達(dá)[3]。

3.2 建立檔案信息服務(wù)反饋機(jī)制

用戶在接收檔案信息服務(wù)的過程之中，針對(duì)企業(yè)檔案信息服務(wù)的方式、內(nèi)容等諸多方面可以發(fā)表自己的想法和意見，企業(yè)檔案部門根據(jù)這些意見來進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，從而不斷優(yōu)化服務(wù)。事實(shí)上，員工始終是企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)中心，所以員工是最有發(fā)言權(quán)的。在表達(dá)意見的過程當(dāng)中，可以由相關(guān)人員查詢檔案信息之后，與利用人進(jìn)行溝通，也可以采用問卷調(diào)查的方式收集相關(guān)的意見，或者使用滿意服務(wù)度調(diào)查表或留言的形式，進(jìn)行調(diào)研的利用者的感受和企業(yè)檔案信息服務(wù)之間有著直接的聯(lián)系，這也將成為考評(píng)檔案管理者信息服務(wù)質(zhì)量的重要元素，在這種情形之下，檔案管理者需要主動(dòng)為有需要的員工提供新型企業(yè)的信息化服務(wù)。

4 結(jié)語

總的來說，企業(yè)檔案管理新常態(tài)的提出和發(fā)展具有至關(guān)重要的意義，雖然當(dāng)前學(xué)術(shù)界對(duì)于這一領(lǐng)域并沒有明確的定義，但是不難看出，在以后發(fā)展過程當(dāng)中，企業(yè)檔案管理新常態(tài)將會(huì)呈現(xiàn)出來獨(dú)特的發(fā)展態(tài)勢(shì)，主要表現(xiàn)為企業(yè)檔案走向集約化發(fā)展趨勢(shì)、檔案管理中心從收集端走向使用端。這就需要檔案管理者認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，采用合理優(yōu)化的方式，規(guī)劃企業(yè)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，使其能夠?qū)崿F(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王姍姍，劉艷敏.新常態(tài)下企業(yè)檔案工作的變革與發(fā)展[J].文摘版：經(jīng)濟(jì)管理，2015（8）：284-284.

[2]牛堯堯.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)檔案管理新常態(tài)的構(gòu)建研究[J].科技展望，2017， 27（18）.

[3]尚能，曹小勇.經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀及改革管理創(chuàng)新探究[J]. 中國(guó)種業(yè)，2017（10）：32-34.