綜合檔案室如何做好檔案收集歸檔工作

李靜

摘 要：檔案歸檔管理是檔案管理工作中的重要內容，其能夠保證電子檔案的完整性，并促進檔案資源價值的最大化發(fā)揮，為社會生產生活提供可靠的檔案信息資源，滿足社會群體對檔案資源的多元需求。本文主要探討現(xiàn)代社會發(fā)展新形勢下檔案歸檔管理的具體措施，僅供參考。

關鍵詞：檔案；歸檔管理；措施

檔案是指在社會各項活動中直接形成的原始記錄，其包含多種形式，并且具有良好的保存價值。檔案資源具有良好的現(xiàn)實價值和長遠價值，對于社會可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。因此在檔案管理工作中應當加大力度做好檔案歸檔并加強管理，以保證檔案資源安全，推進檔案事業(yè)的不斷發(fā)展進步。

一、檔案科學化歸檔管理的重要意義

就檔案歸檔管理工作的具體情況來看，以往檔案管理模式下，檔案工作人員往往依賴手工操作對檔案進行歸檔，此種情況下不僅無法取得理想的檔案歸檔管理效率，甚至會造成人力資源的嚴重浪費，檔案管理安全性不足，嚴重影響檔案歸檔管理工作質量。而隨著信息時代的到來，計算機技術逐漸得到廣泛應用，基于信息技術與網絡技術之上的電子檔案逐漸形成，檔案資料收集、存儲、分類與統(tǒng)計等環(huán)節(jié)操作更為便捷，切實提高了檔案歸檔管理的工作效率?；谟嬎銠C技術對檔案進行歸檔管理，促進體系化管理的順利實現(xiàn)，通過檔案信息與載體的分離利用，便于檔案信息與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)關系，有效提高了檔案歸檔工作質量和效率，突破時間與空間的限制，促進檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮，因此檔案科學化歸檔管理具有重要意義。

電子檔案與紙質檔案相比，其在檔案歸檔存儲的方式也發(fā)生明顯轉變，以VCD、DVD光碟、大容量移動硬盤等作為主要載體的，對檔案資源進行存儲，使得檔案信息資源的讀取和利用更為便捷高效、存儲時間長且不易損壞，所受外部影響較小，具有良好的穩(wěn)定性?？梢哉f，電子檔案的形成，為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎，在一定程度上拓寬了檔案事業(yè)的發(fā)展空間，推進檔案歸檔管理向更高的管理階段邁進。

二、當前檔案歸檔管理中存在的不足

（一）檔案的管理水平難以適應現(xiàn)代化發(fā)展的需求

長期以來，處理和檔案管理由不同的部門負責，影響了檔案的管理效率，削弱了檔案的信息服務功能。隨著計算機技術和信息技術不斷地被開發(fā)和利用，各單位對檔案的歸檔管理要求更高了。管理人員要有較高的知識層次和先進的技術水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作水平。

（二）檔案管理人員專業(yè)素質不高

一些檔案管理人員，對檔案分類、立卷等技能掌握不夠熟練，導致檔案收集范圍不明確、立卷不符合規(guī)范等問題。在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。

（三）保密意識淡薄

在日常工作中，由于受“無密可?！?、“有密難?！?、“保密無用”等思想的影響，對檔案保密重要性的認識不夠，一定程度上影響了檔案的保密工作。

三、做綜合檔案室檔案收集和歸檔工作的措施

（一）加強檔案收集和歸檔的宣傳工作

通過對檔案收集和歸檔工作進行宣傳，可以為后續(xù)工作的開展奠定良好的基礎。在檔案管理工作中，可以采用多種方式來強化檔案收集和歸檔工作的宣傳，努力提高檔案管理人員的檔案管理意識和工作積極性。同時單位管理層也要充分利用多媒體宣傳手段，加大對檔案重要性的宣傳力度，進一步對檔案管理方法進行規(guī)范，強化檔案核查力度，進一步提高檔案管理的質量。而且通過做好宣傳工作，可以使員工對檔案的重要作用有一個深入的了解，從而在日常工作中能夠更好地協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集和歸檔工作，提高檔案的真實性和完整性，確保辦公室檔案收集和歸檔水平的全面提升。

（二）完善檔案的收集和歸檔工作管理制度

為了更好地做好檔案的收集和歸檔工作，需要對檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和注意事項等進行細化和明確，針對單位實際情況進一步對檔案的歸檔范圍進行明確，制定合理的職責分工制度，實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一集中保管。同時各單位還要根據自身發(fā)展的實際需要來對檔案管理制度和管理方法進行更新和改進，從而更好地滿足檔案收集和歸檔的需求。

（三）加強臨時性檔案文件材料的收集

在部分人員調動或是離職過程中，會有少量文件遺留在這些人手中，導致文件資料無法及時歸檔，甚至出現(xiàn)丟失的情況。因此檔案管理人員要定期對上一年度的檔案進行收集和整理，特別要重視日常工作中臨時性檔案資料的收集工作。在人員調動或是離職時及時做好文件材料的移交和接收工作，并將收集完整的檔案文件打印移交清單和移交目錄，移交人與接收人簽字，確保文件材料及時歸檔，為檔案文件的后續(xù)利用奠定良好的基礎。

（四）全面提高檔案管理人員的素質

做好辦公室檔案的收集和歸檔工作，需要構建完善的管理體制，同時還要努力提高檔案管理人員的整體素質。通過定期培訓和繼續(xù)教育，努力提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平和管理能力，全面提升檔案管理人員的自身素質，增強檔案管理人員的責任意識和使命感，使檔案管理人員能夠全心全意地做好辦公室檔案管理工作，努力提高檔案管理水平，為檔案工作的順利開展起到積極的促進作用。

四、結語

綜上所述，隨著現(xiàn)代社會不斷發(fā)展進步，社會活動更加復雜化與多樣化，檔案歸檔管理的難度也明顯加大。為保證檔案歸檔管理工作質量，促進檔案資源利用價值的最大化發(fā)揮，應當結合實際情況積極完善檔案歸檔管理相關制度，規(guī)范檔案歸檔諸多環(huán)節(jié)，提高檔案立卷質量，從而確保檔案資源能夠為現(xiàn)代社會發(fā)展提供服務，并推進檔案事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展。

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