高校檔案管理信息化建設(shè)的思考

邢月霞

摘 要：隨著全球經(jīng)濟(jì)化的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)覆蓋當(dāng)今時(shí)代，因此，為了符合目前新時(shí)代發(fā)展的要求，相關(guān)的高校人事檔案也呈現(xiàn)信息化管理的方式，這也是高校服務(wù)和管理水平的一個(gè)重要體現(xiàn)。這種信息化的內(nèi)容使得這種管理效率呈現(xiàn)出十分有利的特點(diǎn)，高效化并且十分的有秩序，對(duì)于檔案的管理也變得非常的系統(tǒng)。文章會(huì)進(jìn)一步分析在當(dāng)管理的信息化建設(shè)存在的一些問題，從而進(jìn)行方式展開，進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化工作的管理。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)；思考

1 前言：

隨著我國高校升學(xué)率的進(jìn)一步提高，高校檔案管理工作迎接了前所未有的挑戰(zhàn)，在這種大背景下，信息化的技術(shù)有效的推動(dòng)了高校檔案管理的進(jìn)程，進(jìn)一步使其變得更加便捷，并且在很大程度上大大增加了其效率，這也將高效的檔案管理工作推向了一個(gè)新的階層，因此，文章將主要研究這種高校檔案管理的現(xiàn)狀，并且結(jié)合相關(guān)的問題所在，對(duì)于高校檔案的管理和保存進(jìn)一步提出階段性的思考。

2 我國高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在二十世紀(jì)九十年代，我國對(duì)高校的檔案基本上開始進(jìn)行系統(tǒng)化的管理，迄今為止也取得了很高的成效，在一些具體的管理事宜上也有獨(dú)特的心得。目前，所謂的這種檔案管理信息化，也就是采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案整理成一種科學(xué)合理的形式，并且對(duì)其進(jìn)行儲(chǔ)存，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)一種社會(huì)共享資源，大大增強(qiáng)檔案的利用率。在這個(gè)過程中，由于發(fā)展歷程比較短，從而存在很多經(jīng)驗(yàn)不足的情況這種狀況也是十分常見的，因此在檔案管理的過程當(dāng)中，進(jìn)一步提高相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)以及當(dāng)管理人員的基本素質(zhì)是十分重要的，爭取進(jìn)一步將數(shù)據(jù)庫和現(xiàn)實(shí)進(jìn)行融合，進(jìn)一步提高這個(gè)技術(shù)的發(fā)展[1]。

3 高校檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

由于高校檔案管理工作的復(fù)雜化，在很大程度上對(duì)這種管理工作造成了一定的干擾，因此也阻礙了信息化建設(shè)發(fā)展的步伐，我們需要對(duì)這種管理工作進(jìn)行全面的分析，并且加之思考，進(jìn)一步解決這種管理工作中出現(xiàn)的問題，從而推動(dòng)信息化管理的快速發(fā)展。

3.1建立健全的高校檔案信息管理系統(tǒng)

如果在這種高校檔案管理工作中能夠有效的實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理模式，將有助于進(jìn)一步開發(fā)出更加適合高校管理檔案的信息化系統(tǒng)軟件，它有非常顯著的高效、快速的方法，相對(duì)來說也比較的簡便，這對(duì)于加強(qiáng)檔案管理做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化是十分有利的，這種軟件系統(tǒng)一旦成立，在很大程度上能夠方便資源共享達(dá)到這種建設(shè)數(shù)據(jù)庫的功能，這種數(shù)據(jù)庫一旦建成，后期一定要及時(shí)的對(duì)數(shù)據(jù)庫容量進(jìn)行更新，并且及時(shí)做到維護(hù)，使數(shù)據(jù)庫內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)，不但能夠完整并且能夠保質(zhì)保量的進(jìn)行保存。

3.2加強(qiáng)高校檔案專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)

高校的檔案管理信息工作除了跟信息管理系統(tǒng)本身的狀況有關(guān)之外，在很大程度上還取決于信息化專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)，如果這個(gè)隊(duì)伍的水平以及專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技術(shù)都達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，那么在后續(xù)開展工作時(shí)，也會(huì)達(dá)到事半功倍的效果，它可以在后期的開展過程當(dāng)中，非常有力的對(duì)于管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。其次，對(duì)于這種專業(yè)的人員，應(yīng)該進(jìn)行定期考核和培訓(xùn)，爭取不斷更新其本身的知識(shí)儲(chǔ)備，做到與時(shí)俱進(jìn)，或者對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)目己?，如果其工作理念達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的話，需要對(duì)其進(jìn)一步提高技術(shù)上的培養(yǎng)，在這個(gè)過程當(dāng)中，也需要逐漸培養(yǎng)其自主學(xué)習(xí)的態(tài)度，這樣才能夠在日新月異的新變化時(shí)代站穩(wěn)腳跟，才能夠打造出一個(gè)專業(yè)的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，這樣才能進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案信息化的建設(shè)[2]。

3.3完善高校信息化工作機(jī)制

為了進(jìn)一步加強(qiáng)這種檔案機(jī)制的建立，以及后續(xù)的完善其工作機(jī)制，有效的推動(dòng)高校檔案管理工作的后續(xù)展開，因此，為了符合這種戲劇化的大背景，高效管理，但工作還需要具有一定的創(chuàng)新意識(shí)，明確其管理理念，從源頭開始，職責(zé)分明。同時(shí)相關(guān)的國家政府部門要對(duì)這種工作制定出一些基本的規(guī)章制度，這在一定程度上也能對(duì)其起到一定的監(jiān)督作用，也可以保證檔案信息管理工作合法合理的進(jìn)行展開。其次，為了有效的推動(dòng)高校檔案工作的發(fā)展，要在檔案工作中有效激發(fā)其創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)一步對(duì)于專業(yè)人員進(jìn)行考核，可以建立一些獎(jiǎng)罰競爭制度，從內(nèi)在激發(fā)其工作的熱情和動(dòng)力，避免工作人員在長期的管理工作中出現(xiàn)的新思維，從而阻礙檔案工作的發(fā)展[3]。

3.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享

其實(shí)最初針對(duì)于高校檔案管理作出的信息化管理模式，只是為了進(jìn)一步使得這種管理方式比較便捷化，也可以達(dá)到社會(huì)上的資源共享的一個(gè)環(huán)節(jié)，在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)，要想將這些資源進(jìn)行合理的分配，是一件非常復(fù)雜的事情，并且網(wǎng)絡(luò)信息化也存在著一定的隱秘性和復(fù)雜性，建立一個(gè)高效的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，必須使得全國各高校協(xié)調(diào)統(tǒng)一，盡可能的建立一個(gè)具有特色化，并且配置合理的統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)配置，并且這種大服務(wù)水平要盡可能的保證其質(zhì)量和隱私程度，這樣一來才能建立起大的檔案庫，才能真正的實(shí)現(xiàn)高效化的信息之間的共享，從而達(dá)到信息的可協(xié)調(diào)性，盡可能地滿足高校對(duì)于檔案信息之間的共享建立，使得社會(huì)對(duì)這種檔案信息能夠做到有跡可循[4]。

4 信息化管理模式

目前為了進(jìn)一步規(guī)范高校的這種信息化檔案的建設(shè)，《中華人民共和國檔案法》已經(jīng)基本實(shí)施，進(jìn)一步對(duì)高校檔案管理工作有了新的準(zhǔn)則，高校從招生開始以及后期的科研管理工作都需要進(jìn)行這種不同形式的記錄，而且這種記錄得保管工作已經(jīng)成為了高校最為基礎(chǔ)的工作之一，因此對(duì)于這種情況，高校應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)基本的檔案管理，將這種發(fā)展方式納入學(xué)校的整體規(guī)劃之中。國家也相應(yīng)的對(duì)于各部門的負(fù)責(zé)人員進(jìn)行了業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使他們可以做到真正對(duì)這種檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，進(jìn)一步保障了這種工作的有效實(shí)施性[5]。

目前的這種信息化管理是為了達(dá)到更為獲得最佳效益的一種方法，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)化的管理，而這個(gè)管理的過程當(dāng)中，流程是一個(gè)很重要的核心，因此，為了進(jìn)一步追求信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和快速性，要對(duì)于這種管理服務(wù)模式進(jìn)行專業(yè)的培養(yǎng)和不斷的創(chuàng)新，有些信息化的管理模式還會(huì)與IT技術(shù)進(jìn)一步的進(jìn)行融合，如果這個(gè)系統(tǒng)中一但有不合格的管理過程出現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自主性的啟動(dòng)多種多樣的修復(fù)模式，使得信息系統(tǒng)和高效的管理制度，如果一旦發(fā)生碰撞和沖擊時(shí)，它就會(huì)啟動(dòng)自我創(chuàng)新修復(fù)模式，對(duì)其提供更多的幫助，并進(jìn)一步帶動(dòng)高效管理的系統(tǒng)，真正達(dá)到技術(shù)與管理模式相融合的一種狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)可控制性[6]。

5 結(jié)束語

總而言之，高校的檔案管理細(xì)化工作也是一個(gè)慢慢提升的過程，它不可能一次到位，也離不開各種專業(yè)人員的工作態(tài)度，這種系統(tǒng)一旦建立起來就需要各部門人員的緊密配合，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，進(jìn)一步完善工作體制。高校檔案管理工作的信息化進(jìn)程也是這個(gè)社會(huì)發(fā)展的一種必要推動(dòng)形式，因此，社會(huì)各階層人士要充分意識(shí)到這種形式的重要性，改革創(chuàng)新迫在眉睫，要進(jìn)一步使得這種信息共享模式深入到人心，對(duì)整個(gè)社會(huì)的科學(xué)研究層面作出必要的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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[6]范雪香.基于推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].城建檔案， 2015（8）：15-16.