巧用Access數(shù)據(jù)庫報(bào)表批量打印文件

劉媛媛

【摘要】本文介紹了辦公室工作中經(jīng)常遇到的打印同一文件模板，需要顯示不同人員信息的情況，并提出了一種簡單、易用的方法，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件的批量打印。

【關(guān)鍵詞】Access數(shù)據(jù)庫；報(bào)表；批量打印

辦公室工作人員在工作中經(jīng)常遇到同一文件模板，需要顯示不同人員信息的情況，例如，感謝信、生日祝?？āⅹ?jiǎng)狀等，文件的模板相同，但員工的姓名、出生日期等信息不同，批量打印存在難度。本文將結(jié)合實(shí)際工作，講述如何利用Access數(shù)據(jù)庫報(bào)表，實(shí)現(xiàn)此類文件的批量打印。

一、工作中遇到的問題

在每年的重大節(jié)日來臨之際，機(jī)關(guān)單位一般會(huì)給員工及家屬發(fā)放感謝信，感謝員工的辛勤付出和家屬的全力支持，并送去節(jié)日的問候。感謝信上通常包含員工的姓名、獎(jiǎng)金及具有員工特性的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等信息。由于感謝信一般在重大節(jié)日前發(fā)放，員工關(guān)注度較高。對(duì)于人員規(guī)模較大的機(jī)關(guān)單位，如果采用復(fù)制、粘貼或手寫的方法制作感謝信，工作量較大且容易出錯(cuò)，迫切需要一種能快速、準(zhǔn)確、批量打印感謝信的方法。

二、一種簡單易用的解決方法

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化高速發(fā)展的今天，有很多工具、方法可以解決工作中遇到這類的問題。筆者利用積累的數(shù)據(jù)庫知識(shí)，結(jié)合工作中遇到的問題，研究出一種簡單、易用的方法，使用Access數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了感謝信的批量打印。具體方法如下：

（一）準(zhǔn)備相關(guān)的數(shù)據(jù)、模板。首先，準(zhǔn)備感謝信的模板，將需要變換顯示內(nèi)容的信息空出來。其次，準(zhǔn)備員工信息表，將要顯示的員工信息匯總在一個(gè)Excel表格中，包含員工姓名、獎(jiǎng)金及具有員工特性的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等信息。最后準(zhǔn)備Access數(shù)據(jù)庫軟件，一般Office辦公軟件中已自帶，不需要單獨(dú)安裝。創(chuàng)建一個(gè)Access數(shù)據(jù)庫，打開數(shù)據(jù)庫，在功能區(qū)中選擇外部數(shù)據(jù)->Excel，導(dǎo)入準(zhǔn)備好的Excel數(shù)據(jù)表，選擇將數(shù)據(jù)導(dǎo)入當(dāng)前數(shù)據(jù)庫的新表中，按照向?qū)瓿蓴?shù)據(jù)導(dǎo)入，導(dǎo)入成功后，在數(shù)據(jù)庫中會(huì)顯示數(shù)據(jù)信息。

（二）設(shè)計(jì)報(bào)表、添加字段。首先，創(chuàng)建報(bào)表。在功能區(qū)中選擇創(chuàng)建->報(bào)表->報(bào)表設(shè)計(jì)，將感謝信模板通過復(fù)制、粘貼到報(bào)表的主體中，生成一個(gè)對(duì)象框。調(diào)整對(duì)象框的左右邊距，使感謝信的內(nèi)容居中顯示。在功能區(qū)中選擇設(shè)計(jì)->視圖->布局視圖，預(yù)覽顯示效果。通過選中對(duì)象框，單擊右鍵可以調(diào)整對(duì)象框的背景、大小及邊框等信息。其次，添加字段。在功能區(qū)中選擇設(shè)計(jì)->工具->添加現(xiàn)有字段，在右側(cè)工具欄會(huì)顯示可用于此視圖的字段，將員工姓名、獎(jiǎng)金及具有員工特性的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等字段拖拽到報(bào)表主體中預(yù)留的相應(yīng)位置上，將居于左側(cè)的字段名稱刪除，保留居于右側(cè)的字段數(shù)據(jù)。調(diào)整字段的位置和字體、大小等信息，使字段顯示與感謝信模板整體風(fēng)格一致。最后，打印報(bào)表。通過視圖中的打印預(yù)覽選項(xiàng)，可以預(yù)覽打印效果，實(shí)現(xiàn)報(bào)表的打印。通過設(shè)計(jì)頁眉、頁腳，添加徽標(biāo)等操作，可以美化顯示效果。

三、應(yīng)用效果

利用Access數(shù)據(jù)庫的報(bào)表功能，輕松實(shí)現(xiàn)了對(duì)同一文件模板顯示不同人員信息的批量打印，此方法具有三個(gè)優(yōu)點(diǎn)：一是成本低，不需要安裝復(fù)雜的工具軟件。二是準(zhǔn)確性高，避免了復(fù)制、粘貼或手寫可能產(chǎn)生的錯(cuò)誤。三是提升工作效率，以前用多半天完成的工作，使用這個(gè)方法不到一個(gè)小時(shí)就可以完成。

處處留心皆學(xué)問，在工作中只要留心觀察、多思考、多試驗(yàn)，就能從一些細(xì)小的地方和平常的事情中獲得知識(shí)，改進(jìn)工作方法，提升工作效率。