技工院校人事檔案管理工作改進與創(chuàng)新探究

劉少芳

【摘要】本文就現(xiàn)代技工院校的人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題進行分析，并針對這些問題提出解決措施。

【關鍵詞】技工院校；人事檔案；存在問題；創(chuàng)新探究

人事檔案中的主要內(nèi)容包括：教職員工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業(yè)職務材料、政審材料、黨團材料、處分材料、工資任免出國材料、獎勵材料、其它材料十大類別。隨著科技的不斷發(fā)展，技工學院的工作人員越來越注重人事檔案的信息化管理，按照科學的方法來進行檔案的收集、分類、整理和保管，這樣在領導對員工考察和評估時，對員工的具體情況有一個直觀的了解和掌握，對技工院校的長足發(fā)展有著不可或缺的作用。

一、人事檔案管理工作對技工院校的作用

（一）人事檔案管理的導向作用。人事檔案管理在技工院校的管理工作中，占據(jù)著非常重要的地位，它不僅是學校日常工作的核心內(nèi)容之一，還對技工院校日常管理工作有著導向和連接作用。技工院校可以以月或?qū)W期為單位對教職員工進行考核和評價。人事管理部門應當將每一位教職員工的自然狀況、社會關系和日常表現(xiàn)等逐一記錄在人事檔案中，并利用計算機等科技手段，對檔案管理進行智能的分類與規(guī)劃，并對教職員工的日常表現(xiàn)進行智能的分析，這對工作人員的評估考核有著非常重要的意義，是考核的重要依據(jù)。在對教職員工進行考核評價后，要制定相關的獎罰政策，對取得優(yōu)秀業(yè)績成果的教職員工給予精神上和物質(zhì)上的雙重獎勵，這樣可以充分調(diào)動教職員工工作的熱情，為技工院校今后的工作打下良好的基礎，以上是人事檔案管理對于技工院校工作的導向作用。

（二）人事檔案管理的連接作用。技工院校為每一位教職員工建立個人檔案，即人事檔案，并由人事部門管理和利用。這樣不僅可以擴大教職員工對學院的歸屬感，還會增強他們對于學院的信任感，就如同將自己最重要的個人信息證明放在一個較為安心的地方一樣，這樣不僅能夠保障員工的工作積極性，還可以為員工的日常工作提供一份有力的保障，從而促使院校的發(fā)展更加穩(wěn)定，這樣技工院?？梢皂樌麑嵤┤粘９芾淼母黜椆ぷ鳎陨峡梢猿浞值伢w現(xiàn)出人事檔案管理工作的連接作用。

（三）人事檔案對技校教師隊伍管理的作用。在技工院校中教師的教學是直接影響學生學習效果的主要因素之一，對學生的教學質(zhì)量、綜合素質(zhì)和綜合能力的培養(yǎng)有著非常密切的聯(lián)系。人事檔案中記錄著所有教職員工的專業(yè)結構、技術考核和教學評價等，它能夠?qū)⒔搪殕T工的綜合水平、學術水平、工作水平和綜合素質(zhì)充分體現(xiàn)出來，并在將來的發(fā)展和升職中有著歷史性的憑證。它不僅具有一定的可靠性，還具有一定的科學性。學?？梢砸源俗鳛閼{證，對每一位教師進行有目的、有計劃的培訓和選拔，學?？梢栽诼殑仗岚魏蜕陥舐毞Q評定時，通過其人事檔案進行全面性的考察，這樣可以更加客觀地篩選出提拔培養(yǎng)對象；而對申報職稱的人員也給予準確的評價。這樣，使教職員工更加重視自身的工作表現(xiàn)，對院校教學質(zhì)量有著至關重要的作用。

二、新時期技校干部人事檔案管理工作中存在的問題

（一）滯后的管理意識。對于人事檔案的管理工作，許多人事部門的工作人員管理意識都比較強。此項工作有著一定的保密性，且是一項默默在背后付出的工作，所以很多教職員工體會不到它的重要性，甚至錯誤地認為，檔案管理工作是人事部的事情，與自我的工作并無太大關聯(lián)。更有些院校的領導對于人事檔案管理不重視，人事檔案管理工作僅流于形式，沒有充分的檔案利用。此外，缺少了校方和其他教職員工對于人事檔案管理的重視，最終會導致人事檔案管理出現(xiàn)很多無法避免的錯誤，對于技工院校的管理工作起到了很大的反作用。

（二）滯后的管理機制。在技工院校中的文書、教學、會計等類別檔案管理是極其重要的，因它們是院校的基礎管理。人事檔案應集中統(tǒng)一進行系統(tǒng)的管理，因為它們之間存在著互通性，且有著很大的關聯(lián)性。很多院校并沒有將人事檔案與文書檔案、教學檔案集中統(tǒng)一管理，人事檔案是另外單獨歸口人事部門管理，使檔案管理工作分散，這樣不便于院校的工作人員整理檔案之間的關系，就會導致教職員工的真實面貌不能夠全面反映出來，不僅無法真實地還原教職員工的各方面表現(xiàn)，還無法實現(xiàn)幾類檔案管理的互通性，從而無法實現(xiàn)管理機制的科學性和有效性。在人事檔案管理中，收集是工作中的重點和難點之一。現(xiàn)今，收集材料的辦法依舊采用傳統(tǒng)的方式，人員記錄的方式都非常老套且單一，這樣就會導致教職員工的個人特性無法真正地體現(xiàn)出來。對于教職員工定性的描述和綜合素質(zhì)的考量，缺乏全面性。人事檔案管理中的考核評語也是千篇一律，較為抽象，很少有對教職員工建設性的建議；個人真實情況的反映、人事資源信息資料往往不夠準確，最終會導致人事檔案管理失去其本身的重要意義。

（三）滯后的管理方法。在人事檔案的材料中，大多只記錄著教職員工的個人履歷、學歷和評聘專業(yè)職務材料、政審材料、工資晉升材料等，而對于員工自身的表現(xiàn)卻無法客觀表現(xiàn)出來。現(xiàn)今，在人事檔案管理中存在的最大問題是：記載的信息過于簡單、記錄的形式比較單一，大多以文字和表格為主要表現(xiàn)形式，缺乏聲音和圖像的制作，使用價值較低，這樣就無法實現(xiàn)信息資源與科技相結合，從而導致人事檔案的信息資源無法得到共享。有些院校的檔案管理方式，還處在人工操作階段，缺乏計算機技術的加入，也缺乏先進管理設備的使用，最終使得人事檔案的卷宗管理質(zhì)量較為低下。使用卷宗的管理方式不僅查找不方便，對于保養(yǎng)工作也存在著很大的弊端，因為大多數(shù)檔案卷宗是紙質(zhì)的，所以在日常的利用過程中，容易對其造成一定的損懷，因為紙質(zhì)載體有一定的特殊性，使用的年限過長就會出現(xiàn)脆、薄，容易造成卷宗的破損；此外，時間一久，紙質(zhì)會出現(xiàn)發(fā)黃和字跡模糊等問題，這樣的信息有可能不夠準確，檔案就失去了它本身的歷史可究性和客觀性，對教職員工的工作發(fā)展有不利的影響。

三、人事檔案管理工作改革的對策

（一）更新人事檔案管理工作的理念。隨著科學技術的不斷發(fā)展，技工院校中的各項管理方式和理念都得到了更新，檔案管理水平也在逐步提高。但就現(xiàn)狀來看，現(xiàn)在的檔案管理大多數(shù)只做到十類索引目錄的程度，對于人員較多的技工院校來說是遠遠不夠的，關于檔案的具體內(nèi)容要實施的更新并錄入到電子設備中，完成電子儲存的工作，這樣在檔案利用時，就可以直接在電子設備中進行檢索，不僅可以節(jié)省查詢卷宗的時間，還可以有效提升檔案管理的工作效率，從而充分實現(xiàn)檔案管理的信息化。所以，技工院校要及時更新人事檔案管理觀念，將檔案管理工作的改革進行不斷深化，這樣才能使人事檔案的管理順應時代的發(fā)展需要。同時，技工院校的人事干部應將人事政策性文件進行歸檔管理，準確發(fā)揮其檔案作用。同時，把傳統(tǒng)的人事檔案管理模式摒棄，這樣不僅有利于人事檔案資源的開發(fā)和利用，還可以有效更新管理人員的管理理念，從而將人事檔案工作的作用充分發(fā)揮出來，對于技工院校的發(fā)展有著至關重要的作用。

（二）規(guī)范化、科學化的人事檔案管理。首先，技工院校將人事檔案管理中的各項制度進行完善，并加強保密管理工作。因為個人人事檔案有一定的保密范圍，故要加強人事檔案管理人員對檔案的保護意識。其次，對于人事檔案硬件的建設要逐步加強，這樣不僅可以實現(xiàn)檔案管理的科學化，還能實現(xiàn)檔案管理的信息化。院校應對人事檔案管理的工作條件進行改善，適當添置一些現(xiàn)代化的管理設備，如計算機、掃描儀等，這樣才能使管理人員的工作效率提高，從而提升員工的工作熱情。利用計算機技術，完成檔案的貯存、備份、傳遞等，實現(xiàn)高速檢索檔案，同時有效防止檔案信息的丟失?，F(xiàn)代化的技術還可以充分對檔案內(nèi)容和數(shù)據(jù)進行系統(tǒng)的分析和規(guī)劃，這樣不僅實現(xiàn)了人事檔案管理的規(guī)范化、科學化，還實現(xiàn)了檔案管理的信息化。對于檔案的收集工作要重視，因為信息的采集工作直接影響到檔案的錄入和日后的考核工作，它是檔案管理工作的基礎所在，工作人員要充分利用計算機技術進行信息采集工作，并進行甄別，這樣才能充分確保人事檔案管理的準確性。

（三）人事檔案管理隊伍的建設。良好的人事檔案管理，首先院校須選擇具有良好思想政治品質(zhì)的人員從事檔案管理工作，具有良好思想品質(zhì)的檔案管理人員才是有效保障人事檔案的基本條件。因為檔案工作相對于其他部門的工作枯燥乏味，所以必須要求工作人員有較強的耐力和吃苦耐勞的精神，樂于奉獻。其次是院校要將檔案管理人員的素質(zhì)提升，建立一支熟悉業(yè)務的管理隊伍。對于人事檔案的管理，從業(yè)人員必須要經(jīng)過檔案專業(yè)培訓。同時，檔案管理人員還要擁有較強計算機運用能力，充分實現(xiàn)檔案管理的信息化。這樣人事檔案工作才有保障。

四、結語

技工院校的人事檔案管理工作中，將管理機制進行完善，提升檔案管理的正確意識。在科技發(fā)達的今天，充分利用計算機技術，將管理方法進行提升。這樣，才能夠?qū)⑷耸聶n案管理中的導向作用充分實現(xiàn)，對于人事檔案管理中的鏈接作用也有著至關重要的作用。加強人事檔案管理的隊伍建設，充分提升管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力，這樣人事檔案工作才有保障，才能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理的最終目的。

【參考文獻】

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