現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的不足和解決對策

李捷婷

【摘要】伴隨著社會各領(lǐng)域科技化的快速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)來臨，各種檔案、數(shù)據(jù)、信息的存儲與管理等工作已經(jīng)步入數(shù)字化進程之中，而目前醫(yī)院所使用的檔案數(shù)據(jù)管理方式還很落后，不能滿足現(xiàn)階段檔案數(shù)量以及類型等快速增加的實際需求。醫(yī)院管理中非常關(guān)鍵的內(nèi)容之一就是對醫(yī)院內(nèi)檔案數(shù)據(jù)的管理，直接關(guān)系到醫(yī)院是否能夠良好地運轉(zhuǎn)。因此，要認識到醫(yī)院在檔案數(shù)據(jù)管理上的不足，并針對這些不足給出相應(yīng)的應(yīng)對措施，使醫(yī)院在檔案數(shù)據(jù)管理工作上能夠更加標準、高效率。

【關(guān)鍵詞】目前現(xiàn)狀；不足；具體措施

醫(yī)院的所有檔案是醫(yī)院日常治療、護理等工作的全部數(shù)據(jù)信息，其管理工作的好與壞直接決定了醫(yī)院是否能夠良好地運轉(zhuǎn)。隨著檔案數(shù)量以及類型的快速增加，現(xiàn)階段醫(yī)院管理檔案的方式已經(jīng)無法滿足實際需求，存在著很多不足，針對檔案管理工作中存在的問題給出相應(yīng)的應(yīng)對措施，使其更加標準、科學(xué)、高效率，這是醫(yī)院管理工作的重中之重，對促進醫(yī)院的穩(wěn)定化發(fā)展有著非常重要的現(xiàn)實意義。

一、醫(yī)院目前管理檔案的方式實際存在的不足

（一）管理理念落后，對其重視度不足。很多時候醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者都過多地把注意力集中在了治療、護理等工作上，而忽略了醫(yī)院管理檔案基礎(chǔ)工作的重要性，認為其既不具有經(jīng)濟價值，還很繁瑣，不具有提高管理的意義，致使對其重視度不足。另外，直接負責(zé)管理檔案的工作人員也并沒有認識到檔案數(shù)據(jù)對醫(yī)院的實際意義與現(xiàn)實價值，使得在日常管理檔案時不夠認真，管理檔案的設(shè)備以及其他資源都沒有更新，檔案內(nèi)容整理不全面，后續(xù)使用情況不佳，造成信息資源的損失。

（二）負責(zé)管理醫(yī)院檔案的工作人員素質(zhì)相差太大。目前在醫(yī)院里直接負責(zé)管理檔案數(shù)據(jù)的工作人員沒有統(tǒng)一的學(xué)歷界限，專業(yè)度不高，后續(xù)培訓(xùn)不到位，使得很多負責(zé)管理檔案的工作人員并不具備一定的專業(yè)管理知識以及文化素質(zhì)等，另外，醫(yī)院由于對檔案管理工作的忽略使其并沒有對負責(zé)管理檔案的人員進行學(xué)歷、專業(yè)等方面的限定，使得其管理人員中非醫(yī)療專業(yè)人員占有很大的比例。與此同時，負責(zé)管理檔案的工作人員的流動性較大，檔案管理交接工作中也非常容易出現(xiàn)失誤等，使得管理工作缺乏穩(wěn)定性，管理水平低，使得醫(yī)院檔案管理工作不能滿足實際的發(fā)展需求，阻礙了醫(yī)院的穩(wěn)定化發(fā)展。

（三）沒有建立完善的管理制度。根據(jù)實際調(diào)查顯示，現(xiàn)階段大部分醫(yī)院，特別是級別低的基層醫(yī)院中并沒有建立完善的管理制度，使得對檔案數(shù)據(jù)的管理工作沒有統(tǒng)一的標準，非常隨意，信息缺失的情況普遍存在?，F(xiàn)階段大部分醫(yī)院并沒有建立管理檔案數(shù)據(jù)的標準化制度，醫(yī)院各科室的檔案管理混雜，很多情況下是依靠自己的經(jīng)驗隨意地整理檔案，檔案缺失、整理效率低、后續(xù)使用率低等問題嚴重，嚴重阻礙了醫(yī)院管理水平的提升。

（四）管理檔案數(shù)據(jù)的設(shè)備未及時更新?，F(xiàn)階段很多醫(yī)院管理檔案數(shù)據(jù)的設(shè)備一直是沿用之前的，非常落后，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在快速增加的檔案管理需求。醫(yī)院沒有及時地更新使用高科技的管理檔案的設(shè)備，使得信息化管理技術(shù)在醫(yī)院的普及度非常低，很多醫(yī)院仍舊是使用人工來進行檔案管理，使得檔案管理效率低、標準化不足。

二、醫(yī)院提高檔案管理水平的具體措施

（一）提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院所有事項的決策者，首先應(yīng)當提高對檔案管理工作的重視度，并給予足夠的支持。負責(zé)管理檔案的工作人員應(yīng)當加大檔案數(shù)據(jù)的利用率，使其推動醫(yī)院的穩(wěn)定化運行。另外，負責(zé)管理檔案的工作人員也應(yīng)當提高對自身工作的重視度，在日常管理檔案的工作中認真負責(zé)，多就檔案內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通，為領(lǐng)導(dǎo)的決策工作等給予數(shù)據(jù)支持，使得檔案在整個醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮越來越大的作用。標準化管理檔案的工作從側(cè)面促進了醫(yī)院醫(yī)療、護理等工作水平的提高，對醫(yī)院的穩(wěn)定化運行和社會、經(jīng)濟效益等方面都具有非常重要的現(xiàn)實意義。因此，首先提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視度才能夠使標準化檔案管理的工作真正實施起來。

（二）增強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其整體素質(zhì)。增強檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高其專業(yè)度以及綜合素質(zhì)，是提高醫(yī)院檔案管理水平的關(guān)鍵措施。醫(yī)院應(yīng)逐步在醫(yī)院培訓(xùn)項目中增設(shè)檔案管理培訓(xùn)項目，用專業(yè)標準化的培訓(xùn)提高管理檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及綜合素質(zhì)通常有兩種方式：第一種是專業(yè)化培訓(xùn)，拓寬各種渠道培訓(xùn)優(yōu)秀的檔案管理工作人員，使其隊伍不斷擴大，提高其穩(wěn)定性和綜合實力，另外，增設(shè)專業(yè)知識培訓(xùn)力度，使其專業(yè)素質(zhì)逐步提高。第二種是檔案管理人員加強與臨床的交流和溝通，使其在交流體驗中提高管理醫(yī)療、護理、專業(yè)等方面檔案的水平。與此同時，采用考核制度，對檔案管理人員加強專業(yè)考核，促使其整體素質(zhì)得到提高。

（三）完善檔案管理制度，建立起專門負責(zé)管理檔案的體系。完善檔案管理制度，建立起專門負責(zé)管理檔案的體系對提高醫(yī)院的檔案管理水平有著非常重要的作用。目前很多部分醫(yī)院并沒有專門負責(zé)管理檔案的體系，使得管理檔案的標準化并未統(tǒng)一，在進行日常管理時主導(dǎo)權(quán)不足，管理的主動性缺失。在目前這種檔案管理的環(huán)境之下，首先應(yīng)當逐步提高檔案管理室在醫(yī)院整體管理系統(tǒng)中的地位，使其從附屬性部門變?yōu)楠毩⑿圆块T，主導(dǎo)權(quán)利更強。通過這種方式能夠使醫(yī)院的檔案管理方式從之前較為隨意、松散的管理狀態(tài)變?yōu)橹鲃有?、標準化的管理狀態(tài)，對提高檔案管理的整體水平以及后續(xù)利用率有非常重要的現(xiàn)實意義。

（四）加大醫(yī)院在檔案管理工作上的資金投入力度。加大醫(yī)院在檔案管理工作上的資金投入力度對促使醫(yī)院檔案管理工作逐步邁入信息化管理時代有非常重要的作用。及時更新管理檔案的設(shè)備，引進先進的、高效率的高科技管理設(shè)備和計算機設(shè)備進行檔案的管理，逐步代替以往費時費力、標準化不高的人工管理方式。高科技的管理設(shè)備和計算機設(shè)備在進行檔案數(shù)據(jù)的收集、分類、整理以及存儲等工作時效率和準確度更高，更能夠使后續(xù)使用檔案時更加方便快捷，提高檔案的后續(xù)使用率，為醫(yī)療、護理以及教研等工作提供數(shù)據(jù)支持。通常采用的改進方式有兩種：第一種是加強檔案的防護工作，使用高科技的防護設(shè)施比如防蟲防火設(shè)施，以及建設(shè)專門的檔案庫。第二種是多使用信息化的檔案管理方式，用網(wǎng)絡(luò)存儲醫(yī)院的整體檔案，既能夠保證數(shù)據(jù)信息的完整性和準確性，又能夠在后續(xù)使用時更加方便快捷，提高了工作效率，也從側(cè)面提高了醫(yī)院的經(jīng)濟效益。另外，使用信息化檔案管理方式，還能夠使存儲檔案的空間很大程度上縮小，并且保密性更強。

三、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院中管理檔案的工作對整個醫(yī)院的管理水平以及穩(wěn)定化發(fā)展都有非常重要的現(xiàn)實意義。但是目前醫(yī)院管理檔案的實際工作中還存在著很多的問題和不足，比如對其重視度不足，負責(zé)檔案管理的工作人員素質(zhì)不高、專業(yè)性不足，檔案管理設(shè)備落后，管理標準未統(tǒng)一等，嚴重制約了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展以及檔案的后續(xù)使用。針對這些問題和不足采用合理的科學(xué)的處理措施，加強管理檔案的各個工作環(huán)節(jié)的標準化，才能夠使醫(yī)院的檔案管理水平逐步提高，與現(xiàn)在快速發(fā)展的檔案管理需求相吻合。

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