淺談央企文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制

駱詩(shī)怡

【摘要】本文重點(diǎn)針對(duì)企業(yè)在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的程序中，通過(guò)讓各個(gè)部門負(fù)責(zé)編制本部門所產(chǎn)生的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的方法，確保收集的文件材料范圍齊全，同時(shí)成立專業(yè)審核小組，加強(qiáng)對(duì)編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的審核工作，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局10號(hào)令及上級(jí)單位的要求，對(duì)文件的分類和保管期限的劃分進(jìn)行把關(guān)，保證了重新編制的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》指導(dǎo)企業(yè)的實(shí)際歸檔工作。

【關(guān)鍵詞】歸檔范圍；保管期限；10號(hào)令

一、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制意義

（一）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是開(kāi)展文書(shū)檔案工作的前提。文件材料的收集和整理是檔案管理部門的基礎(chǔ)工作，科學(xué)規(guī)范的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》能夠有效建立企業(yè)文書(shū)檔案的框架，指導(dǎo)文件材料變成文書(shū)檔案，使企業(yè)文件材料的歸檔范圍及保存年限劃定制度化、規(guī)范化，保證室藏文書(shū)檔案的質(zhì)量，確保企業(yè)檔案利用和服務(wù)的水平。

（二）《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》是做好文書(shū)檔案工作的保障。企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》確保檔案工作順利開(kāi)展。企業(yè)文書(shū)檔案的整個(gè)生命周期都與其息息相關(guān)，檔案工作人員根據(jù)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》對(duì)有價(jià)值的文件進(jìn)行收集，按照范圍和期限來(lái)分類、整理、裝盒、上架，確保歸檔工作的系統(tǒng)性和規(guī)范性；檔案管理部門根據(jù)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來(lái)開(kāi)展檔案檢查工作，作為考核文書(shū)檔案整理是否符合規(guī)范的依據(jù)；檔案銷毀時(shí)也需要通過(guò)《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》來(lái)鑒定定期保存的文書(shū)檔案的存毀。

二、《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》編制程序

（一）學(xué)習(xí)規(guī)范性文件和參考資料。組織企業(yè)檔案管理人員和各部門負(fù)責(zé)整理文件的人員認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)制度、規(guī)定，以國(guó)家檔案局發(fā)布的第10號(hào)令和上級(jí)單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為參考，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際工作情況，開(kāi)展編制工作的前期準(zhǔn)備。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作不僅僅是檔案部門的事，也是業(yè)務(wù)部門的事，需要充分發(fā)揮業(yè)務(wù)部門作用。業(yè)務(wù)部門在梳理文件材料內(nèi)容、確定檔案保管期限過(guò)程中常常發(fā)揮著重要的作用，編制過(guò)程中應(yīng)充分吸收業(yè)務(wù)部門人員參與。有條件的企業(yè)應(yīng)成立文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制領(lǐng)導(dǎo)小組和編制辦公室或工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由分管檔案工作的企業(yè)負(fù)責(zé)人任組長(zhǎng)，檔案部門負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，職能部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)批準(zhǔn)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃，審定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，協(xié)調(diào)編制工作中的重大事項(xiàng)；如有下屬單位，領(lǐng)導(dǎo)小組還應(yīng)負(fù)責(zé)所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的審查。編制辦公室或工作小組由檔案部門、職能部門、業(yè)務(wù)部門人員組成，職責(zé)是：制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作計(jì)劃；具體組織文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作；起草文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表；負(fù)責(zé)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的宣貫；如有下屬單位，還應(yīng)負(fù)責(zé)指導(dǎo)所屬企業(yè)開(kāi)展文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制工作。

（二）征集各部門意見(jiàn)。很多企業(yè)的檔案管理部門在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)，都存在一個(gè)共同的難題——不熟悉企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，編制文件材料歸檔范圍不夠全面。為了編制適合本企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，檔案管理部門需要對(duì)企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門進(jìn)行意見(jiàn)征集，確保歸檔的文件材料范圍齊全。各個(gè)部門根據(jù)本部所產(chǎn)生的文件材料，按照模板的格式，認(rèn)真編制歸檔的范圍和保管的期限，編制完成后由檔案管理部門統(tǒng)一收集整理。檔案管理部門收集齊全后，按照企業(yè)部門的排列順序整理編排，并根據(jù)規(guī)范進(jìn)行修改，最后報(bào)上級(jí)單位審核。如“表1”所示：

（三）審核工作。企業(yè)應(yīng)把審核批準(zhǔn)作為一項(xiàng)重要的工作任務(wù)開(kāi)展。上級(jí)單位要集中企業(yè)中有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員組成審核小組，對(duì)上報(bào)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》要逐字逐句進(jìn)行閱讀審核，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題反饋給編制企業(yè)修改，直到符合要求為止。

三、編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限》注意事項(xiàng)

（一）保管期限盡量高劃而非低劃。編制人員在劃分文件材料的保管期限中，要嚴(yán)格按照國(guó)家檔案局10號(hào)令、上級(jí)單位《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》等規(guī)定進(jìn)行編制，定為“永久”的檔案不能擅自改成“定期”；但是定為“定期”的檔案，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況延長(zhǎng)保管期限。

（二）明確歸檔主體。在實(shí)際工作中，經(jīng)常出現(xiàn)由多個(gè)部門聯(lián)合辦理的文件材料，往往容易出現(xiàn)歸檔責(zé)任不明確的問(wèn)題，導(dǎo)致編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)發(fā)生歸檔責(zé)任不明確的事情，并產(chǎn)生大量重復(fù)的文件材料，浪費(fèi)人力和資源。因此，應(yīng)該根據(jù)文件材料產(chǎn)生的主體來(lái)確定歸檔責(zé)任，按照誰(shuí)主辦誰(shuí)歸檔的原則，由主辦部門進(jìn)行歸檔。

（三）歸檔范圍應(yīng)全面考慮未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展情況。企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門在編制文件材料歸檔范圍時(shí)，不能只局限于當(dāng)前的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行編制，應(yīng)當(dāng)盡可能將本企業(yè)各個(gè)發(fā)展時(shí)期的文件材料詳細(xì)列入歸檔范圍中。例如企業(yè)的海外項(xiàng)目暫時(shí)還沒(méi)開(kāi)展，沒(méi)有產(chǎn)生海外投資項(xiàng)目的相關(guān)文件，但是海外業(yè)務(wù)部門在編制《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》時(shí)，也應(yīng)該把海外投資項(xiàng)目管理的文件材料編制入表，以適應(yīng)企業(yè)將來(lái)文件材料的歸檔需求。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)嚴(yán)格按照統(tǒng)一的格式和國(guó)家檔案局及上級(jí)單位的規(guī)定，重新編制企業(yè)的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，準(zhǔn)確界定歸檔范圍和保管期限，解決了文件材料收集不齊全和整理不規(guī)范的問(wèn)題，使企業(yè)文件材料的收集都能有表可依，按表歸檔；同時(shí)規(guī)范了文件材料的分類和保管期限，防止各個(gè)部門隨意劃分保管期限，大大減輕了專兼職檔案管理人員收集和整理文件的難度，確保企業(yè)文書(shū)檔案的統(tǒng)一性、規(guī)范性。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]馮莉穎.編制《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》的方法[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2013（04）：29.