重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的意義及對(duì)策

李杜鋒

【摘要】重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)檔案是重要的信息資源，有著不可再生的特點(diǎn)，能夠?yàn)橹卮蠊こ添?xiàng)目的建成投產(chǎn)、運(yùn)行、維修、管理和改擴(kuò)建提供重要的依據(jù)。需要做好對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理工作，確保檔案資料的作用得到充分發(fā)揮。本文將簡(jiǎn)述重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的意義，并分析其中存在的問題，有針對(duì)性提出了可行的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】重大工程項(xiàng)目；檔案管理；意義

重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案如實(shí)記錄了重大工程項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是今后項(xiàng)目運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)和管理的重要依據(jù)，可以為今后工程的檢查、維護(hù)、管理和改造提供依據(jù)與憑證。重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案有著極高的保存價(jià)值，包括各種載體的文件材料，可以反映建設(shè)工程的質(zhì)量，并為工程的驗(yàn)收提供重要依據(jù)。需要充分認(rèn)識(shí)到重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的重要性，深入分析其中存在的問題，有針對(duì)性采取解決措施，為今后的利用提供可靠保障。

一、重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的意義

（一）為工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)提供依據(jù)。對(duì)重大工程項(xiàng)目檔案來說，不僅能夠?yàn)楣こ添?xiàng)目投標(biāo)、勘測(cè)與施工等活動(dòng)提供可靠依據(jù)，還可以為工程項(xiàng)目的管理、維修、改建、恢復(fù)及加工等建設(shè)環(huán)節(jié)提供資料，從而讓重大工程項(xiàng)目建設(shè)可以高效、安全進(jìn)行，在整體上提升工程項(xiàng)目建設(shè)水平。同時(shí)，在重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案中，還詳細(xì)記錄了施工材料、施工質(zhì)量信息、隱蔽性施工環(huán)節(jié)檢查記錄表和施工標(biāo)準(zhǔn)評(píng)價(jià)資料等信息，在今后擴(kuò)建與改建的過程中，以上檔案資料可以發(fā)揮出巨大的作用。

（二）可以發(fā)揮出憑證的作用。重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)一般統(tǒng)一規(guī)劃進(jìn)行，如在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)過程中，要嚴(yán)格按照城市統(tǒng)一規(guī)劃開展，設(shè)計(jì)得到批準(zhǔn)以后，各項(xiàng)施工活動(dòng)均需要根據(jù)獲批施工圖紙進(jìn)行。在重大工程項(xiàng)目竣工以后，必須通過驗(yàn)收以后方可投入使用。從這里能夠看出，重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案是一種憑證材料，能夠?yàn)楦黜?xiàng)施工活動(dòng)的進(jìn)行提供可靠的依據(jù)。此外，在發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛、責(zé)任糾紛等事件以后，通過查閱相關(guān)檔案信息，利用其憑證的作用，讓問題與糾紛得到妥善解決。

（三）為歷史考察、經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等提供資料。在重大工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，會(huì)形成大量的檔案資料，具備極高的保存價(jià)值，除了可以為歷史考察活動(dòng)提供歷史信息以外，還可以為我國(guó)相關(guān)工程建設(shè)研究提供參考資料。和傳統(tǒng)檔案管理不同，重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理在理念、技術(shù)以及方法都有了很大變化。要利用各種經(jīng)驗(yàn)總結(jié)交流活動(dòng)，不斷優(yōu)化檔案管理方法，主動(dòng)學(xué)習(xí)并借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)等，這樣可以促進(jìn)重大工程項(xiàng)目建設(shè)水平的提升。

（四）促進(jìn)重大工程項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行。重大工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始到最后的竣工驗(yàn)收，需要涉及工程決策、指揮、設(shè)計(jì)、施工、檢查驗(yàn)收和后勤等眾多單位與部門，加大重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理力度，提升檔案資料的安全性，是檔案管理部門應(yīng)盡的職責(zé)，并需要設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及工程管理等部門參與進(jìn)來。因?yàn)橹卮蠊こ添?xiàng)目建設(shè)規(guī)模很大，參建單位眾多，涵蓋了很多專業(yè)，所以會(huì)形成大量的檔案資料，且種類較多，來源也非常廣泛。需要對(duì)重大工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范，將歸檔的范圍明確下來，提升檔案的完整性與齊全性。這樣才能促進(jìn)重大工程項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)質(zhì)量的提升。

二、重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的問題

（一）未及時(shí)做到檔案收集與整理工作。在重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中，因?yàn)樵假Y料收集不及時(shí)，影響了檔案資源的完整性，這樣的損失是巨大的。一是因?yàn)闀r(shí)間較長(zhǎng)，管理體制也不完善，加之工程技術(shù)人員工作頻繁發(fā)生變動(dòng)，導(dǎo)致重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的關(guān)系不清，如各階段的文件檔案材料隨意混合。二是需要?dú)w檔的材料不完整，很多重要的檔案散存在個(gè)人手中，容易出現(xiàn)丟失的問題。三是竣工圖的編制不夠準(zhǔn)確，也沒有及時(shí)修改施工變更的部分，這樣一來導(dǎo)致重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案殘缺不全，不能形成一個(gè)整體，為之后的整理工作增加了難度，也不利于今后檔案資料的有效利用。

（二）相關(guān)制度沒有嚴(yán)格進(jìn)行落實(shí)。現(xiàn)階段重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理制度已經(jīng)比較完善，但是從實(shí)際操作來看，還沒有真正落實(shí)到位，經(jīng)常出現(xiàn)“兩張皮”的問題。如沒有嚴(yán)格將監(jiān)管制度落到實(shí)處，工程監(jiān)理方、文件編制中介機(jī)構(gòu)等忽視了監(jiān)管制度，也不重視工程文件編制過程的監(jiān)管。此外也沒有嚴(yán)格落實(shí)跟蹤指導(dǎo)制度，一些檔案管理人員不熟悉項(xiàng)目工程承包方、交工日期和移交檔案的時(shí)間等，很少深入現(xiàn)場(chǎng)為檔案編制工作提供檢查指導(dǎo)工作，這樣檔案形成階段就存在著各種隱患。

（三）硬件設(shè)施比較落后。為保證重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作的水平，還要重視檔案室的建設(shè)工作，從而妥善保存各種檔案資料，便于今后可以得到有效的利用。不過現(xiàn)階段一些單位為了省事，對(duì)檔案進(jìn)行隨意堆放，容易出現(xiàn)資料丟失的現(xiàn)象，也經(jīng)常發(fā)生損壞。此外一些單位還缺乏專門的檔案室，這為重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理造成了不利影響，檔案保管和查詢不能順利開展。甚至一些單位還未將計(jì)算機(jī)等設(shè)備配置齊全，防火、防盜和防潮等措施未到到位，會(huì)嚴(yán)重威脅檔案資料的安全。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)不高。為提升重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理效果，需要有一批素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案管理人才隊(duì)伍。這項(xiàng)工作有著很強(qiáng)的專業(yè)性，要求檔案管理人員始終保持著高度的責(zé)任感，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，同時(shí)具備奉獻(xiàn)的精神。當(dāng)前，檔案管理信息化進(jìn)程越來越快，要求檔案管理人員具備較高的文化素質(zhì)，掌握一定的信息技術(shù)。不過從現(xiàn)階段情況來看，檔案管理人員責(zé)任意識(shí)還有待提升，重大工程項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理未保持一致，在竣工驗(yàn)收的過程中，也僅僅是做好了臨時(shí)整理工作，經(jīng)常出現(xiàn)造假的情況。一些檔案管理人員對(duì)檔案內(nèi)容不了解，而工程技術(shù)人員也不熟悉檔案業(yè)務(wù)，在歸檔上容易發(fā)生混亂。一些檔案管理人員缺乏較強(qiáng)的進(jìn)取意識(shí)，不愿意主動(dòng)鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)與技能，這些都為重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的管理帶來了不利影響。

三、重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的對(duì)策

（一）及時(shí)做好檔案資料的收集與整理工作。對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案而言，收集與歸檔是最基礎(chǔ)的工作，需要認(rèn)真將這項(xiàng)工作做好，只有這樣，之后的檔案管理工作才能有序跟進(jìn)。重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案有著較長(zhǎng)的周期、流程很多，并涉及眾多的部門與階段，有著廣泛性、復(fù)雜性以及多樣性等特征。受到經(jīng)濟(jì)利益、工期等因素的影響，通常對(duì)工程質(zhì)量比較重視，忽視了工程檔案管理工作，對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集、整理與歸檔工作而言，不能與工程建設(shè)保持協(xié)調(diào)，容易造成重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作出現(xiàn)滯后的情況，不利于今后工程檔案資料的高效利用。對(duì)此，必須做好重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集工作，保證其完整性與真實(shí)性，在工程竣工以后，需要全面開展文件材料的清理與歸檔工作。對(duì)勘察設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理等單位來說，需要根據(jù)規(guī)范整理，將檔案及時(shí)移交給建設(shè)單位。工程竣工后需要申請(qǐng)檔案部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行登記和驗(yàn)收，通過驗(yàn)收以后才能開展竣工驗(yàn)收工作。尤其要做好可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、合同、立項(xiàng)文件等資料的收集工作，妥善進(jìn)行保存，并從實(shí)際情況出發(fā)，將工作的重點(diǎn)明確下來，制定可行的整改措施。要對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作思路與方法進(jìn)行拓展，對(duì)檔案資源建設(shè)方法進(jìn)行創(chuàng)新，站在全局的角度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，讓檔案資源建設(shè)有更強(qiáng)大的動(dòng)力與活力。

（二）完善并落實(shí)檔案管理制度。要做好重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理法律法規(guī)的宣傳力度，切實(shí)增強(qiáng)各方人員的重視程度，能夠真正意識(shí)到加強(qiáng)重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的重要性。要將具體的責(zé)任明確下來，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，促進(jìn)檔案資源建設(shè)加快。對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)而言，涉及規(guī)模較大，經(jīng)歷的周期較長(zhǎng)，會(huì)形成各種類型的材料，尤其是環(huán)節(jié)比較多，與很多單位都密切相關(guān)，需要提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。這需要進(jìn)一步對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，并嚴(yán)格落到實(shí)處，這是提升檔案管理工作效率的有效手段，確保將檔案資料應(yīng)有的作用發(fā)揮出來。

（三）加大資金投入力度，完善設(shè)備。應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，加快標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的建設(shè)速度，同時(shí)將計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、打印機(jī)、掃描儀及防磁柜等設(shè)備配置齊全。在信息環(huán)境中，人工管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，必須充分應(yīng)用好先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備，做好檔案管理軟件的開發(fā)工作，促進(jìn)檔案立卷、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)和借閱等工作能夠順利進(jìn)行。要盡快轉(zhuǎn)變?nèi)斯げ僮鞯姆绞剑糜?jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案管理工作，能夠提升信息的存儲(chǔ)量，確保有更快的檢索效率。這樣可以有效簡(jiǎn)化檔案管理人員的工作，促進(jìn)工作效率不斷提升，提升了重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的利用率。此外，還要加快檔案室的建設(shè)，安排專職人員負(fù)責(zé)管理，將進(jìn)入權(quán)限明確下來，做好防盜、防火、防潮和防蟲等工作。若是條件允許，有足夠的資金，還應(yīng)建立局域網(wǎng)，讓檔案信息資源得到共享，這樣查閱才更加便捷。要設(shè)立專門負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，由專人負(fù)責(zé)，完善專用箱柜等基礎(chǔ)設(shè)施配置，并將保管期限明確下來，針對(duì)超出保管期限的檔案，需要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)定及時(shí)銷毀。

（四）提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力。在重大工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，要從立項(xiàng)開始，就要安排專人負(fù)責(zé)收集、整理文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)及聲像記錄等資料。對(duì)重大工程項(xiàng)目建設(shè)單位的領(lǐng)導(dǎo)而言，不僅要重視工程投資、質(zhì)量、進(jìn)度及安全等工作，還要提高檔案管理意識(shí)，在重大工程項(xiàng)目建設(shè)議事日程中納入檔案管理工作，并安排綜合素質(zhì)較高、業(yè)務(wù)能力極強(qiáng)的檔案管理人員，為檔案管理工作的正常開展奠定良好的基礎(chǔ)。此外，還要定期組織開展對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，讓他們充分認(rèn)識(shí)到做好檔案管理工作的重要性，能夠盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，學(xué)習(xí)到各種先進(jìn)的技術(shù)，豐富檔案管理知識(shí)體系。對(duì)檔案管理人員而言，也要真正意識(shí)到學(xué)習(xí)的重要性，主動(dòng)提升自己的知識(shí)水平，能夠創(chuàng)造性開展檔案管理工作。這樣才能保證提升重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作成效，為工程建設(shè)提供可靠的依據(jù)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在重大工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，需要重視做好檔案管理工作，這是提升檔案利用率的有效手段。要加大資金的投入力度，完善各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎(chǔ)。此外，檔案管理人員要在思想上引起高度重視，認(rèn)真做好重大工程項(xiàng)目建設(shè)檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并充分用好現(xiàn)代信息技術(shù)，讓檔案的查詢、利用更加便捷、高效，為重大工程項(xiàng)目建設(shè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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