淺析檔案管理理論運用在實操中遇到的問題

張雯

【摘要】本文以檔案管理相關(guān)理論運用為前提，同實際操作進行對比分析，發(fā)現(xiàn)理論運用同實操間存在一些問題，進而從檔案管理方法運用效果的真實現(xiàn)狀以及如何將理論方法同實踐高度結(jié)合的角度進行論述，得出只有摸索總結(jié)出一套同檔案管理實際緊密結(jié)合且真正落到實處的檔案管理方法，才能更好地解決檔案管理實操中遇到的問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；理論；運用；實操；問題

在已有檔案管理的文獻資料中，有著各式各樣的關(guān)于檔案管理的概念論述、重要性強調(diào)和方法指導，論述詳盡，方法多樣，但是，這些理論方法真正落實到現(xiàn)實運用中時，收效往往大打折扣。檔案管理這一被視為明確的概念在現(xiàn)實層面并不明確，被經(jīng)常流于表面地進行應付使用和普遍輕視。在社會普遍意識形態(tài)中的地位仍很低，這種為了理論而理論，看似完美合理的眾多技巧和方法，為什么到了實踐運用中卻收效甚微？解決上述問題的前提是：需認清檔案管理的理論運用同實操之間到底存在哪些方面的問題？只有將前提背景厘清后，所思考出的解決辦法才是真正行之有效的。

一、理論研究和實際工作存在脫節(jié)現(xiàn)象

檔案管理具有分散性和多樣性特點，對檔案工作者有著細致性要求，是一項繁瑣的工作。在目前能收集到的有關(guān)檔案管理概念和方法的描述中，大多數(shù)屬于觀念性闡述，且僅停留在傳統(tǒng)層面，缺少符合現(xiàn)代年輕一代檔案工作者心性的觀念注入，缺少對檔案工作重要性和可行性的精神認同，浮于研究和理論的表面。

同實際工作中面臨的情況相比較發(fā)現(xiàn)：現(xiàn)有的檔案管理理論及方法在指導性、針對性和操作性上還存在不足；對檔案知識的教育普及缺少真切的學術(shù)思考和研究；對檔案管理在現(xiàn)實重要性方面，過于粉飾并試圖淡化其在現(xiàn)實中的弱勢地位；對檔案管理方法的研究切入點建立在理想化的基礎上。

這些不敢直面真實問題所在，僅從意識上闡述戰(zhàn)略性要求而不易操作的概念和方法，在這個不夠真實的前提下所提出的一切方法和技巧運用，只會變得合理但不合現(xiàn)實。最終缺失了理論應當澄清事實、指導實踐的作用，造成理論和實操之間的脫節(jié)。

二、檔案硬件標準和現(xiàn)實配置存在差距

隨著信息化時代的到來，迎來了紙質(zhì)檔案與電子檔案共同建設的局面，一方面要求遵循紙質(zhì)檔案必存但盡量不重復保存的原則，另一方面要求確保做好電子檔案防火防盜和防病毒的防護保存工作。

針對紙質(zhì)檔案的管理，除了前期收集整理外，紙質(zhì)檔案的存放也是檔案工作的重點，對專業(yè)場館的建設有著明確的要求，這是紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性特點決定的，要求該類檔案需要一個特定場所予以保存。盡管目前已經(jīng)開始投入電子檔案的建設工作，可以從一定程度上緩解紙質(zhì)檔案存放空間需求壓力，但是紙質(zhì)檔案不能完全被電子檔案替代，對存放空間的需求必然是越來越大，需要滿足未來至少五年的需求量，但很多單位目前甚至沒有專門的場所用于現(xiàn)有檔案存放，更談不上滿足較長時期的存放需求。

針對電子檔案的管理也提出了建設數(shù)字檔案館的要求，這是在檔案信息化建設飛速發(fā)展、相關(guān)標準和規(guī)范不斷完善的情況下提出的。由于是新興領(lǐng)域，部分機關(guān)檔案部門對電子檔案相關(guān)的標準建設的必要性、緊迫性認識不足，檔案部門在辦公自動化系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃設計、功能需求、文件格式要求等方面的話語權(quán)也無法有效保障。

以上兩方面的理論標準對組織管理、設備設施、業(yè)務建設等方面已經(jīng)有了較詳盡的認定內(nèi)容及有關(guān)細則，但仍存在宏觀要求多，具體要求少；原則條文多，明確規(guī)定少的情況，這種“標準”同“現(xiàn)實”之間的差距是我們亟待解決的難題。

三、人員配置無法滿足實際工作需求

從檔案人員配置的相關(guān)要求看，檔案工作者需要從政治思想、知識觀念、領(lǐng)導風格、實踐能力等方面武裝和提升自己，這需要主客觀共同努力才可能實現(xiàn)。但現(xiàn)實情況是——從領(lǐng)導層到基層往往存在一個怪異的局面：看似高度的重視卻是選擇性漠視，看似積極豐富的各類口號卻是近乎一成不變的狀態(tài)，仍然不確信、重試探、真淡漠。一切要求的出發(fā)點都是具有一定高度的，但如果僅僅只是從理論概念統(tǒng)一進行概括性理解，而沒有認清實際工作中面臨的困難局面，這些理想化的“完美”要求其本身是無法真正滿足實際需要的。

從檔案人員配置的結(jié)構(gòu)數(shù)量來看，僅僅最基本的檔案分類、裝訂都需要人工輔助專業(yè)器械才能做到符合要求，每一個步驟都需要“人力資源”的合理化分配，但在檔案管理人員配置方面，常出現(xiàn)“人手不足”的現(xiàn)象。除了檔案機關(guān)部門由專職人員負責，很多檔案分支機構(gòu)的工作都是由辦公室的勤雜人員兼職完成，同時部分檔案一線工作者本身對檔案管理工作的細致要求不夠嚴謹，難以做到工作“保質(zhì)”，同外部人際交流也相對較少，只需要在自己的小空間完成整個檔案管理流程，得不到重視，工作價值感較低，檔案人員的流動性較強，難以做到工作“保量”。

通過上述問題分析得出：只有摸索總結(jié)出一套從理論研究、硬軟件配置同檔案管理實際緊密結(jié)合的檔案管理理論方法，才能更好地解決檔案管理運用在實操中遇到的問題。

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