信息時代如何做好檔案管理工作

宗孝麗

【摘要】檔案管理信息化的建設(shè)，使檔案管理工作越來越標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提升了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。本文主要分析當(dāng)前檔案管理工作存在的問題以及提升檔案管理工作水平的對策。

【關(guān)鍵詞】信息時代；檔案管理；對策

檔案管理對于企業(yè)而言有著重要意義，檔案管理涉及內(nèi)容廣泛，包括歷史文獻(xiàn)、文件資料、數(shù)據(jù)資源等。信息技術(shù)的不斷發(fā)展和進(jìn)步，產(chǎn)生許多新型的檔案管理內(nèi)容，例如，視聽資料、電子文件、信息化資源等等，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時代的管理要求，尤其是針對一些機(jī)構(gòu)龐大，有著眾多下屬單位的大型企業(yè)，其檔案管理在內(nèi)容、形式、管理方法上都存在著差異，面臨較多的檔案管理問題，因此，信息時代要創(chuàng)新檔案管理工作，提升檔案管理水平。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化問題。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理是檔案管理工作的重要前提，然而當(dāng)前檔案管理工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，主要表現(xiàn)在：在信息時代背景下，檔案信息系統(tǒng)建設(shè)形式和層次各不同相同，導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，影響檔案管理工作的開展。

（二）缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員。信息時代背景下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化管理，需要高素質(zhì)的檔案管理人員，當(dāng)前，檔案管理工作重視程度較低，檔案管理人員大多從企業(yè)內(nèi)部選擇人員進(jìn)行兼職，缺乏檔案管理的專業(yè)人才，部分管理人員雖然具備一定的檔案管理專業(yè)知識，但是信息化能力不足，只有具備檔案管理專業(yè)素質(zhì)和信息化能力，才能適應(yīng)新時代檔案管理工作的崗位要求。

二、信息時代背景下檔案管理的相關(guān)對策

（一）提升檔案管理意識。信息時代背景下，做好檔案管理工作，需要提升檔案管理意識。首先，企業(yè)管理層需要意識到檔案管理的重要價值，重視企業(yè)檔案管理工作。其次，檔案管理人員提升檔案管理意識，檔案管理人員在工作中，不斷總結(jié)和反思，提升自己的信息化水平和服務(wù)意識，為企業(yè)提供檔案管理服務(wù)。

（二）創(chuàng)新檔案管理模式。信息時代背景下，做好檔案管理工作，需要創(chuàng)新檔案管理模式，提升管理效率。首先，建立完善的檔案管理機(jī)制，建立起相應(yīng)的激勵制度，以此來約束檔案管理人員的行為，提升檔案管理人員的積極性。其次，檔案管理信息化建設(shè)。利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)，可以改變傳統(tǒng)檔案管理模式，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。最后，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，提升自己的工作水平。企業(yè)需要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和信息化培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，檔案管理人員要總結(jié)和創(chuàng)新檔案管理工作，提升檔案管理效率。

（三）完善檔案管理工作制度。檔案管理工作涉及內(nèi)容較為廣泛，需要建立起完善的檔案管理制度，確保檔案管理工作的有效開展。檔案管理工作是一項(xiàng)動態(tài)的管理過程，在檔案管理中，需要對檔案信息進(jìn)行鑒定、登記、檢查，出現(xiàn)新的檔案信息還需要及時補(bǔ)充，保證檔案信息的真實(shí)性和完整性。完善的檔案管理工作制度，可以有效規(guī)范檔案管理人員的日常行為，管理人員嚴(yán)格按照制度要求工作，確保檔案管理的完整性和連續(xù)性，避免出現(xiàn)檔案丟失和混亂的情況。此外，完善的檔案管理工作制度也是一種監(jiān)督機(jī)制，監(jiān)督檔案管理人員，提升檔案管理和服務(wù)意識，保證企業(yè)檔案管理處于一個良好的水平。

（四）提升檔案管理的安全意識。檔案管理工作本身就是一項(xiàng)具有保密性質(zhì)的工作，保證檔案的安全至關(guān)重要。檔案管理的信息化建設(shè)，由于網(wǎng)絡(luò)的開放性和共享性，信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，雖然大幅度提升了檔案管理水平，但同時也面臨一些問題。網(wǎng)絡(luò)時代背景下，信息安全成為不容忽視的問題，網(wǎng)絡(luò)入侵檔案管理系統(tǒng)或者內(nèi)部人員泄露檔案信息，檔案管理工作面臨巨大的安全隱患，主要表現(xiàn)為：首先，檔案管理信息化，在網(wǎng)絡(luò)建立檔案信息，檔案信息成為一種資源，在網(wǎng)絡(luò)平臺共享，容易被一些別有用心的人利用和修改。檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版形式，逐步過渡到電子版形式，我國對于電子檔案的管理，缺乏相關(guān)的規(guī)定，這就導(dǎo)致一些別有用心人員，為了自己的利益，對電子檔案信息進(jìn)行篡改，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)失真的情況。其次，網(wǎng)絡(luò)存在許多病毒、木馬、惡意軟件等，這些不安全因素，都會給電子檔案帶來影響。例如，一些木馬和病毒程序，入侵到檔案管理系統(tǒng)中，會盜取檔案信息，甚至可以隨意刪除或者修改檔案內(nèi)容，檔案信息容易神不知鬼不覺地被篡改。最后，檔案管理工作中，檔案管理人員個人失誤，也容易導(dǎo)致檔案信息的丟失，例如，誤刪檔案資料或者存儲設(shè)備丟失等。因此，信息時代，檔案管理必須提升安全意識，做好檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，及時更新殺毒軟件，做好檔案的備份工作。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于企業(yè)而言有著重要的意義，由于檔案管理工作涉及內(nèi)容廣泛，做好檔案管理工作，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，提升檔案管理意識，企業(yè)管理層和檔案管理人員，需要意識到檔案管理的重要性，做好檔案管理工作。其次，完善檔案管理制度，規(guī)范和監(jiān)督檔案管理行為，保證檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。最后，提升安全管理意識。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息面臨安全隱患，做好系統(tǒng)防護(hù)工作，更新殺毒軟件，定期備份檔案內(nèi)容。

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