對政府檔案管理信息化建設的思考與探索

梁仕梅

【摘要】隨著國民經(jīng)濟的不斷發(fā)展，辦公自動化技術得到廣泛的應用，政府上網(wǎng)工程和政府信息化的持續(xù)快速推進，使得電子檔案管理成為一項迫切的政府檔案管理現(xiàn)實任務，促進其信息化建設勢在必行。下面就從政府檔案管理信息化建設的重要性入手，探索促進信息化建設的策略，以助力政府部門提高檔案信息利用率。

【關鍵詞】政府部門；檔案管理；信息化

最近幾年，圍繞應用信息技術的信息化建設浪潮席卷全球，信息化成為最強大的社會發(fā)展推動力。在該形勢下，國家作出將推進國民經(jīng)濟與社會信息化放在優(yōu)先位置的戰(zhàn)略決策，檔案管理信息化建設也得到重視，思考并探索政府檔案管理信息化建設意義重大。

一、政府檔案管理信息化建設的重要性

政府檔案是記載政府部門工作的原始數(shù)據(jù)資料，對開展政府工作有重要的積極作用。而以應用信息技術為代表的檔案管理信息化建設促使政府檔案進入新的階段，使信息化建設變得至關重要。一是信息化改變政府部門的檔案載體，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在信息技術的廣泛應用下逐漸變成電子文件，拋棄過去手工管理檔案的工作方式。二是信息化建設提高政府檔案利用率，因為政府部門的檔案管理歸根結底就是為使用者提供便利，傳統(tǒng)的檔案管理從收集、整理到歸檔、利用的過程相當繁瑣，要經(jīng)歷很長的周期，而信息化建設大大縮短檔案的形成時間、利用時間，使檔案利用率的提高獲得新捷徑。三是信息化促使政府檔案從重保存變成重利用，用戶只需獲得賬號與口令，就能隨時隨地使用檔案，通過計算機實現(xiàn)人機對話，打破時空限制，方便檔案信息資源的使用。

二、促進政府檔案管理信息化建設的策略建議

（一）立足政府部門實際，構建長效檔案管理機制。檔案管理信息化建設在政府部門難以促進，主要原因在于使用者的計算機操作水平較低。如果在政府部門特別是基層政府部門實行檔案管理信息化建設，由于政府部門與群眾都習慣使用紙質(zhì)檔案、摘抄信息，導致很多信息使用者就很難得到所需信息，無紙化辦公難以快速滿足實際需求。與此同時，站在技術的角度，政府檔案管理者很難保證檔案實體、檔案信息存儲載體等的安全，阻礙政府檔案管理信息化建設進程。因此，政府部門要針對歸檔的紙質(zhì)檔案和電子文件，實施雙軌制管理方法，將兩者編成一致的檔案卷號與著錄信息，完成數(shù)據(jù)備份工作，方便使用者查閱檔案。如果條件允許，政府部門還可逐步促進數(shù)字檔案室建設，將分散在不同地理位置和載體中的檔案信息進行數(shù)字化存儲，以有序的綜合信息資源為檔案管理核心，為各類政府工作提供規(guī)模大、信息量大的分布式數(shù)字信息服務，有效共享政府檔案資源。

（二）建立檔案管理系統(tǒng)，提高政府檔案的利用率。一方面，政府部門要促進文檔一體化管理系統(tǒng)建設。實施政府信息公開明確要求政府部門要及時主動為檔案機構提供公開的政府信息的義務，而檔案機構要整理、歸檔并保存政府部門的信息，這就要求政府部門要建成文檔一體化管理系統(tǒng)，和政府電子政務系統(tǒng)、檔案信息化管理系統(tǒng)與政務網(wǎng)銜接，構建統(tǒng)一整體。政府部門還要重視設計電子文件的歸檔、管理等功能，為公眾有效提供檔案利用服務，滿足公眾對政府檔案信息的查詢與利用需求。另一方面，政府部門要促進檔案網(wǎng)站建設。如今，檔案網(wǎng)站越來越多，但普遍存在內(nèi)容和功能單一、更新速度緩慢等問題，總體建設情況不容樂觀。所以政府部門要注意豐富檔案網(wǎng)站的內(nèi)容，完善其服務功能，不僅要宣傳檔案新聞，還要結合政府部門的信息公開工作，專門開設政府信息公開欄目，提供政府部門公開信息的檢索功能與查閱功能，讓公眾及時享受查詢和下載政府部門公開信息的服務，同時閱覽現(xiàn)行文件，及時更新檔案網(wǎng)站所提供的政府部門公開信息。此外，政府部門要在建設檔案網(wǎng)站時基于館藏資源特征形成針對性強的檔案信息內(nèi)容與服務，聘請專業(yè)人士協(xié)助設計檔案網(wǎng)站，使檔案網(wǎng)站發(fā)揮應有價值，不斷提高政府檔案信息利用率。

（三）發(fā)揮信息管理效能，提高政府檔案服務質(zhì)量。政府部門要注意了解自身開展檔案管理信息化建設的狀況，以便更直觀地發(fā)現(xiàn)其中的問題，探索有效的解決措施，促進檔案信息管理效能的發(fā)揮，提高政府檔案服務的質(zhì)量與水平。一般情況下，維系檔案信息化建設的安全保密工作是重中之重，其技術通常涵蓋信息加密技術、數(shù)字證書、網(wǎng)絡防火墻技術等，把這些技術手段落實到檔案管理信息化建設之中，能有效避免檔案信息丟失。所以政府部門在檔案管理信息化建設中應更好地利用長期保存的檔案信息資源，并通過技術性的分析和處理提取有效信息，為公眾提供更便捷、更安全的檔案服務。在檔案管理信息化建設實踐中，政府部門還要對信息化工作人員實施科學的分類，區(qū)分出不同的檔案信息化操作群體，其中的訪問控制應嚴格遵循最小權限原則，盡可能細化到每一個用戶、每一項任務、每一份檔案，從而強化對政府檔案的細節(jié)管理。但將信息技術應用于政府檔案管理當中是一項科學的、長期的、系統(tǒng)性的工程，需要政府部門在檔案管理信息化建設的執(zhí)行中逐步完善檔案信息管理效能，不斷優(yōu)化檔案服務。

三、結語

在信息化浪潮下，政府部門要充分認識到檔案管理信息化建設的重要性，并在檔案管理中堅持與時俱進，不斷促進信息化建設，利用信息技術創(chuàng)造性地開展檔案管理工作，拓展檔案信息服務領域，改革檔案管理服務方式，更好地適應社會發(fā)展需求，為建設社會主義政治文明、物質(zhì)文明與精神文明貢獻更大的力量。

【參考文獻】

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