就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作要點(diǎn)分析與解讀

張雪純

【摘要】就業(yè)服務(wù)中心是為各類人員就業(yè)提供相關(guān)服務(wù)的機(jī)構(gòu)，其工作性質(zhì)較為特殊，因此，就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理工作也與一般的企事業(yè)單位有所區(qū)別。為使就業(yè)服務(wù)中心在維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定中的作用得以充分發(fā)揮，必須重視檔案管理。基于此點(diǎn)，本文從建立檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)、優(yōu)化檔案管理工作流程、拓展人事檔案管理方式三個(gè)方面，對(duì)就業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行分析解讀。

【關(guān)鍵詞】就業(yè)服務(wù)中心；檔案管理；工作要點(diǎn)

一、建立信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為檔案管理工作服務(wù)

就業(yè)服務(wù)中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，為提高檔案管理水平和工作效率，可對(duì)信息化技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，構(gòu)建起一套相對(duì)完善的信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。就業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)將各類人員的就業(yè)信息管理放在工作的首位，收集數(shù)據(jù)信息，建立求職者檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)能夠?qū)η舐氄叩南嚓P(guān)信息進(jìn)行快速查詢，如個(gè)人基本信息、求職信息等，由此可確保相關(guān)人員就業(yè)服務(wù)工作的有序開(kāi)展。同時(shí)，就業(yè)服務(wù)中心可將各類人員的求職信息全部錄入到信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中，由系統(tǒng)對(duì)這些信息進(jìn)行分類，利用檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為求職者提供最適宜的崗位和職位建議，幫助失業(yè)人員在最短的時(shí)間內(nèi)重新就業(yè)，達(dá)到維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定的目的。

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案具有占地面積大、容易丟失和損壞等特點(diǎn)，并且也不便于使用者查詢。對(duì)此，就業(yè)服務(wù)中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，可將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化作為工作重點(diǎn)，利用掃描技術(shù)，將紙質(zhì)檔案中的信息數(shù)字化，并存儲(chǔ)到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，由此除了便于檔案存儲(chǔ)和保管之外，還能提高檔案的利用效率。此外，就業(yè)服務(wù)中心應(yīng)當(dāng)對(duì)各部門中的信息資源加以整合利用，檔案管理人員則可通過(guò)內(nèi)網(wǎng)與各部門的主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，并建立由各部門及專業(yè)人員組成的網(wǎng)絡(luò)信息管理機(jī)構(gòu)，在做好基礎(chǔ)性工作的前提下，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理，定期發(fā)布專業(yè)信息。

二、對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化為檔案規(guī)范化管理服務(wù)

就業(yè)服務(wù)中心檔案管理的工作流程與管理質(zhì)量、管理水平等方面有著密切的關(guān)聯(lián)，為此，應(yīng)對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，以此來(lái)確保檔案管理規(guī)范化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。由于就業(yè)服務(wù)中心的工作性質(zhì)比較特殊，從而使得檔案材料的收集成為檔案管理的工作重點(diǎn)，為保證收集的檔案材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可靠，應(yīng)對(duì)材料收集的相關(guān)細(xì)節(jié)加以注意。

首先，應(yīng)建立一個(gè)就業(yè)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)材料的形成特點(diǎn)，采取多種收集方式相結(jié)合的方法開(kāi)展收集工作，如定時(shí)收集、補(bǔ)充收集等。

其次，所有與就業(yè)人員或是用人單位簽訂的檔案管理合同，均應(yīng)當(dāng)以契約形式對(duì)雙方應(yīng)當(dāng)享有的權(quán)利及履行的義務(wù)進(jìn)行明確，并對(duì)形成的材料進(jìn)行及時(shí)收集和歸檔保存。

再次，必須保證所有接收的檔案內(nèi)容完整、材料齊全，任何單位不得以各種名義和理由，扣留檔案材料，也不可以采用分批的方法對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)出。檔案管理人員在對(duì)檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，若是發(fā)現(xiàn)材料有缺失的情況，應(yīng)索取相關(guān)的證明文件，以此來(lái)確保材料的完整性。

最后，應(yīng)改變檔案材料的收集保存方式，從被動(dòng)接收，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)收集，可以通過(guò)創(chuàng)建新型的存檔模式，解決人檔分離的問(wèn)題，就業(yè)人員檔案材料的收集與整理工作，可由用人單位代為完成，并在制作成正式的材料后，送交就業(yè)服務(wù)中心，由就業(yè)服務(wù)中心的檔案管理部門，按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定要求，對(duì)檔案材料進(jìn)行審核，確認(rèn)符合要求后，進(jìn)行歸檔保存。

此外，隨著我國(guó)人事制度改革進(jìn)程的不斷深化，就業(yè)人員的流動(dòng)將會(huì)變得越來(lái)越頻繁，因此，就業(yè)服務(wù)中心，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的轉(zhuǎn)遞手續(xù)加以規(guī)范，并將之作為檔案管理的重點(diǎn)工作來(lái)抓，從而確保就業(yè)人員的檔案能夠順利轉(zhuǎn)遞。

三、拓展人事檔案管理方式為檔案管理開(kāi)辟新路徑

近年來(lái)，隨著人事派遣制度在我國(guó)一些城市的推行，對(duì)就業(yè)服務(wù)中心人事檔案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就業(yè)服務(wù)部門成為員工的法定雇主，并全權(quán)負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理工作，而用工單位則與就業(yè)服務(wù)部門簽訂人事租賃合同，這樣勞動(dòng)關(guān)系發(fā)生轉(zhuǎn)移，由此大幅度提升了人力資源的配置和使用效率，也給就業(yè)人員提供了更多的就業(yè)機(jī)會(huì)。在人事派遣制度下，人事與勞動(dòng)關(guān)系的一體化管理格局被打破，就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)成為了人員的管理部門，而用人單位則只負(fù)責(zé)對(duì)人才的使用。同時(shí)，人才資源實(shí)現(xiàn)了高度共享，用人單位可以按照自己的需要對(duì)人才進(jìn)行選擇，避免了人才選用不當(dāng)給企業(yè)帶來(lái)的影響和損失。此外，原有的編制限額隨之突破，進(jìn)一步滿足了各單位的用人需求。如一些定員定編的單位，可通過(guò)人事派遣的方式增加編外員工，這樣無(wú)需擴(kuò)大編制，也能解決單位對(duì)人才的需求問(wèn)題。就業(yè)服務(wù)部門在人事派遣制度中是就業(yè)人員的雇主，他們的角色發(fā)生了轉(zhuǎn)變，被派遣人員的人事檔案成為檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容，為對(duì)被派遣人員有更加全面的了解，檔案管理部門需要定期對(duì)相關(guān)人員的檔案內(nèi)容加以完善，如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)考核結(jié)果等等。當(dāng)派遣人員的合同到期之后，如果不再續(xù)簽，其人事關(guān)系仍由就業(yè)服務(wù)部門代理。

四、結(jié)論

綜上所述，就業(yè)服務(wù)中心在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)抓住工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，將主要精力放在為相關(guān)人員提供就業(yè)服務(wù)上，最大限度地發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值，解決人員就業(yè)問(wèn)題，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定。

【參考文獻(xiàn)】

[1]傅劍波，朱萬(wàn)木，劉學(xué)偉.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理 提高公共就業(yè)與人才服務(wù)水平[J].蘭臺(tái)世界，2017（12）：134-135.

[2]張海艷.勞動(dòng)就業(yè)和社會(huì)保障的檔案管理規(guī)章制定原則思考[J].信息系統(tǒng)工程，2017（3）：64-66.

[3]丁巖.優(yōu)化失業(yè)人員檔案管理以推進(jìn)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)思考[J].民營(yíng)科技，2017（1）：42-43.