信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑探討

李延哲

【摘要】本文在簡(jiǎn)要介紹檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，對(duì)信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑進(jìn)行了探討，提出了使用乾坤OA系統(tǒng)這一方法。希望對(duì)相關(guān)檔案管理工作者有所幫助。

【關(guān)鍵詞】信息一體化；檔案管理；大型國(guó)企；乾坤0A系統(tǒng)

檔案管理是一種整理文件的常用方法，科學(xué)合理的管理方式不僅能夠更好地掌握檔案文件的內(nèi)容，而且還能節(jié)省檔案查閱和翻找的時(shí)間。一套合理的檔案管理模式不僅能夠提高企業(yè)的工作效率，而且還能減少企業(yè)運(yùn)營(yíng)需要的成本。不同企業(yè)類型對(duì)應(yīng)不同的管理方式，一套適合本企業(yè)的檔案管理方式對(duì)企業(yè)發(fā)展有非常重要的作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)體制的不斷改革，我國(guó)經(jīng)濟(jì)也開始進(jìn)入了一個(gè)新的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，國(guó)企檔案管理工作也隨之產(chǎn)生了重大變化。政府機(jī)構(gòu)也在職能轉(zhuǎn)變的過(guò)程中逐漸降低了對(duì)于大型國(guó)有企業(yè)檔案工作的干預(yù)。在市場(chǎng)改革的進(jìn)程中，大型國(guó)有企業(yè)也逐漸朝著多元化、集團(tuán)化的方向發(fā)展，甚至有些國(guó)有企業(yè)已經(jīng)發(fā)展成為跨地域集團(tuán)，總公司和子公司之間形成了一種以資產(chǎn)為聯(lián)系的新型紐帶關(guān)系，在這種關(guān)系中，檔案管理的行政作用被進(jìn)一步弱化。近些年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案載體也呈現(xiàn)出多種和多樣化發(fā)展的趨勢(shì)，各種新技術(shù)的發(fā)展對(duì)現(xiàn)代化檔案管理方式提出了挑戰(zhàn)。在新背景下，國(guó)企更應(yīng)該適應(yīng)市場(chǎng)的需求，改革檔案管理理念和管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理方式和手段建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案資源在最大程度上開發(fā)利用。在這樣的背景下，乾坤OA系統(tǒng)出現(xiàn)了。這種系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于可以將實(shí)時(shí)信息和歷史檔案進(jìn)行歸納處理，對(duì)于跨地域國(guó)企實(shí)行異地檔案管理有著非常大的幫助。

一、信息一體化對(duì)企業(yè)檔案管理的影響

（一）提升檔案管理執(zhí)行效率。執(zhí)行效率是企業(yè)提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的主要條件。筆者對(duì)使用乾坤OA系統(tǒng)的企業(yè)進(jìn)行了調(diào)查，調(diào)查結(jié)果顯示，在使用該系統(tǒng)之前，單位檔案手工管理流程最多可以達(dá)到十一步，在使用該系統(tǒng)之后數(shù)據(jù)直接從各個(gè)客戶端流入系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行加工處理，然后再傳送給不同部門以供使用。同傳統(tǒng)檔案處理模式相比，乾坤OA系統(tǒng)在輸入速度、文本規(guī)范、檔案安全等方面均呈現(xiàn)出較為優(yōu)良的作用。但是因?yàn)樵撥浖K分類較為詳細(xì)，有部分用戶反映該軟件存在安裝繁瑣、有些電腦無(wú)法實(shí)現(xiàn)軟件不同模塊同時(shí)運(yùn)行的狀況。

（二）提升文檔電子化率。文檔電子化程度的提升，不僅提升了企業(yè)的管理效率，而且節(jié)省了運(yùn)行成本。乾坤OA系統(tǒng)能夠及時(shí)整理辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行定制性收集和歸檔，解決了檔案歸納中文件和歸納流程時(shí)間差引起的多余勞動(dòng)力問(wèn)題。另外，電子化的實(shí)現(xiàn)也節(jié)省了檔案查詢需要的時(shí)間，提升了檔案管理效率，降低了檔案破損概率，降低了檔案管理成本，實(shí)現(xiàn)了檔案在集團(tuán)內(nèi)部的資源共享。

（三）降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。電子化檔案管理模式無(wú)疑實(shí)現(xiàn)了國(guó)企的檔案無(wú)紙化辦公，減少了企業(yè)在文印、人力、歸檔、外發(fā)等項(xiàng)目上的成本損耗。另外，乾坤OA系統(tǒng)可以將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中有價(jià)值的管理信息和管理經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為企業(yè)獨(dú)有的信息資源，這種內(nèi)在的資源會(huì)在轉(zhuǎn)化中成為企業(yè)獨(dú)有的競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，信息資源的創(chuàng)建也可以最大程度地發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢(shì)，突出檔案的信息服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案的一體化管理。

二、信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力。隨著國(guó)企檔案管理數(shù)字化程度的提升，國(guó)企檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相應(yīng)的理論水平也需要提升。對(duì)此，筆者認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該建立檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。國(guó)企內(nèi)部要結(jié)合自身實(shí)際情況，創(chuàng)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，為了適應(yīng)大多數(shù)員工的需求，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主，實(shí)體培訓(xùn)為輔的方式，在對(duì)管理人員進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)的層面上，著重加強(qiáng)其對(duì)軟件操作能力和檔案管理實(shí)踐知識(shí)的培訓(xùn)，為了提升員工的學(xué)習(xí)激情，企業(yè)內(nèi)部可以開展“專業(yè)技能大比拼”活動(dòng)，對(duì)優(yōu)勝者給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，促使其不斷強(qiáng)化自身技能，以便更好地為檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。

（二）創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率。我國(guó)檔案利用率低下是一個(gè)普遍的問(wèn)題，對(duì)此，企業(yè)首先應(yīng)該從根本上重視檔案管理工作，將檔案的實(shí)際作用發(fā)揮到最大。其次，國(guó)有企業(yè)還要重視檔案的開發(fā)利用，創(chuàng)新檔案管理服務(wù)工作。具體操作中，國(guó)有企業(yè)可以參照高校數(shù)字化圖書館的建設(shè)和管理模式。國(guó)有企業(yè)可以創(chuàng)建企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，提升網(wǎng)絡(luò)中的信息檢索功能，為用戶建立實(shí)時(shí)在線服務(wù)功能，隨時(shí)解決用戶在檔案查詢檢索中的問(wèn)題，提升檔案的利用率，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作水平提高。

（三）創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力。制度是保證工作正常進(jìn)行的先決條件，我們現(xiàn)在已經(jīng)找到了乾坤OA系統(tǒng)這一現(xiàn)代化的檔案管理方式，各國(guó)有企業(yè)還要根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合系統(tǒng)需要建立一套完整的檔案管理制度。在制度中，既要有對(duì)檔案管理人員的約束，也有對(duì)檔案使用者的約束，更要有對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的約束，這樣才能保證檔案管理的獨(dú)立和規(guī)范，保證制度約束中的平等性。另外，一套完備的制度體系也有利于提升檔案安全性，保護(hù)企業(yè)利益不受侵害。

四、結(jié)語(yǔ)

乾坤OA系統(tǒng)實(shí)際上是利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理和規(guī)劃，是檢驗(yàn)企業(yè)對(duì)信息整合和綜合管理能力的過(guò)程。事實(shí)證明，利用現(xiàn)代化的信息手段，將檔案信息和檔案資源有機(jī)結(jié)合起來(lái)，不僅可以提升國(guó)企運(yùn)行效率，而且還能降低管理成本，對(duì)于增大國(guó)企的競(jìng)爭(zhēng)力有積極意義。

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