辦公室行政人員的計算機文檔管理工作探析

張祥臻

【摘要】在辦公室行政人員日常工作中，主要是負(fù)責(zé)整理資料、傳遞信息、提供預(yù)案、輔助決策，促使企業(yè)能夠正常穩(wěn)定運行。所以，辦公室行政人員作為企業(yè)內(nèi)部重要組成部分，在日常文檔管理工作中，由于工作量較大，工作效率偏低，借助計算機輔助文檔管理工作，可以有效改善傳統(tǒng)工作中的不足，盡可能降低人為錯誤幾率，提升計算機文檔管理工作效率和質(zhì)量。本文主要就辦公室行政人員的計算機文檔管理工作進(jìn)行分析，針對其中存在的問題，提出合理對策予以實踐。

【關(guān)鍵詞】辦公室；行政人員；計算機；文檔管理

在現(xiàn)代社會進(jìn)步和發(fā)展中，企業(yè)市場競爭愈加激烈，面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，為了能夠謀求長遠(yuǎn)生存和發(fā)展，應(yīng)該在充分了解企業(yè)經(jīng)營情況的基礎(chǔ)上，才能作出最準(zhǔn)確的決策。這就需要企業(yè)加強檔案管理工作，整理好檔案信息資源為后續(xù)的領(lǐng)導(dǎo)決策和管理提供參考依據(jù)。文書工作室檔案的基礎(chǔ)，同時也是文書工作的進(jìn)一步延伸，文書工作質(zhì)量高低將直接影響到檔案工作質(zhì)量。尤其是在當(dāng)前企業(yè)大規(guī)模裁員的背景下，如何能夠協(xié)調(diào)處理文書和檔案工作之間的關(guān)系，成為當(dāng)前企業(yè)首要面臨的工作任務(wù)。所以，辦公室行政人員在文檔管理工作中，借助計算機技術(shù)輔助工作開展，可以有效提升文書工作質(zhì)量和效率。

一、文檔管理工作的作用

任何事件都需要在一定條件下相互轉(zhuǎn)化和相互影響，尤其是辦公室行政人員，在計算機文檔管理工作中應(yīng)該梳理清楚文書和檔案工作之間的關(guān)系，只有做好檔案工作，才能對文書工作起到積極作用，有效提升文檔管理工作成效。只有保證文件資料完整，立卷歸檔完整，才能促使文檔管理工作規(guī)范化開展，完善相配套的制度，確保辦公室各項工作有序開展。

（一）憑證作用。文書檔案的憑證作用較為突出，主要是在特定形式下將直接使用的公文轉(zhuǎn)化而來，同時記錄了真實、全面的社會活動情況，可以為實際工作開展提供充足的依據(jù)。檔案材料中包括手稿、照片、印章和錄音材料等等，這些憑據(jù)的真實性較高。通過對這些憑證資料的整理和歸檔，有助于加強文檔資料的保護(hù)，盡可能避免文檔資料丟失、損壞，為后續(xù)的相關(guān)工作開展提供查考和利用作用，查缺補漏，充分還原歷史事實。

（二）情報參考作用。檔案資料記錄了社會活動進(jìn)程，除了將人們各個歷史階段的社會活動真實記錄下來以外，還記載了人們在社會活動中積累下來的經(jīng)驗和教訓(xùn)，有助于還原歷史原貌，了解歷史的同時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)各項工作開展提供充分的參考依據(jù)。但同時，由于歷史條件的影響，人們對于事物的認(rèn)知可能存在一定局限性，不符合客觀事實，難以全面、真實地反映出當(dāng)時的歷史情況。所以，對于這些文檔資料應(yīng)該結(jié)合自身經(jīng)驗，積累經(jīng)驗教訓(xùn)，為后續(xù)工作開展奠定基礎(chǔ)。

（三）檔案信息資源開發(fā)利用基礎(chǔ)。在社會的進(jìn)步和發(fā)展中，科學(xué)技術(shù)水平得到了顯著提升，文檔資料的形式愈加多樣，除了以往的文字以外，還包括錄音、錄像和照片等等，形成規(guī)律不同，但是各種文檔資料之間的聯(lián)系較為密切。所以，應(yīng)該對記錄方式進(jìn)行充分整理，保護(hù)文檔資料。

二、辦公室行政人員的計算機文檔收集和處理

（一）建立完善的制度。辦公室行政人員的計算機文檔收集和處理工作開展中，為了確保各項工作有序開展，首要一點是建立完善的配套制度，包括復(fù)制制度、閱覽制度和外借制度，結(jié)合具體情況，實現(xiàn)不同層次人員的管理和監(jiān)督，同時保證審批手續(xù)規(guī)范化，確保后續(xù)工作有章可循，避免文檔資料丟失、損壞。

（二）提升人員專業(yè)素質(zhì)。打造一支高素質(zhì)的文檔管理人員，就需要定期組織教育培訓(xùn)，提升文檔管理人員的綜合素質(zhì)。要求文檔管理人員具備較高的責(zé)任心和服務(wù)精神，提升政治素質(zhì)；掌握扎實的專業(yè)知識，了解相關(guān)檔案法律法規(guī)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)；文化知識儲備較高，可以深入總結(jié)工作中的經(jīng)驗問題，提升文檔管理人員的文化素質(zhì)。同時，工作人員能夠嚴(yán)格遵循規(guī)章制度開展工作，具備較強的獨立處理問題能力，確保文檔資料的合理開發(fā)和利用。

（三）強化監(jiān)督和管理。結(jié)合監(jiān)督對象的不同，選擇不同的監(jiān)管措施，這就需要做好文檔管理的制度完善工作，能夠深層次與人員溝通和交流，了解利用目的所在；勤于觀察和動腦，結(jié)合利用者實際利用情況，有針對性檢查檔案資料情況，查缺補漏，進(jìn)一步將相關(guān)制度落到實處。

（四）計算機輔助文檔管理。在文檔管理工作中，為了可以有效提升工作效率，降低人工勞動強度和錯誤幾率，應(yīng)該充分發(fā)揮計算機技術(shù)優(yōu)勢，輔助文檔管理工作的開展。一般情況下，文檔管理工作中采用OFFICE辦公軟件基本上可以滿足辦公室工作需要，實現(xiàn)文字處理、表格統(tǒng)計和圖紙生成等等，自動化檢索需要的資料，構(gòu)建一體化的管理體系。

三、結(jié)論

綜上所述，文書工作是檔案的基礎(chǔ)，同時也是文書工作的進(jìn)一步延伸，文書工作質(zhì)量高低將直接影響到檔案工作質(zhì)量，借助計算機技術(shù)輔助文檔管理工作開展，可以有效降低人工勞動強度，促使工作開展更加便捷，實現(xiàn)文檔資料的高效開發(fā)和利用。

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