新公文格式視閾下企業(yè)公文規(guī)范化探微

劉家學(xué)

【摘要】《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)布實(shí)施，對(duì)推進(jìn)公文處理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化提供了基本遵循。標(biāo)準(zhǔn)基于通用性考慮，工于總體規(guī)范和宏觀原則，疏于特殊個(gè)性和微觀靈活，對(duì)于公文處理實(shí)踐而言，存在某種程度上的缺失。文章基于公文格式新國(guó)標(biāo)，從國(guó)有企業(yè)公文處理實(shí)踐出發(fā)，對(duì)部分公文格式要素有關(guān)細(xì)節(jié)的規(guī)范化處理進(jìn)行了深刻剖析，提出了有益的見(jiàn)解，對(duì)公文處理實(shí)踐和公文格式規(guī)范具有良好的借鑒意義。

【關(guān)鍵詞】公文格式；標(biāo)準(zhǔn)；規(guī)范；編排；處理

《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T 9704-2012，以下稱“新《格式》”）是由原國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)發(fā)布的關(guān)于公文規(guī)范方面的一項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位公文制發(fā)規(guī)范化的重要依據(jù)。新公文國(guó)標(biāo)對(duì)公文格式各要素進(jìn)行了統(tǒng)一規(guī)范和刪繁就簡(jiǎn)，有助于進(jìn)一步提升公文的規(guī)范性和法定性。但作為一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，可能在規(guī)范性和原則性層面著墨較多，在特殊性和靈活性方面難以全面兼顧，在公文實(shí)踐層面勢(shì)必會(huì)遇到“無(wú)據(jù)可依”的情形。本文基于新《格式》，結(jié)合國(guó)有企業(yè)公文工作實(shí)際，就部分公文格式要素的具體應(yīng)用和處理方式進(jìn)行剖析，以提高公文業(yè)務(wù)的規(guī)范化水平。

一、“份密緊”的約定與處理

新《格式》統(tǒng)一規(guī)范了“份號(hào)、密級(jí)、保密期限和緊急程序”的編排方式，消除了原黨的機(jī)關(guān)公文和國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的差異性，并規(guī)定一律置于左上角。這種編排布局有助于簡(jiǎn)化操作，減少錯(cuò)謬，緩解公文處理者的工作壓力。但新《格式》也留下了兩處未約定事項(xiàng)，給公文實(shí)踐帶來(lái)諸多困擾。

（一）“份密緊”的字體字號(hào)標(biāo)注不全面。新《格式》僅規(guī)定了“密”與“緊”兩要素的字體字號(hào)為3號(hào)黑體，對(duì)“份號(hào)”要素僅規(guī)定了字號(hào)為3號(hào)，而未規(guī)定字體格式。在公文實(shí)踐中，為統(tǒng)一規(guī)范起見(jiàn)，筆者對(duì)該字體格式進(jìn)行了明確約定?；陧?yè)面和諧統(tǒng)一美、相鄰要素對(duì)等美的考慮，再基于印制排版的方便，強(qiáng)制約定為3號(hào)黑體字，以消除企業(yè)公文人員隨意標(biāo)注或不敢標(biāo)注的煩惱。

（二）“份密緊”的關(guān)鍵要素標(biāo)注不嚴(yán)謹(jǐn)。新《格式》“7.2.2密級(jí)和保密期限”條未規(guī)定密級(jí)和保密期限同時(shí)標(biāo)注時(shí)的處理方式，僅在“11式樣”條予以舉例示意，作為一項(xiàng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，如此處理略顯隨意。為體現(xiàn)密件的嚴(yán)肅與莊重，并與非密件進(jìn)行有效區(qū)分，以達(dá)到警醒和注意目的，筆者在企業(yè)公文實(shí)踐中對(duì)此作如下約定處理：國(guó)密件中密級(jí)和保密期限之間加標(biāo)黑色實(shí)心五角星以作分隔，商密件中密級(jí)和保密期限之間加標(biāo)企業(yè)徽標(biāo)以作分隔。如此約定既能明顯地區(qū)分國(guó)密與商密文件，又能給人以直觀地警示提醒作用，從而增強(qiáng)閱文者的保密意識(shí)。

二、聯(lián)合行文的規(guī)范與處理

企業(yè)因?yàn)闃I(yè)務(wù)問(wèn)題，經(jīng)常需要以聯(lián)合行文的方式印發(fā)文件，在簽署文件時(shí)就會(huì)涉及到多人簽發(fā)文件的情形。新《格式》對(duì)“多個(gè)簽發(fā)人”也進(jìn)行了規(guī)定，即“如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊”。但是，這個(gè)規(guī)定比較籠統(tǒng)，“發(fā)文機(jī)關(guān)的順序”到底是以何為序？有行政級(jí)別尚好處理，同級(jí)別或無(wú)級(jí)別又該如何處理？對(duì)此，公文處理者往往只能處于“有矩不能依”的窘境。對(duì)于多簽發(fā)人如何規(guī)范問(wèn)題，筆者的處理原則是有行政級(jí)別的，以行政級(jí)別大小為序，依次編排；無(wú)行政級(jí)別的，以主辦單位為首，其余依業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度的密疏為序，依次編排。

聯(lián)合行文還有一個(gè)要素需要進(jìn)行再規(guī)范，即“聯(lián)合行文加蓋印章”問(wèn)題。印章與發(fā)文機(jī)關(guān)一一對(duì)應(yīng)，這很好理解；但多個(gè)發(fā)文機(jī)關(guān)如何編排，是與簽發(fā)人順序一致嗎？考慮到公文“莊重美觀”的原則，在實(shí)踐中，建議采取以下規(guī)約：主辦單位在前，每排最多三個(gè)，尾排印章居中，尾章騎年壓月。

三、附件的編排與規(guī)范

新《格式》對(duì)附件的編排有兩種情形的描述，即“與公文正文一起裝訂”和“不與公文正文一起裝訂”。其編排形式最明顯的區(qū)別就是“共同構(gòu)成一個(gè)文檔單元（在版記之前）”和“分別自成一個(gè)文檔單元（在版記之外）”。在這一點(diǎn)上，公文處理者基本都能正確理解和操作，但也有兩點(diǎn)需要作特別處理。

（一）附件的標(biāo)題編排問(wèn)題。若依據(jù)新《格式》“7.3.7 附件”條，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定“附件格式要求同正文”，那么附件標(biāo)題與正文格式相同，則應(yīng)采用3號(hào)仿宋體字，如此附件標(biāo)題與附件內(nèi)容是完全相同的字體格式，但如此必顯得不協(xié)調(diào)，有失莊重美。筆者建議，附件標(biāo)題還是宜與公文標(biāo)題相同，采用2號(hào)小標(biāo)宋體，附件內(nèi)容可與公文正文在格式上保持一致。

（二）附件的附件編排問(wèn)題。這里面涉及兩種情形：一種是在轉(zhuǎn)發(fā)文件時(shí)，被轉(zhuǎn)發(fā)文件作為公文附件另件編排，但被轉(zhuǎn)發(fā)件本身也帶有附件；另一種是附件層級(jí)較復(fù)雜，附件帶有附圖、附表或附加文件。這兩種情況下，都顯得附件體量較大，宜另件編排。但對(duì)于附件說(shuō)明中如何標(biāo)注附件之附件的問(wèn)題，新《格式》未有提及，也無(wú)示例可循。筆者建議，對(duì)于前者，宜將整個(gè)附件文件作為一個(gè)文件包對(duì)待，突顯其整體性，在附件說(shuō)明中僅體現(xiàn)附件標(biāo)題本身。對(duì)于后者，大多數(shù)時(shí)候也可參照前者處理，不需單獨(dú)對(duì)附件的附件作附件說(shuō)明，但若需體現(xiàn)附件之附件的特殊作用，還是有單獨(dú)標(biāo)注的必要性。具體操作如下：可通過(guò)層次標(biāo)注的方式編排于本附件說(shuō)明之后，回行并與本附件標(biāo)題首字對(duì)齊，分別以“附（1）××××”、“附（2）××××”形式實(shí)現(xiàn)，展現(xiàn)附件說(shuō)明的層級(jí)性和層次美。

四、圖表的編排與處理

圖和表作為一種圖片化的表現(xiàn)形式，形式活潑、信息富集，比純文字具有更高效率的信息傳遞能力，因而在文件中出現(xiàn)頻率很高。但作為紅頭公文，格式的嚴(yán)肅性和編排的美觀性在客觀上又極大地限制了圖表的使用。當(dāng)圖表出現(xiàn)時(shí)，如何規(guī)范處理，新《格式》并沒(méi)有具體條款對(duì)此進(jìn)行約定。筆者的處理經(jīng)驗(yàn)說(shuō)明如下：

（一）圖表的標(biāo)題標(biāo)注問(wèn)題。根據(jù)新《格式》規(guī)定，公文格式要素共使用了7種不同的字體、字號(hào)。字體、字號(hào)已相當(dāng)豐富了，再使用《格式》規(guī)定之外的其他字體作為圖表標(biāo)題的標(biāo)注格式肯定不可取。在新《格式》已規(guī)定的字體中，與公文正文段落字體有所區(qū)別，又要體現(xiàn)標(biāo)題的醒目性，又不至于造成層次上的混亂，建議使用4號(hào)楷體字為宜。

（二）圖表的位置處置問(wèn)題。為體現(xiàn)公文“莊重、醒目、美觀”的原則，筆者不太建議在很正式性的公文主體中穿插圖或表，否則會(huì)顯得有失公文的嚴(yán)肅和嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)也會(huì)給公文處理者的排版工作增加不少工作負(fù)擔(dān)。筆者建議，在不影響信息表達(dá)結(jié)果的前提下，適當(dāng)犧牲信息傳遞效率，盡可能以純文字描述圖或表的承載信息；若難以文字化處理，也可將圖或表剝離，單獨(dú)以附件的形式另件編排，以消減公文主體的臃腫度，進(jìn)而提升公文的簡(jiǎn)潔度和整體美感。

五、結(jié)束語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)公文是企業(yè)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理事務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書。公文作為一種工具，向格式看齊，向規(guī)范靠攏，是其題中應(yīng)有之義。企業(yè)公文的格式化、規(guī)范化對(duì)于展示公文權(quán)威，提高公文處理效率，展現(xiàn)企業(yè)形象，體現(xiàn)企業(yè)管治水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]邱惠.《黨政機(jī)關(guān)公文格式》實(shí)際應(yīng)用缺憾淺析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（7）.