事半功倍，PPT高效操作技巧薈萃

仲勇

在制作幻燈片時(shí)，我們經(jīng)常會(huì)看到別人的PPT界面跟我們不一樣，多了一些不常見的工具或功能，操作上也有所不同，我們要好幾步才能完成的操作，他們只要一步就能搞定，真正是做到操作如風(fēng)，用很少的時(shí)間完成大量的操作。是不是很羨慕呢？本文就為大家?guī)鞵owerPoint高效操作的各種技巧，相信這些技巧必將會(huì)讓您事半功倍。

注：本文會(huì)用到三個(gè)PPT插件，下載地址如下：

OneKeyTools：http：//oktools.xyz

islide：https：//www.islide.cc/download

口袋動(dòng)畫：http：//www.papocket.com

一、精準(zhǔn)選定和特殊選擇

相信很多人都碰到過這種現(xiàn)象，PPT頁面中的素材多了，想選中某個(gè)需要的素材，可素材被其它素材遮擋著，想要選中特別不方便，此時(shí)“選擇窗格”就顯示出它的作用了。

切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“選擇選擇窗格”顯示所有內(nèi)容窗格（圖1），在這里羅列著當(dāng)前頁面中的所有素材，單擊素材后的小眼睛標(biāo)志，則可將該素材暫時(shí)隱藏起來，再次單擊即可顯示，這樣就可以通過顯示隱藏素材，方便我們進(jìn)行選擇。

除了PPT自帶的選擇功能外，我們還可以借助插件來實(shí)現(xiàn)特殊選擇，比如，對(duì)于背景圖片，可以將其固定住，這樣在選擇圖片上面的素材時(shí)，就不會(huì)出現(xiàn)誤選圖片的現(xiàn)象，借助“口袋動(dòng)畫PA”就能將對(duì)象進(jìn)行鎖定。選中素材后，切換到“口袋動(dòng)畫PA”選項(xiàng)，單擊“超級(jí)解鎖→加鎖選項(xiàng)”彈出對(duì)話框（圖2），在這里可以設(shè)置鎖定選項(xiàng)，如大小、移動(dòng)、旋轉(zhuǎn)等，單擊“確定”完成設(shè)置，再選擇“對(duì)象加鎖”則可以將該素材按照設(shè)置進(jìn)行鎖定，以后在選擇其它素材時(shí)，也就不會(huì)誤操作選中該素材。

另外使用插件OneKey 8則可以實(shí)現(xiàn)各種特殊選擇，比如，要選中當(dāng)前頁面中的圖形，則可以先選中其中的一個(gè)圖形，然后切換到OneKey8選項(xiàng)，單擊“特殊選中”可以看到各種選擇命令，按尺寸、按類型、按顏色等（圖3），這里還有反選對(duì)象、隔選對(duì)象、隨機(jī)選擇等命令，可以滿足我們多樣化的選擇需求。

二、自動(dòng)保存和撤銷次數(shù)

養(yǎng)成隨時(shí)保存文件的習(xí)慣是必須的，可有時(shí)難免會(huì)忘記，PPT中可以設(shè)置自動(dòng)保存，單擊“文件→選項(xiàng)”彈出對(duì)話框，單擊“保存”，然后將“保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔”設(shè)置為1分鐘（圖4），單擊“確定”按鈕，以后PPT就會(huì)自動(dòng)保存文件，1分鐘保存1次，相當(dāng)方便。

撤消是我們制作PPT時(shí)常用的操作，默認(rèn)情況下，PPT連續(xù)撤消次數(shù)可以到20步，切換到“高級(jí)”選項(xiàng)，可以修改“最多可取消操作數(shù)”的數(shù)值，最高能修改成150（圖5），這樣可以連續(xù)撤消150步，夠強(qiáng)大了吧。

三、快速打開和固定文件

默認(rèn)情況下，PPT文件打開列表中的文件數(shù)量很少，在“高級(jí)”選項(xiàng)中，修改“快速訪問此數(shù)量的最近的演示文稿”，以及“顯示此數(shù)量的最近的演示文稿”的數(shù)值（圖6），就可以增加文件列表中的文件數(shù)量，便于快速打開文件。

對(duì)于常打開的文檔，我們還可以將其固定在文件列表的頂端，在文件列表中右擊文件選擇“固定至列表”（圖7），這樣該文件就會(huì)顯示在最上端的“已固定”一欄中。

四、兩把刷子和整體瀏覽

PPT的兩把刷子是非常實(shí)用的，一把是格式刷，一把是動(dòng)畫刷（圖8），“格式刷”位于“開始選項(xiàng)卡”中，選中文字、圖形或圖片，單擊格式刷，然后在其他同類型的素材上單擊，即可應(yīng)用格式，如果是雙擊格式刷，則可以將格式應(yīng)用多個(gè)素材上。而“動(dòng)畫刷”位于“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡中，選中添加動(dòng)畫的素材切換到“動(dòng)畫”選項(xiàng)卡，單擊“動(dòng)畫刷”按鈕，再單擊要添加動(dòng)畫的素材，這樣動(dòng)畫效果就被復(fù)制到當(dāng)前素材上，相當(dāng)快捷。

當(dāng)PPT中的幻燈片頁面多了以后，如果想把握好整體風(fēng)格，最好能對(duì)整個(gè)文稿進(jìn)行瀏覽，切換到“視圖”選項(xiàng)卡，單擊“幻燈片瀏覽”按鈕（圖9）即可整體瀏覽把握全部幻燈片。修改顯示比例可調(diào)整瀏覽窗口中幻燈片的尺寸，這樣就能從全局角度統(tǒng)一演示文稿風(fēng)格。

五、輔助設(shè)計(jì)和多種排列

在對(duì)頁面中的素材進(jìn)行排版時(shí)，我們常常需要啟用網(wǎng)格或輔助線來幫助我們排版。切換到“視圖”選項(xiàng)卡，勾選“網(wǎng)格線”顯示網(wǎng)格（圖10），在排列素材時(shí)，就可以定位在同一行的網(wǎng)格中，單擊“網(wǎng)格設(shè)置”按鈕可修改網(wǎng)格及參考線的設(shè)置；勾選“參考線設(shè)置”下的兩個(gè)選項(xiàng)，這樣移動(dòng)素材時(shí)，智能參考線會(huì)自動(dòng)尋找畫面中的中心點(diǎn)、中心線、物體邊界，沿著這些可吸附位置會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)參考線，沿參考線松開鼠標(biāo)后，素材就自動(dòng)對(duì)齊了，非常方便。

參考線可以左右移動(dòng)，如果要?jiǎng)h除參考線則拖到頁面外即可。現(xiàn)在很多設(shè)計(jì)中，常常會(huì)用到黃金參考線，手動(dòng)添加是很難的，我們可以借助插件Onekey8來完成，切換到Onekey8選項(xiàng)卡，單擊“分割線”即可看到多種分割線（圖11），選擇即添加到頁面中，不需要時(shí)再選擇“去分割線”就能全部清除，非常方便。

在對(duì)物體進(jìn)行精確定位時(shí)，“排列”選項(xiàng)組發(fā)揮著很大的作用，均勻分布，上下左右對(duì)齊、分解組合……這些小技巧都是快速排版的利器，可以讓我們的設(shè)計(jì)事半功倍。比如，我們要讓4幅圖片以靠上對(duì)齊并且均勻分布，則選中圖片后切換到“開始”選項(xiàng)卡，單擊“排列→對(duì)齊所選對(duì)象”，再分別選擇“頂端對(duì)齊和橫向分布”即可（圖12）；而如果要與幻燈片的上邊緣對(duì)齊，則選擇“對(duì)齊幻燈片”，這樣所有的對(duì)齊分布操作都會(huì)以幻燈片的邊緣為準(zhǔn)；而下面的正方形和虛線，選中后通過底端對(duì)齊和左右居中，再選擇“組合”就可以合二為一。

PPT自帶的排列還是比較單一，特別是不能排列成圓形，矩形等，而使用iSlide則可以按設(shè)置自動(dòng)復(fù)制并將對(duì)象進(jìn)行排列，切換到islide選項(xiàng)，單擊“設(shè)計(jì)排版→矩形布局”彈出對(duì)話框，設(shè)置橫向和縱向數(shù)量、間距、角度等（圖13），此時(shí)就可以看到排列好的素材。

六、協(xié)同工作及實(shí)時(shí)求助

同一個(gè)PPT如果是分工到多人，同時(shí)進(jìn)行修改，就可以使用PPT的協(xié)同工作功能，讓多人可以同時(shí)編輯同一個(gè)PPT。用自己的Office賬號(hào)（在微軟官方注冊(cè)即可）登錄PPT，打開演示文稿后，單擊在功能區(qū)右上方的“共享”按鈕，將文檔保存在的Onedrive中，然后就可以邀請(qǐng)其他用戶，也就是輸入對(duì)方的Office賬號(hào)（圖14），接受邀請(qǐng)后他們就可以進(jìn)入編輯狀態(tài)，當(dāng)某個(gè)用戶編輯某個(gè)頁面時(shí)，該頁面旁會(huì)出現(xiàn)一個(gè)標(biāo)記，顯示哪位用戶正在使用哪張幻燈片。

在制作過程中，如果遇到操作上的問題，如，找不到某個(gè)操作在哪里？我們?cè)撛趺催M(jìn)行求助？第一選擇是在PPT中進(jìn)行搜索尋找答案。在右上角的搜索框中輸入操作關(guān)鍵字（圖15），如聲音，此時(shí)就會(huì)列出所有與聲音相關(guān)的操作，單擊選擇后就可以執(zhí)行相關(guān)的操作。

七、快捷工具欄及功能區(qū)

默認(rèn)情況下，在PPT的左上角有個(gè)快捷訪問工具欄，可以將常用的工具按鈕添加到這里，從而提高工作效率。單擊左上角的“自定義快速訪問工具欄”按鈕（圖16），在這里可以將常用工具按鈕命令添加到快速工具欄。如果不需要某個(gè)操作工具，單擊取消選擇即可。單擊“自定義快速訪問工具欄”按鈕選擇“在功能區(qū)下方顯示”，則可將快速訪問工具欄放到功能區(qū)下方，這樣使用可能會(huì)更加方便些。

單擊“自定義快速訪問工具欄”按鈕選擇“其它命令”彈出對(duì)話框（圖17），在左側(cè)窗口中選擇“所有命令”，然后從命令列表中選擇需要的命令，單擊“添加”按鈕即可添加到快速工具欄中；對(duì)于不需要的命令按鈕，選中后單擊“刪除”即可。

從Office2007之后，PPT取消了原有的菜單，所有的命令都在功能區(qū)顯示，只要切換選項(xiàng)卡，就會(huì)顯示出相應(yīng)的命令，簡潔明了。默認(rèn)情況下，并不是所有的命令都顯示在功能區(qū)，我們可以根據(jù)需要增加自己常用的按鈕，這樣使用時(shí)會(huì)更加便捷。選擇“文件→選項(xiàng)”彈出對(duì)話框（圖18），切換到“自定義功能區(qū)”，選擇“不在功能區(qū)中的命令”，可顯示出功能區(qū)中沒有的命令，在右側(cè)的列表選擇某個(gè)選項(xiàng)卡，右擊選擇“添加新組”會(huì)增加一個(gè)新組，選中增加的新組單擊“重命名”按鈕彈出對(duì)話框，可以修改名稱；再在左側(cè)列表中選擇需要的命令，單擊“添加”按鈕就可以增加到功能區(qū)中。

對(duì)于自己的個(gè)性化功能區(qū)或快速訪問工具欄，我們還可以保存起來，這樣即使重裝系統(tǒng)或Office，也能繼續(xù)使用。分別選擇“快速訪問工具欄”和“自定義功能區(qū)”選項(xiàng)，單擊“自定義”下的“導(dǎo)入/導(dǎo)出”按鈕，選擇“導(dǎo)出所有自定義設(shè)置”（圖19），這樣就能將個(gè)性化的PPT功能界面設(shè)置文件保存起來，以后需要使用時(shí)再選擇“導(dǎo)入自定義文件”，即可將當(dāng)前PPT恢復(fù)到自己常用的功能界面。