電子檔案在學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用

郭曉

因教育水平逐步提升，學(xué)校也逐步重視信息化檔案管理建設(shè)。但在這一過(guò)程中，還存在著較多問(wèn)題，對(duì)學(xué)校發(fā)展起到了一定阻礙作用?；诖耍疚恼撌隽诵畔⒒ㄔO(shè)下的學(xué)校檔案管理策略。

一、電子檔案管理建設(shè)的重要意義

（一）提升服務(wù)質(zhì)量

在新的時(shí)代背景下，通過(guò)將信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可確保教育工作的高效開(kāi)展，并且在提升學(xué)校工作效率的同時(shí)，還可保障教育的服務(wù)質(zhì)量。

（二）提升內(nèi)部管理水平

通過(guò)信息化的檔案當(dāng)里，可清晰且及時(shí)地對(duì)患者相關(guān)病情以及信息進(jìn)行記錄，不僅利于人員查找，還便于醫(yī)生今后的工作。此外，借助信息化建設(shè)，可對(duì)相關(guān)人員的工作情況進(jìn)行監(jiān)督，確保一切管理工作有秩序的開(kāi)展，從而不斷地提升學(xué)校內(nèi)部的管理水平，繼而推動(dòng)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的進(jìn)程。

二、信息化建設(shè)下學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不明確

在實(shí)際中，由于學(xué)校未制定科學(xué)的管理制度，因此無(wú)法明確部門和人員的職責(zé)和分工。與此同時(shí)，在發(fā)展中，學(xué)校需對(duì)患者病例和資料進(jìn)行補(bǔ)充，但從實(shí)際來(lái)看，學(xué)校并未制定統(tǒng)一的學(xué)生管理標(biāo)準(zhǔn)和說(shuō)明。

（二）專業(yè)人才缺乏

在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，學(xué)校普遍存在著專業(yè)人才缺乏、現(xiàn)有人才水平素質(zhì)偏低的問(wèn)題，甚至一些檔案管理人員并不具備檔案管理知識(shí)，因此無(wú)法保障檔案管理工作的系統(tǒng)和規(guī)范，從而影響到信息化的檔案管理建設(shè)。

三、促進(jìn)學(xué)校檔案管理建設(shè)的有效對(duì)策

（一）加大力度學(xué)?；A(chǔ)設(shè)施

在新的時(shí)代背景背景下，學(xué)校應(yīng)主動(dòng)購(gòu)買檔案管理工作所需的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施。與此同時(shí)，應(yīng)積極利用一些現(xiàn)代化的信息技術(shù)，這樣不僅可保存大量檔案信息和資料，還可節(jié)約紙質(zhì)檔案所需占用空間。此外，學(xué)校應(yīng)加大力度建設(shè)查詢系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)軟件以及多媒體。

（二）制定管理制度

在信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)轉(zhuǎn)變以往管理觀念，結(jié)合學(xué)校實(shí)際管理情況，制定針對(duì)性的管理制度，并在實(shí)踐中不斷完善。與此同時(shí)，應(yīng)制定獎(jiǎng)懲制度，從而激起員工的工作熱情，確保檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，只有這樣才能夠推動(dòng)學(xué)校的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）加大人員的培訓(xùn)力度

在新的時(shí)代背景下，為了更好地實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)目標(biāo)，應(yīng)加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷地提升其專業(yè)素質(zhì)以及專業(yè)能力。在培訓(xùn)的過(guò)程中，首先，應(yīng)讓其對(duì)檔案管理工作形成充分認(rèn)識(shí)。其次，應(yīng)讓其掌握信息化管理內(nèi)容和意義以及細(xì)致的操作流程，了解硬件設(shè)施和軟件設(shè)施的運(yùn)作原理。

（四）整合多個(gè)部門資源

目前，很多信息科和檔案室主要實(shí)行機(jī)制即分別管理檔案以及其它信息。信息科的主要工作內(nèi)容即信息化管理和統(tǒng)計(jì)管理學(xué)校病歷；而檔案室主要工作內(nèi)容即開(kāi)展檔案管理的檢查監(jiān)督工作，統(tǒng)計(jì)管理門類檔案以及載體檔案。因檔案室工作展開(kāi)同信息科的管理是獨(dú)立進(jìn)行的，極易出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)情況，從而浪費(fèi)學(xué)校財(cái)力資源和人力資源，影響到信息化管理水平。而為了防止重復(fù)建設(shè)問(wèn)題出現(xiàn)，提升部門間的協(xié)調(diào)性，應(yīng)加大力度整合多個(gè)部門、各種種類的檔案資源，實(shí)行統(tǒng)一的整理和管理。通過(guò)這樣的方式，可有效提升學(xué)校信息化檔案管理的水平和質(zhì)量。

（五）將規(guī)范系統(tǒng)的檔案管理模式建立起來(lái)

學(xué)校運(yùn)行以及管理過(guò)程實(shí)質(zhì)上即信息處理和獲取以及利用的過(guò)程，可以說(shuō)檔案管理即信息管理子系統(tǒng)，所以應(yīng)將這一系統(tǒng)納入到信息化建設(shè)管理中，這樣除了能節(jié)約物力資源和財(cái)力資源以及人力資源，還可對(duì)綜合利用價(jià)值高的資源庫(kù)進(jìn)行建立。所以，信息化管理建設(shè)規(guī)劃中應(yīng)涵蓋標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化以及信息化檔案管理的內(nèi)容。此外，為了確保信息化檔案管理的規(guī)范性，應(yīng)加大力度研究檔案數(shù)據(jù)庫(kù)以及檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)共享信息資源的創(chuàng)建。在一過(guò)程中，應(yīng)明確好每一人員的職責(zé)和分工，落實(shí)好每一環(huán)節(jié)的檔案管理工作，同時(shí)應(yīng)拓展管理檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)以及知識(shí)面，確保檔案管理工作更為高效的開(kāi)展。

（六）注重挖掘檔案價(jià)值

從某一角度來(lái)講，體現(xiàn)學(xué)校檔案價(jià)值的一大形式即學(xué)校檔案開(kāi)發(fā)和利用，而要想充分實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案資源得以利用的目標(biāo)，就應(yīng)同臨床建立更密切的合作關(guān)系。作為檔案管理人員，應(yīng)形成正確的工作理論，圍繞臨床工作開(kāi)展檔案管理工作，與此同時(shí)，要同臨床工作實(shí)際所需來(lái)開(kāi)發(fā)以及設(shè)計(jì)檔案的管理系統(tǒng)，主要在以下方面體現(xiàn)：第一，在對(duì)學(xué)校信息系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)開(kāi)展調(diào)查，了解醫(yī)護(hù)人員所提要求，同時(shí)開(kāi)發(fā)的檔案系統(tǒng)應(yīng)適用于臨床工作特點(diǎn)。第二，應(yīng)深化衛(wèi)生行政機(jī)構(gòu)改革，做好頂層設(shè)計(jì)工作，從而更快建立起電子病例管理方面的系統(tǒng)，繼而建立統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)的衛(wèi)生信息系統(tǒng)。第三，在開(kāi)發(fā)以及利用學(xué)校檔案的過(guò)程當(dāng)中，學(xué)校應(yīng)加大力度投入財(cái)力資源和物力資源以及人力資源，設(shè)立電子閱覽室，并配置相應(yīng)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，確保信息化檔案管理建設(shè)工作高效開(kāi)展。最后，管理人員應(yīng)充分發(fā)揮監(jiān)督職能，及時(shí)找到檔案管理工作存在問(wèn)題，并督促相應(yīng)人員進(jìn)行改進(jìn)，確保高效的開(kāi)發(fā)利用學(xué)校檔案。

四、結(jié)束語(yǔ)

時(shí)代不斷在進(jìn)步，科技不斷在發(fā)展，學(xué)校對(duì)檔案管理工作也引起足夠重視。從某一角度來(lái)講，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理不僅能夠體現(xiàn)檔案的價(jià)值，還能夠促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作的秩序化的開(kāi)展。所以在新的時(shí)代背景下開(kāi)展工作時(shí)，學(xué)校應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度，建立系統(tǒng)規(guī)范的檔案管理模式，才可確保檔案管理工作更為高效的進(jìn)行，從而促進(jìn)學(xué)校的長(zhǎng)效發(fā)展。

（作者單位：浠水縣衛(wèi)生學(xué)校）