高校辦公室管理工作機制創(chuàng)新的可行性路徑

馬江華

隨著高校管理體制機制的不斷變化，高校辦公室的責(zé)任和地位不斷凸顯，廣大各方關(guān)注，工作自身也具有較大的提升空間。在本文中，筆者主要從高校辦公室管理模式構(gòu)建、高校辦公室服務(wù)水平提升、高校辦公室崗位職責(zé)明確、優(yōu)化會議效果和質(zhì)量等幾個方面進行分析研究，嘗試探索新時期高校辦公室管理機制創(chuàng)新的可信性路徑。

作為高校綜合的工作部門，高校辦公室不僅承擔(dān)著校內(nèi)校外一切活動和事務(wù)性的溝通與管理功能，而且也是高校師生以及各群體密切交流和合作的銜接紐帶。同時，高校辦公室管理質(zhì)量代表和影響著高校的整體管理水平和服務(wù)能力。近年來，高校辦公室面臨著新的發(fā)展機遇，所處的環(huán)境較以往也有所改變，要想更好地輔助和創(chuàng)新高校重點和核心工作，需要敢于改革，迎難而上，順應(yīng)時代的發(fā)展要求，明確工作目標(biāo)，不斷調(diào)整和創(chuàng)新管理工作機制，全方位提升高校辦公室的管理質(zhì)量和工作效率。

1 構(gòu)建完善的高校辦公室管理模式

很多高校一味的重視教學(xué)進度和教學(xué)改革，忽略了高校辦公室這一部門的重要性。要想更好地跟上高校高質(zhì)量、快節(jié)奏的工作運轉(zhuǎn)方式，需要對辦公室的職能環(huán)節(jié)進行充分研究和分析，認(rèn)識到影響高校辦公室工作開展的問題和棘手之處，并積極尋求解決措施和方案，及時總結(jié)和反思現(xiàn)有的工作模式，構(gòu)建完善的高校辦公室管理機制和工作模式。第一，充分認(rèn)識高校辦公室的管理理念，明確辦公室的工作職能。第二，進一步完善和規(guī)范高校辦公室的管理模式，加強辦公室對內(nèi)、對外的溝通交流，確保辦公室能夠高質(zhì)量的開展各項工作，提升辦公室的管理效率和質(zhì)量。

2 全面提升高校辦公室的服務(wù)水平

作為高校的綜合行政職能部門，辦公室除了是連接高校各項工作的橋梁之外，還是高校服務(wù)管理的外在窗口和形象。在服務(wù)方面，高校辦公室不僅要對高校的發(fā)展進行服務(wù)，而且還需要對高校領(lǐng)導(dǎo)、高層以及師生進行服務(wù)。所以，強化高校辦公室的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，建立正確的服務(wù)理念，首先需要認(rèn)真對機關(guān)和基層負(fù)責(zé)，耐心服務(wù)，打造良好的辦公室服務(wù)形象。其次，高校辦公室工作需要始終堅持“以人為本”的工作理念和宗旨，通過樹立榜樣示范作用，來加強工作人員的責(zé)任意識，誠懇待人，務(wù)實做事，提高高校辦公室的服務(wù)創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，為高校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)水平。

3 明確高校辦公室的崗位職責(zé)，建立和優(yōu)化獎懲制度

目前，為了高校發(fā)展的需求，高校辦公室內(nèi)部設(shè)置了很多部門和小組，除了對各個部門和工作小組的職能進行合理分工之外，還需要細化到每個崗位，對每個崗位的工作內(nèi)容和工作職責(zé)進行嚴(yán)格明確和制定，做到權(quán)責(zé)明確，務(wù)必使高校辦公室的每一位工作人員都能夠充分認(rèn)識自己的崗位職責(zé)，發(fā)揮自己的工作特長，全身心的投入到實際工作中去，更加有效的對各項工作進行處理，避免和減少工作間溝通不暢、遇事相互扯皮、推卸責(zé)任的不良工作風(fēng)氣，認(rèn)真出色的完成自己的工作內(nèi)容。同時，在對崗位職責(zé)進行制定的過程中，需要堅持以崗定人的原則，根據(jù)崗位職責(zé)的要求來安排合適的人才進行任用，做到實事求是，一切從實際工作角度來合理安排人員。若部門之間崗位出現(xiàn)重復(fù)交疊的情況，可以適當(dāng)?shù)膶Σ块T或者崗位進行重組合并。安排人員要做到精兵簡政，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，“一個蘿卜一個坑”，避免將原本一個員工就可以勝任的工作交給諸多人員進行管理，造成人員冗雜，工作效率較低的情況。另外，為了進一步加強工作管理和激勵員工的工作積極性，還需要建立和優(yōu)化原來的獎懲制度，根據(jù)崗位職責(zé)的工作要求和完成情況，合理制定考核制度，并定期對工作人員進行工作考核。對于優(yōu)秀的工作人員，要及時采取一定的獎勵措施進行獎勵，對于考核結(jié)果不合格的工作人員，也需要進行必要的警告，督促他們能夠努力工作，改進工作方式，提高工作效率。對于工作中出現(xiàn)重大失誤、嚴(yán)重瀆職的員工，應(yīng)該就工作失誤情況進行針對性的懲罰。

4 合理控制會議次數(shù)，優(yōu)化會議效果和質(zhì)量

會議是高校辦公室工作中經(jīng)常出現(xiàn)的一種辦公管理方式，通過會議，不僅可以對高校各項政策和指示進行傳達，討論研究工作中的各項問題并提出解決方案，還可以及時合理的對工作加以布置，并進行經(jīng)驗分析總結(jié)，具有很多便捷之處。然而，在實際辦公室管理過程中，會議并不是處理和解決問題的唯一途徑，冗長且效率低下的會議反而會制約和阻礙工作的順利開展。高校辦公室應(yīng)該對會議制度進行科學(xué)的研究和制定，實現(xiàn)會議管理的規(guī)范化、科學(xué)化和合理化，避免無效會議過多的影響和浪費高校資源。第一，高校辦公室需要對會議的數(shù)量進行合理控制，無關(guān)緊要的小事或者不需要通過會議來處理的事情盡可能的避免通過會議來解決，避免會議數(shù)量過多，造成大家時間和精力的浪費，耽誤工作的正常開展。第二，還需要優(yōu)化會議流程，改善會議質(zhì)量。在開會前需要對會議內(nèi)容和資料進行充分準(zhǔn)備，并在開會過程中合理安排和把控會議流程，將會議時間盡可能的縮短在合理范圍內(nèi)，爭取更短的時間開出更高質(zhì)量的會議，提升會議質(zhì)量和效率。

綜上所述，高校辦公室在高校整個管理工作中占據(jù)這十分重要的地位。在高校體制改革的新形勢下，高校辦公室應(yīng)該順應(yīng)潮流，與時俱進，摒棄傳統(tǒng)落后的管理方式，強化創(chuàng)新和改革意識，全方位優(yōu)化和創(chuàng)新管理工作機制，提高工作管理效率，促進高校的健康持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：江西服裝學(xué)院）