科學(xué)做好人力資源檔案的開發(fā)利用工作

王磊

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展，要求必須加快人才的交流，發(fā)揮人才更大的作用。事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，做好人力資源檔案的管理，特別是做好人力資源檔案的利用。文章主要闡述了人力資源檔案利用的重要性，指出其在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的作用。在此基礎(chǔ)上，初步探索新時(shí)期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發(fā)揮人力資源檔案信息的積極作用。

隨著經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展，人才的作用愈加凸顯。加快人才交流，發(fā)揮人才更大的作用，成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)主流。在此情形下，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提升對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)，清醒地看到人力資源檔案開發(fā)與利用在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的重要意義，想方設(shè)法做好人力資源檔案的利用率，探索新時(shí)期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發(fā)揮人力資源檔案信息的積極作用。

一、人力資源檔案利用工作的重要性

（一）服務(wù)于人才建設(shè)

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展要求更多的人才做支撐，建設(shè)高素質(zhì)的人才隊(duì)伍迫在眉睫，這要求各個(gè)單位科學(xué)合理地創(chuàng)新用人機(jī)制，建立健全聘任制度和崗位管理制度。在這一過程中，人力資源檔案檔案憑借其真實(shí)性、權(quán)威性在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著無法替代的作用。人力資源檔案是人才信息的重要載體，記錄的人才政治思想、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績等信息，為各個(gè)用人單位提供著全面的考察和選用依據(jù)，是各個(gè)用人單位選用和培養(yǎng)人才的重要途徑。利用人力資源檔案為用人單位提供反映人才德、能、勤、績等多方面的信息，使各個(gè)用人單位更好地把握人才的綜合素質(zhì)，分析單位人才隊(duì)伍現(xiàn)狀，從而科學(xué)合理的配備和使用人才，預(yù)測各用人單位人才需求，制定長期的人才規(guī)劃。

（二）維護(hù)建檔對(duì)象正當(dāng)權(quán)益

人力資源檔案是建檔人個(gè)人信息的原始記錄，是維護(hù)他們個(gè)人正當(dāng)權(quán)益的重要載體。人力資源檔案人記錄的關(guān)于建檔人的政治思想、求學(xué)經(jīng)歷、職務(wù)、工作表現(xiàn)等信息，在涉及建檔人晉升、工作調(diào)動(dòng)、職稱評(píng)聘、學(xué)習(xí)深造、出國及各類社會(huì)保險(xiǎn)證明辦理等事關(guān)建檔人貼身利益的工作中發(fā)揮著重要作用，規(guī)范合理地利用人力資源檔案，能夠保證建檔人應(yīng)有的權(quán)益，從而發(fā)揮人力資源檔案的社會(huì)服務(wù)功能。

（三）提升管理員職業(yè)定位

需要說明的是，傳統(tǒng)的人力資源檔案管理工作封閉、坐等上門服務(wù)，重要性難以顯現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益無法發(fā)揮，加之檔案工作的特殊性和保密性，人力資源檔案工作者默默無聞，成績不為外界了解。新時(shí)期，人力資源檔案開發(fā)與利用工作提到重要日程，做好人力資源檔案利用工作，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作的價(jià)值，能夠使社會(huì)看到檔案工作者的價(jià)值，促進(jìn)人力資源檔案部門與各個(gè)用人單位的交流，發(fā)揮人力資源檔案輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和保障群眾權(quán)益服務(wù)的重要作用。

二、人力資源檔案開發(fā)利用的意義

（一）加速人才培養(yǎng)、交流

進(jìn)入社會(huì)主義建設(shè)新時(shí)期，我國經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出高質(zhì)量穩(wěn)定發(fā)展的特點(diǎn)，要求技術(shù)水平更高、數(shù)量更多的人才做支撐。人力資源檔案部門有效的利用人力資源檔案進(jìn)行有效的調(diào)節(jié)，完善人才隊(duì)伍，根據(jù)檔案中的資料對(duì)不同人才進(jìn)行培養(yǎng)、利用，加強(qiáng)了人才隊(duì)伍的建設(shè)。各個(gè)單位科學(xué)合理地創(chuàng)新用人機(jī)制，建立健全聘任制度和崗位管理制度，通過人力資源檔案開發(fā)利用，把握人才的綜合素質(zhì)，分析單位人才隊(duì)伍現(xiàn)狀，從而科學(xué)合理的配備和使用人才.

（二）改善就業(yè)

現(xiàn)階段，我國仍然面臨著嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)。人力資源管理部門有效的利用人力資源檔案把就業(yè)者的個(gè)人資料信息發(fā)布到人力資源平臺(tái)上，各個(gè)用人單位可以根據(jù)自己的需求在平臺(tái)上選擇，從而增加未就業(yè)者找到適合工作的機(jī)會(huì)，各個(gè)用人單位也能夠招聘到自己滿意的員工，雙向選擇在一定程度上減緩了嚴(yán)峻的就業(yè)壓力。

（三）提供決策依據(jù)

進(jìn)入新時(shí)期，國家加大了在各個(gè)領(lǐng)域的深化改革，這其中也包括人力資源領(lǐng)域。人力市場不斷變化，國家要想對(duì)人力資源的動(dòng)態(tài)進(jìn)行實(shí)施指導(dǎo)，就要對(duì)人力資源檔案進(jìn)行分析，了解人力市場人員變動(dòng)狀況，根據(jù)變動(dòng)情況采取科學(xué)有效的指導(dǎo)下政策和方法進(jìn)行把握，從而合理配置人力資源，發(fā)揮人力資源更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益。

（四）促進(jìn)人力資源檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展

經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的快速發(fā)展，愈加凸顯人力資源檔案的重要性，人力資源檔案的開發(fā)利用隨著人力市場的發(fā)展而向著市場化的方向發(fā)展。人力資源檔案管理部門在實(shí)施管理的過程中，利用現(xiàn)代化的信息化手段使管理得到提升，在為市場提供更多人力資源信息，創(chuàng)造更多更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的同時(shí)，也促進(jìn)了自身的發(fā)展。需要說明的是，開發(fā)與利用效率與檔案管理者自身利益有著直接的聯(lián)系，檔案管理者的利益增加了，就會(huì)提高工作的積極性，使檔案管理工作效率得到提高。人力資源檔案管理部門的利益增加了，就會(huì)加大對(duì)人力資源檔案的基礎(chǔ)性建設(shè)，從而促進(jìn)了人力資源檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、科學(xué)開展人力資源檔案利用工作

（一）樹立開發(fā)利用理念

原有的人力資源檔案管理是在封閉的條件下進(jìn)行，由此導(dǎo)致管理員工作理念的封閉化，始終處于同一個(gè)思維中，不能創(chuàng)新，按照工作經(jīng)驗(yàn)完成工作，對(duì)人力資源檔案管理帶來負(fù)面影響。新的時(shí)期，人力資源檔案管理人員要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，用創(chuàng)新促進(jìn)人力資源檔案管理的新局面。人力資源管理部門要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展變化，加強(qiáng)對(duì)檔案管理員的管理培訓(xùn)工作，使他們建立正確的人力資源管理價(jià)值觀，改變傳統(tǒng)的工作理念；利用人力資源檔案面向社會(huì)化與市場化的特點(diǎn)，實(shí)行工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移，加強(qiáng)檔案的利用；檔案的開發(fā)利用采取多元化策略，面向廣大的技術(shù)人員、高校學(xué)生、社會(huì)普通人員，使人力資源檔案在社會(huì)發(fā)展的過程中起到更大的作用。

（二）采用現(xiàn)代信息技術(shù)

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，信息技術(shù)水平的廣泛普及，使得人力資源檔案管理已全面進(jìn)入信息化管理時(shí)代。人力資源檔案管理部門在遵守保密規(guī)定的基礎(chǔ)上，要始終如一的加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)和手段，建立新的人力資源檔案管理利用模式，提升檔案信息資源開發(fā)與利用效率，全面提高檔案管理水平。為此，人力資源檔案管理部門要加大資金投入，購置現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人力資源檔案數(shù)字化存儲(chǔ)，快速及時(shí)地進(jìn)行檔案的處理調(diào)整，加強(qiáng)人力資源檔案信息的規(guī)范性，有效地減輕人力資源檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率；建立人力資源檔案管理信息數(shù)據(jù)庫和管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的海量存儲(chǔ)、長期積累和有效更新，保持人力資源檔案管理的動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性和有效性，從而形成面向整個(gè)市場的人力資源信息數(shù)據(jù)，為人員培訓(xùn)、實(shí)施績效管理以及政府決策支持提供有效的依據(jù)；逐步建立網(wǎng)絡(luò)化的人力資源檔案管理和服務(wù)體系。通過信息系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索、利用等功能，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的快速檢索與查詢，提高檔案信息的利用效率。

（三）建立健全規(guī)章制度

人力資源檔案的開發(fā)與利用需要科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫茸鞅Ｕ稀榇耍肆Y源檔案管理部門要建立和完善科學(xué)合理的檔案利用制度，保證開發(fā)與利用工作的制度化、規(guī)范化。具體而言，嚴(yán)格規(guī)范利用范圍、批準(zhǔn)權(quán)限、利用者身份要求、登記和歸還手續(xù)，以及開發(fā)利用過程中的注意事項(xiàng)、保密要求等。

（四）強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

人力資源檔案的開發(fā)與利用工作核心就是服務(wù)，樹立服務(wù)意識(shí)對(duì)順利開展人力資源檔案的開發(fā)與利用至關(guān)重要。人力資源檔案管理部門任何一個(gè)員工都要樹立服務(wù)意識(shí)，要嚴(yán)格自律，工作勤奮踏實(shí)、愛崗敬業(yè)、耐心細(xì)心，要深入研究開發(fā)利用的新動(dòng)向，做好統(tǒng)計(jì)和分析利用，探索利用規(guī)律，做好利用預(yù)測，力求使利用工作更加快捷、有效、準(zhǔn)確。

（五）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

人力資源檔案的開發(fā)與利用政策性、專業(yè)性較強(qiáng)，需要管理人員具備過硬的政治素質(zhì)、專業(yè)知識(shí)和工作責(zé)任心，人力資源檔案的開發(fā)與利用是檔案管理人員綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，因此要人力資源檔案管理部門要經(jīng)常性的組織多種形式的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員及時(shí)掌握政策，不斷掌握開發(fā)、利用新知識(shí)與新技能，能夠充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，更好地服務(wù)于人力資源檔案的開發(fā)與利用。人力資源檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)做好檔案開發(fā)利用工作的重要性，根據(jù)檔案開發(fā)利用工作的特點(diǎn)，運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段和科學(xué)的管理模式，提高人力資源檔案開發(fā)與利用工作的規(guī)范化和人性化程度，更好地發(fā)揮人力資源檔案的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、結(jié)語

綜上所述，社會(huì)主義建設(shè)新時(shí)期，人才的作用愈加凸顯。加快人才交流，發(fā)揮人才更大的作用，成為社會(huì)發(fā)展的主流。為此，事業(yè)單位要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提升對(duì)人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)，清醒地看到人力資源檔案開發(fā)與利用在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展中的重要意義，想方設(shè)法做好人力資源檔案的利用率，探索新時(shí)期人力資源檔案利用的有效途徑，從而更好地發(fā)揮人力資源檔案信息的積極作用。（作者單位為曹縣人力資源和社會(huì)保障局）