干部人事檔案工作管理的新舉措分析

曾裕涵

基于對(duì)干部人事檔案工作管理新舉措的研究。首先，分析對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行管理具有怎樣的意義。其次，在干部人事檔案工作管理中存在檔案管理意識(shí)落后、管理工作欠缺、檔案信息不全面、形式不夠規(guī)范等問題。最后，為使干部人事檔案工作管理的有效進(jìn)行給出利用現(xiàn)代技術(shù)、強(qiáng)化檔案收集工作、提高管理人員素質(zhì)、規(guī)范形式內(nèi)容與規(guī)章制度等解決措施。干部人事檔案管理相關(guān)人員，需要從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而有效推動(dòng)檔案管理。

干部人事檔案，記錄人員的工作經(jīng)歷以及在工作中具體表現(xiàn)。按照不同人群有不同檔案，比如軍人有軍人檔案，學(xué)生有學(xué)生檔案等。但干部人事檔案是最早發(fā)展的一種檔案，并對(duì)檔案要求相對(duì)較高。隨著國(guó)家的快速發(fā)展，人們?cè)诠ぷ魃系牧鲃?dòng)性較大，所以為干部人事的檔案管理工作帶來(lái)一定難度。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)如今時(shí)代的快速發(fā)展，所以需要對(duì)檔案人事管理工作進(jìn)行新的舉措。本文針對(duì)干部人事檔案管理工作所存在的問題，以及解決措施進(jìn)行闡述。

一、對(duì)干部人事檔案管理工作進(jìn)行管理的意義

隨著國(guó)家的不斷深化改革，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也在迅猛發(fā)展。在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，合理利用干部人事檔案對(duì)人員進(jìn)行有效管理，是能否在市場(chǎng)中取得成功的重要環(huán)節(jié)。國(guó)家也重視其干部人事檔案管理工作，充分說(shuō)明了干部人事檔案管理具有重要意義。并且干部人事檔案管理工作需要長(zhǎng)時(shí)間持續(xù)進(jìn)行，可以說(shuō)干部人事檔案的內(nèi)容，是隨著時(shí)代發(fā)展更加豐富的，最后形成特有的規(guī)律。如果目前處在特使時(shí)代，而社會(huì)的發(fā)展以及改變需要從檔案中體現(xiàn)出來(lái)。所以這也給干部人事檔案管理工作帶來(lái)一系列問題，為了更好解決這些問題，需要對(duì)干部人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，使其順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。

二、干部人事檔案工作管理存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)落后

干部人事檔案管理工作，在整個(gè)企業(yè)的管理工作中存在感較低。并且檔案管理人員也很少會(huì)參與到企業(yè)管理工作的討論中，所以造成高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)干部人事檔案管理工作的忽視，導(dǎo)致檔案管理意識(shí)的落后性。因此企業(yè)對(duì)該管理工作也不會(huì)投入相應(yīng)的人力物力，沒有健全制度，干部人事管理檔案也會(huì)處在一個(gè)落后不前的狀態(tài)。

（二）管理工作欠缺

因?yàn)樯霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)的忽視，就會(huì)造成檔案管理工作者對(duì)此的不重視。從而導(dǎo)致檔案沒有進(jìn)行及時(shí)的歸納，收集等，造成工作內(nèi)容增加。這樣再次進(jìn)行管理時(shí)，就會(huì)手忙腳亂，檔案材料容易丟失，混亂等?？赡苓€會(huì)由于時(shí)間太長(zhǎng)，上一個(gè)工作單位已經(jīng)不存在或原檔案管理者離職及調(diào)換崗位等種種原因。從而導(dǎo)致檔案內(nèi)容不齊全，難以進(jìn)行歸納整理，在一定程度上會(huì)為人們帶來(lái)許多困擾。并且隨著國(guó)家的快速發(fā)展人事檔案中的內(nèi)容越來(lái)越多，涉及到的工作環(huán)節(jié)也相對(duì)較多。這時(shí)在檔案管理中就需要專業(yè)的管理人員，并且在資金上提供一定的支持。但是如今的狀況，不但沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，還缺乏相應(yīng)的管理，從而影響我國(guó)整體干部人事檔案管理工作。

（三）檔案信息不全面

在干部人事檔案中，它的內(nèi)容依然是最基本的描述，沒有對(duì)干部人事進(jìn)行更深刻闡述。在檔案中，沒有對(duì)干部人員的“清廉”“勤勞”等進(jìn)行具體分析，只對(duì)“德行”進(jìn)行主觀性的闡述，無(wú)法表現(xiàn)出干部人員的總體素質(zhì)。由于在管理工作的疏忽，從而導(dǎo)致有相關(guān)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行造假，無(wú)法體現(xiàn)出干部人員的真實(shí)狀況，這樣也會(huì)直接影響到用人單位的抉擇。

（四）形式不夠規(guī)范

在國(guó)家迅猛發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)全球化的當(dāng)下，干部人事檔案作為就業(yè)以及升職的重要以及，已經(jīng)受到越來(lái)越多人的關(guān)注與重視。所以在進(jìn)行每一分人事檔案提交時(shí)，都要進(jìn)行嚴(yán)格的審查工作，從而保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。但是在實(shí)際工作中，不難發(fā)現(xiàn)，在認(rèn)識(shí)檔案中存在各種各樣問題。比如，沒有采用同意規(guī)格紙張、沒使用黑筆、檔案出現(xiàn)損壞等。這些問題嚴(yán)重影響了檔案的使用率，與規(guī)范性。并且對(duì)檔案管理工作的規(guī)章制度沒有明確規(guī)范，這會(huì)使得心懷不軌人員對(duì)檔案進(jìn)行肆意破壞，嚴(yán)重影響干部人事檔案管理工作的進(jìn)行。

三、加強(qiáng)干部人事檔案工作管理的舉措

（一）提高管理人員素質(zhì)

在社會(huì)飛速發(fā)展的當(dāng)下，干部人事檔案也發(fā)生巨大改變，與此同時(shí)對(duì)管理人員的要求也隨之提高。檔案管理人員需要有較強(qiáng)責(zé)任心，學(xué)習(xí)并擁有檔案管理的專業(yè)知識(shí)內(nèi)容，同時(shí)還要具備熟練使用信息技術(shù)的能力。為了檔案管理工作能有效進(jìn)行，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要安排人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員素質(zhì)。要保證干部人事檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，能不兼職其他工作，一心一意投入到管理工作中。這樣才能壯大檔案管理人員的隊(duì)伍，并且提高管理人員的整體認(rèn)知，從而有效推動(dòng)干部人事檔案管理工作的進(jìn)行。

例如：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)安排專業(yè)人員，向檔案管理人員每?jī)蓚€(gè)月進(jìn)行一次專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，并建立考核機(jī)制。通過(guò)考核機(jī)制，將工作不認(rèn)真，專業(yè)知識(shí)不牢靠的人員剔除，剩下的管理人員擁有較高素質(zhì)，以此讓其他管理工作者對(duì)工作重視起來(lái)，有競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，從而更好的進(jìn)行管理工作。

（二）利用現(xiàn)代技術(shù)

隨著國(guó)家科技技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)簡(jiǎn)單的干部人事檔案管理工作已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代潮流，所以干部人事檔案管理可以利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)行信息化管理，信息化管理為檔案管理工作提供了便利與幫助。傳統(tǒng)的干部人事檔案采用的是紙質(zhì)檔案，但是檔案會(huì)經(jīng)常被翻閱與監(jiān)察，長(zhǎng)此以往就會(huì)造成檔案的損壞，難以修復(fù)。而且隨著工作的變動(dòng)，檔案也需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移與挪動(dòng)，在此期間容易造成檔案的遺失。但是利用信息對(duì)干部人事檔案進(jìn)行管理，將干部的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲情況、黨團(tuán)材料等全部記錄在計(jì)算機(jī)中，如此在進(jìn)行干部人事檔案查詢時(shí)也方便清晰。并且可以充分發(fā)揮管理軟件的作用，提供人員的學(xué)歷，工作經(jīng)歷等具有利用價(jià)值的資料。對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行具體分析記錄，如此為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助。而且防止檔案在翻閱過(guò)程中造成損壞，以及在搬運(yùn)過(guò)程中丟失，也有利于檔案進(jìn)行長(zhǎng)時(shí)間保存。

（三）強(qiáng)化檔案收集工作

在干部人事檔案管理工作中，檔案收集也起到重要作用。檔案管理人員需要與相關(guān)部門進(jìn)行交流。將主要收集與次要收集，召集收集與分散收集相區(qū)分。還可采用登門收集、主動(dòng)上交收集等檔案收集方式，及時(shí)進(jìn)行遺失檔案追回，與檔案資料補(bǔ)充。盡最大努力，讓干部人事檔案反應(yīng)出真實(shí)可靠的信息內(nèi)容。在進(jìn)行檔案收集工作時(shí)，檔案管理人員需要進(jìn)行嚴(yán)加看管，對(duì)檔案內(nèi)容不真實(shí)的情況，進(jìn)行嚴(yán)肅處理。從而保證檔案資料的真實(shí)性與可靠性。

例如：檔案管理部門在進(jìn)行檔案收集時(shí)，可以規(guī)定時(shí)間，讓干部人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將檔案送到指定位置。管理人員當(dāng)場(chǎng)進(jìn)行查看，看檔案內(nèi)容的全面性與真實(shí)性。如果在材料中出現(xiàn)不真實(shí)內(nèi)容，絕對(duì)不予歸檔。

（四）規(guī)范形式內(nèi)容與規(guī)章制度

如今的干部人事檔案的相關(guān)管理人員，需要盡快將檔案進(jìn)行規(guī)范化。對(duì)檔案內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，要在檔案中展現(xiàn)出干部的工作能力、工作態(tài)度等一系列細(xì)小問題。在進(jìn)行檔案接受時(shí)，需要嚴(yán)格規(guī)范紙張大小、筆的顏色等。拒收內(nèi)容、字體、缺少公章等不規(guī)范檔案。盡快落實(shí)檔案管理制度，從而對(duì)檔案內(nèi)容制約，進(jìn)行有效管理。不僅要對(duì)檔案形式內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，還要對(duì)但按慣例規(guī)章制度進(jìn)行規(guī)范，比如想要進(jìn)行檔案查詢時(shí)，需要嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行人員登記，切不可出現(xiàn)遺漏。在查閱檔案時(shí)，造成檔案的損壞，要積極主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。如果出現(xiàn)惡意損毀檔案者，要對(duì)該人員進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

例如：在收集檔案之前，檔案管理人員需要告訴相關(guān)人員，檔案的具體內(nèi)容以及書寫形式。比如寫作的時(shí)候需要用黑筆，用A4紙，字體清晰等。這樣不僅有便于檔案收集，還能提高檔案管理工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案能夠反映出人員的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、道德素質(zhì)、家庭狀況等，在人才選拔與任用中具有重要意義，所以干部人事檔案掛案例工作就顯得尤為重要。管理工作不僅要科學(xué)合理，還要始終保持應(yīng)有的活力，這樣才能推動(dòng)干部人事檔案管理工作的有效進(jìn)行。但是現(xiàn)階段我國(guó)的干部人事檔案管理工作依舊存在很多問題。這些問題需要相關(guān)人員盡快解決，檔案管理人員需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。積極學(xué)習(xí)檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)，提高自身專業(yè)素養(yǎng)。干部人事檔案管理工作的方式也需要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，這樣才能充分發(fā)揮自身價(jià)值。（作者單位為湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院 ）