數(shù)字化技術(shù)在房地產(chǎn)檔案管理中的應(yīng)用

趙春雪

房地產(chǎn)行業(yè)一直以來都是人們口中不滅的話題，幾乎每戶人家都涉足房地產(chǎn)領(lǐng)域。是否將數(shù)字化技術(shù)運用到房地產(chǎn)檔案管理中成為了許多家公司所糾結(jié)的問題。本文將數(shù)字化技術(shù)檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理做比較、權(quán)衡利弊，著重介紹有關(guān)數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理方面的內(nèi)容，以供各個公司參考。

房地產(chǎn)檔案主要包括一些房地產(chǎn)交易資料、房屋動遷資料等，以往對于這些檔案的保存主要以紙質(zhì)版資料形式保存，這些資料錄入方式繁瑣并且查找十分困難。在如今的大數(shù)據(jù)時代，資料越來越多，紙質(zhì)版資料已經(jīng)很難滿足人們的需求。數(shù)字信息技術(shù)是利用網(wǎng)絡(luò)收集、整理資料并進行信息傳遞。房地產(chǎn)檔案通過儲存，壓縮，傳輸，解壓等步驟，最后被人們查看，內(nèi)容可讀且完整。這種傳播方式不僅效率高、準確度高、速度快，而且分類清晰。同時，數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理在發(fā)展中，必須對傳統(tǒng)的管理人員進行知識培訓(xùn)，使其能夠利用數(shù)字化技術(shù)進行操作管理，這便提升了管理人員知識容量和技術(shù)能力，使他們可以熟練的掌握計算機信息處理等知識，提高了工作人員的技術(shù)效率，同時還為國家增添了更多的技術(shù)人才。數(shù)字化技術(shù)還有效地保護了原紙質(zhì)檔案，雙重保險，避免了檔案的丟失，改善了傳統(tǒng)檔案的利用方式、查看方式，使人們的生活更加的便捷。

一、數(shù)字化房地產(chǎn)檔案管理中存在的問題

房地產(chǎn)檔案管理主要分為傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理和數(shù)字化檔案管理。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化指的是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔通過儀器掃描、手工輸入等方式錄入計算機，以便于人們能夠隨時隨地在網(wǎng)上查找、下載相應(yīng)的房地產(chǎn)資料，而當前的網(wǎng)絡(luò)管理只允許人們?nèi)ゴ_認檔案內(nèi)容，無法實現(xiàn)其他功能，這便使房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的發(fā)展受到了限制。房地產(chǎn)檔案管理數(shù)字化的宗旨就是使信息的傳遞更加便捷，使人們能快速查閱信息，因此，相關(guān)房地產(chǎn)公司應(yīng)改善自身的網(wǎng)絡(luò)管理模式，使房地產(chǎn)的宗旨得以實現(xiàn)，使人們的生活更加便利。光改善網(wǎng)絡(luò)管理模式是遠遠不夠的，相關(guān)公司還需因地制宜，制定相關(guān)制度使數(shù)字化管理系統(tǒng)更加完善。一些系統(tǒng)漏洞可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、一些不法分子可能盜取檔案內(nèi)容。所以，安全性必須得到保障。房地產(chǎn)檔案最重要的一點就是真實性，其具有憑證價值，以供人們查驗房屋的所有權(quán)以及交易記錄等。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電腦上可以通過手工打字或者紙質(zhì)掃描兩種方法進行，但這兩種方法都不能保證檔案的準確以及真實。手工打字可能出現(xiàn)相關(guān)人員借工作之便對信息進行篡改，紙質(zhì)掃描也可能出現(xiàn)機器識別不出字體而錯誤掃描的情況。因此，改善這些問題，使安全性和真實性得到保障刻不容緩。

二、房地產(chǎn)檔案管理運用數(shù)字化技術(shù)的策略

（一）建立健全的管理制度

只有建立完善的管理制度才能確保數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的安全性、保證房地產(chǎn)檔案的真實性，使用戶信任并且使用數(shù)字化技術(shù)，從而使公司的發(fā)展得到更多的支持。因此，管理制度應(yīng)當從公司的人員管理要求到計算機軟件、硬件等各方面都應(yīng)做到萬無一失。對數(shù)字化房產(chǎn)檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個運行周期都要進行全程管理，使檔案從收集、整理、歸檔、利用各個階段統(tǒng)籌兼顧，搞好銜接，以實現(xiàn)整個系統(tǒng)資源的最大共享和最大效益。不同類型的房地產(chǎn)檔案在收集整理中，對于各類資料要做到認真查驗，將收集的資料進行分類保管。建立完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密制度，不同類型的文件進行不同的加密處理，例如一些敏感度較強的檔案進行多重加密以及單獨儲存等，這樣就可以防止相關(guān)信息遭到不法分子或網(wǎng)絡(luò)黑客的竊取及修改。電腦磁盤、u盤等信息載體必須做到零病毒，對于信息保管人員要有嚴厲的規(guī)定：嚴格禁止互相拷貝、修改文件等，否則追究法律責任。科學設(shè)置使用者權(quán)限：可以對公眾開放的檔案，公眾可在公共網(wǎng)上查詢、下載并使用，而只可對內(nèi)部人員開放的檔案，只能通過內(nèi)部人員使用內(nèi)網(wǎng)進行查詢使用。同時一定要定期進行檔案的備份工作、定期檢查電腦漏洞，安裝防木馬軟件，不斷更新軟件系統(tǒng)，使房地產(chǎn)檔案可以長期保存，避免丟失等?？傊⒔∪墓芾碇贫炔拍苁箶?shù)字化房地產(chǎn)檔案管理更上一層樓。

（二）提升管理人員的素質(zhì)

在如今的電子信息技術(shù)時代，這樣的管理人員已經(jīng)無法滿足人們的需求。因此，房地產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)培養(yǎng)大量數(shù)字化、信息化技術(shù)的復(fù)合人才才能跟上時代的步伐。因此，應(yīng)采取有效措施，對管理人員進行教育指導(dǎo)、實時培訓(xùn)等，加快培養(yǎng)這種高素質(zhì)復(fù)合型人才，這樣才能為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，使數(shù)字化管理最大限度的發(fā)揮它的作用。相關(guān)技術(shù)人員必須要求能夠熟練的掌握各種數(shù)字化技術(shù)，掌握存檔、修改、提取等各方面的技術(shù)，擁有全面的知識體系以及較強的知識整理、分析數(shù)據(jù)的能力。同時也要求管理人員必須要有良好的敬業(yè)精神，做好資料的保密工作。同時，房地產(chǎn)管理部門應(yīng)當抓住機遇，不斷探索、積極實踐，不斷引進先進技術(shù)，規(guī)范人員管理制度，為房地產(chǎn)檔案管理進程做出貢獻。

三、結(jié)語

數(shù)字化房地產(chǎn)檔案的應(yīng)用雖然解決了很多人工操作上的難題，如整理繁瑣、安全性低、容易丟失等，但是，在運用數(shù)字化技術(shù)的過程中，必須妥善管理檔案，建立健全各種管理制度、提升工作人員的素質(zhì)、定期檢查計算機病毒等，使房地產(chǎn)檔案的安全性與真實性得到保障，這樣才能使大眾放心，從而實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的真正價值。（作者單位為哈爾濱市房屋土地綜合開發(fā)公司）