主動適應經濟發(fā)展新常態(tài)不斷提升檔案利用服務的質量和水平

周霞

本文圍繞著經濟轉型發(fā)展中暴露的檔案管理問題，總結檔案服務工作創(chuàng)新發(fā)展的原則，以及新形勢下檔案管理服務工作的改進優(yōu)化措施，從而提高檔案服務工作的針對性，切實滿足全社會對檔案數據的利用需求。

一、經濟發(fā)展新常態(tài)背景下檔案服務工作問題

（一）基礎業(yè)務較薄弱。經濟發(fā)展新常態(tài)下強調提高檔案的個性化利用率，要求檔案利用服務工作能夠滿足新經濟形式的需要。強調在廣泛收集檔案的基礎上提高檔案數據的變偽能力、數據挖掘能力和數據適時共享快速傳遞能力。但是，現(xiàn)有的檔案管理方式與單一服務模式決定了檔案利用的方式較為傳統(tǒng)。例如，紙制檔案供給質量不足。而且，數字化的檔案在傳遞、挖掘、應用服務方面功能開發(fā)不足?，F(xiàn)有的檔案服務業(yè)務不能滿足用戶實時獲取檔案的需要，檔案服務的手續(xù)較為繁瑣，檔案資源的運轉效率較低。檔案數據信息的網絡化開發(fā)不足，僅能在低等級存儲檔案方面提供服務，還不能實現(xiàn)個性化檔案信息供給。檔案服務質量水平有待提高，檔案服務方式還要在信息化背景下進行創(chuàng)新，從而滿足社會發(fā)展需要。

（二）管理方式較陳舊?，F(xiàn)有的檔案服務利用模式較為陳舊，檔案管理工作與服務工作不能與時俱進。一方面檔案管理部門的專業(yè)性不足，現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏專知識背景，不能更好的理解專業(yè)化背景下的檔案資源的應用價值，因此不能有效滿足檔案使用需求的需求。另一方面檔案管理設備相對陳舊，檔案管理系統(tǒng)開發(fā)不足，檔案管理工作還停留在半智能化的階段?，F(xiàn)有的檔案數據信息的檢索不足，大數據、云計算技術與基層單位的檔案管理部門銜接不足，檔案數據信息的安全性、應用性與價值受到一定的影響。而且，當前還未能開發(fā)一套有效的檔案數據信息的自動上傳與檢索系統(tǒng)，檔案數據信息與社會經濟發(fā)展服務的大局結合不緊密。

二、經濟發(fā)展新常態(tài)背景下檔案服務工作原則

（一）規(guī)范與靈活統(tǒng)一原則。提高經濟發(fā)展新常態(tài)下的檔案服務質量和效率，需要提高檔案服務的規(guī)范性，在優(yōu)化檔案服務流程的基礎上和遵循嚴格規(guī)范的操作標準下進行有效的數據信息供給，滿足時代對檔案事業(yè)提出的要求。其次，不斷加強檔案供給服務的靈活性，檔案管理事業(yè)不僅要提供紙制的原始檔案。第三，還要開發(fā)智能化的檔案管理系統(tǒng)，注重在信息技術條件下進行檔案數據信息的有效供給。例如，加強檔案數據信息系統(tǒng)的研發(fā)，提高智能化、數字化、移動互聯(lián)環(huán)境下的檔案信息供給能力，在保證數據信息準確性的基礎上滿足不同行業(yè)與具體經濟發(fā)展項目的檔案需求。

（二）職責與權益統(tǒng)一原則。檔案管理與服務工作更好的適應社會發(fā)展的新要求，應當在完善的制度體系下進行有效的權責劃分，真正理清檔案管理職能部門的工作職權與義務，從而提高檔案供給服務的針對性，切實滿足社會經濟發(fā)展的對檔案部門提出的要求。首先，建立完善的綜合型檔案數據供給與服務體系，劃分檔案收集、制作、檢索、軟件開發(fā)與服務工作人員的具體指責，全面加強檔案管理領導，保證檔案數據信息供給服務的各環(huán)節(jié)有效履職。其次，加強對檔案管理人員的保護，著力減輕檔案管理人員的壓力，重點提高檔案管理人員的專業(yè)性，在提高檔案管理人員專業(yè)技術水平的基礎上，提高檔案服務的針對性，從而更好滿足社會檔案需求。

（三）動態(tài)與靜態(tài)統(tǒng)一原則。提高檔案管理工作的有效性，更好的適應社會經濟發(fā)展轉型時期對檔案管理工作提出的新要求，應當提高檔案管理工作動態(tài)性，能夠根據經濟發(fā)展需要、項目建設需要進行針對性的檔案數據開發(fā)，圍繞著經濟發(fā)展的進展情況提出加強數據信息的供給，從而滿足經濟建設的檔案需求。注重制定完善的檔案事業(yè)發(fā)展計劃，著力加強檔案管理事業(yè)的長效建設，有計劃的完善設備與人才，從而促進經濟新常態(tài)下檔案事業(yè)的發(fā)展。

三、經濟發(fā)展新常態(tài)背景下檔案服務工作策略

（一）優(yōu)化檔案查詢服務設施。提高檔案服務社會經濟發(fā)展有效性，需要提供給檔案使用者良好舒適的環(huán)境，只有在提升檔案服務現(xiàn)代化水平理念的基礎上不斷性狀檔案利用的環(huán)境，才能提高檔案服務社會經濟的影響力。首先，向社會提供優(yōu)質的檔案服務工作，建立開放性的檔案服務環(huán)境，注重開辦便民檔案服務大廳，出臺延長服務時限，錯時進行檔案供給，建立集檔案文件查詢、利用與服務一為體的查詢服務中心。其次，公示檔案使用流程，明確檔案查詢須知，加強檔案查詢引導，著力設置檔案查詢服務指南，并且運用數字化自助查詢設備、廣告機、電子觸摸屏與人工智能檢索服務臺方式提高檔案查詢應用服務水平。第三，著力提供信息的專門供給水平，針對社會各類人群的需要，定期在微平臺與網站等發(fā)布周、月、年的集成信息統(tǒng)計報表，從而提高檔案服務社會的針對性。

（二）促進檔案服務規(guī)范發(fā)展。提高檔案服務工作質量，還要保證檔案數據信息的真實、準確、完善和有效。因此，應當建立完善的檔案管理工作制度，抓好檔案服務基礎設施建設工作，制定檔案公開信息利用辦法、檔案服務窗口的試行規(guī)范等。首先，建立檔案審批事項制度和登記簿，做好檔案管理流程與審批辦法的規(guī)范，全面加強檔案數據信息的檢查。其次，形成規(guī)范性的服務體系，著力優(yōu)化檔案服務中的問題，進一步在改進程序中提高檔案服務水平。第三，進一步規(guī)范電話查詢、預約查詢、網上查詢等工作流程，著力開辟重點經濟項目的檔案查詢綠色通道和無障礙服務渠道。

（三）完善檔案服務體系。為了更好的適應經濟發(fā)展新常態(tài)，還要建立完善的檔案服務工作體系，實現(xiàn)點線面結合的檔案服務。首先，擴大基層檔案查詢與服務網點，在上級檔案服務主管部門的輔助下，更好的建立均衡分布的檔案數據信息查詢網點。其次，建立各部門之間的共享數據平臺，在劃分檔案應用權限的基礎上，更好的借助互聯(lián)網實現(xiàn)檔案數據信息的優(yōu)質高效供給。第三，擴展檔案服務方法，加強本地與異地檔案部門之間的聯(lián)系，形成綜合性的檔案網絡體系，能夠運用APP進行有效檔案服務。

四、結語

適應經濟發(fā)展新常態(tài)的檔案服務，應當在節(jié)省檔案服務時間和擴大檔案服務范圍上下功夫，注重運用人們熟悉和高效的互聯(lián)網媒介進行檔案傳遞，并且提高服務的智能化與個性化水平，滿足社會的檔案應用需求。（作者單位為山東省泰安市供銷培訓中心）