檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用

毛英女

檔案信息的內(nèi)容變的越加豐富，對現(xiàn)代檔案管理工作需要更嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾?。檔案管理基礎(chǔ)工作的完善，可以使現(xiàn)代檔案管理工作更好的運(yùn)作，我們要充分重視檔案管理基礎(chǔ)工作。本文分析了檔案管理基礎(chǔ)工作如今所面對的挑戰(zhàn)和其在現(xiàn)代檔案管理中的重要性，并對以后檔案管理基礎(chǔ)工作提高提出了建議。

合理地進(jìn)行檔案管理的整體工作，要在基礎(chǔ)部分加強(qiáng)工作力度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理手段與模式，逐漸形成檔案管理科學(xué)化、合理化的工作模式，才能充分發(fā)揮其在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）對檔案管理基礎(chǔ)工作不夠重視

檔案信息里是單位員工的日常表現(xiàn)、平日功績及處罰等重要資料，對企業(yè)考核員工有著重要參考作用。在社會(huì)上檔案的信息對于每個(gè)人都有著重要意義，企業(yè)高層的不重視，使得下面的工作人員也自然而然的忽視檔案管理工作，或僅把檔案管理局限在文書資料收集、保管這樣不全面的概念內(nèi)，從而影響到從業(yè)人員的工作積極性。

（二）檔案管理工作不規(guī)范

在檔案管理尤其是檔案管理基礎(chǔ)工作中有多項(xiàng)重要工作，其中檔對案的編號工作是最為重要的。但在我國的現(xiàn)階段檔案管理中，對檔案的編號要求尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)（即各部門或單位按自己的習(xí)慣對所存檔案進(jìn)行編號，查找時(shí)也就產(chǎn)生只有本部門人員能快速查找所需要檔案的現(xiàn)象），不規(guī)范的編號對檔案的影響相關(guān)人員進(jìn)行檔案信息查找。

（三）檔案管理人員工作能力不足

檔案管理人員的素質(zhì)對企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作的影響特別大。檔案管理工作日新月異，檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)也越來越迫切，工作量大大增加，檔案管理工作面臨巨大壓力。以往傳統(tǒng)檔案管理人員的管理理念和工作方式逐漸落后，靠人工管理已不能滿足人們對檔案管理工作的需要。

二、檔案管理基礎(chǔ)工作對現(xiàn)代檔案管理中的作用

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作有利于實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息的檢索在檔案管理方面很是重要，對檔案信息進(jìn)行管理的目的是方便日后的檢索，所以，相關(guān)人員須對檔案信息進(jìn)行正確的分類，運(yùn)用相關(guān)科技對檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而促進(jìn)后期的檔案查找工作的順利完成。實(shí)際工作中由于存在某些單位或部門對檔案管理工作的忽視，產(chǎn)生一些沒有用處的檔案，對這類檔案資料的刪減就需要通過檔案管理基礎(chǔ)工作來完成。檔案管理基礎(chǔ)工作要把檔案進(jìn)行分類整理，包括分卷和歸檔。有些部門對檔案管理不夠重視，存在無用檔案，檔案管理工作時(shí)就該清理這些舊時(shí)檔案，并重新組合現(xiàn)有檔案，提高檔案管理水平和工作效率。

（二）做好檔案管理基礎(chǔ)工作能確保檔案檢索的準(zhǔn)確性

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中之后，檔案就能通過網(wǎng)絡(luò)檢索快速的被找到。良好的檔案基管理工作有利于提高檔案管理進(jìn)行檢索時(shí)的準(zhǔn)確性。應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提升勞動(dòng)效率和準(zhǔn)確度，應(yīng)該積極推行和使用各類新型計(jì)算信息技術(shù)，重新組合案卷、統(tǒng)一分類號、規(guī)范檔案等問題，建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

三、完善檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

（一）提高檔案管理基礎(chǔ)工作的的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性

現(xiàn)代檔案管理工作需要面對更加龐大的信息，在檔案管理部門對檔案進(jìn)行保存時(shí)，工作人員要增加保管力度，對保管工作實(shí)施科學(xué)全面的管理，使檔案可以得到穩(wěn)妥安全的保管。管理層應(yīng)該制定責(zé)任制，提升工作人員的積極性，實(shí)施獎(jiǎng)懲方式，并不定期的對工作人員進(jìn)行監(jiān)督檢查，制定嚴(yán)格的歸檔、保管、借閱等工作流程，加強(qiáng)檔案校核力度，實(shí)行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質(zhì)量，明確檔案工作職責(zé)。在檔案索中，極大地提升了檔案基礎(chǔ)工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案目錄編制等基礎(chǔ)工作的配合，通過目錄、關(guān)鍵詞檢等方式，進(jìn)一步提升檔案管理工作水平。

（二）確保正確的檢索檔案

檔案的歸檔和輸入是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，只有在做好基礎(chǔ)工作的情況下，人們才可以正確檢索和查找檔案資料。由于現(xiàn)代檔案管理工作中應(yīng)用了計(jì)算機(jī)方面的信息技術(shù)，檢索方法與過去有著很大的差異，現(xiàn)代檔案信息管理部門應(yīng)加強(qiáng)對信息檢索方面的教育普及，保證信息檢索可以為人們所用，保證信息檢索的通暢。同時(shí)檔案管理應(yīng)建立信息收集小組進(jìn)行信息總結(jié)工作，收集小組要完成各項(xiàng)檔案的整理加工，編制成目錄然后保存。在檔案基礎(chǔ)工作中準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的分類、整理、錄入和歸檔，并按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和特征對檔案進(jìn)行區(qū)分，最后根據(jù)檔案資料的重要程度，對內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先進(jìn)行處理，以增強(qiáng)有效檔案的使用頻率，實(shí)現(xiàn)檔案資料的利用價(jià)值。

四、結(jié)語

檔案管理基礎(chǔ)工作對于現(xiàn)代檔案管理有著特殊意義，要做好現(xiàn)代檔案管理工作，不僅需要改善相關(guān)工作人員工作能力與對待檔案信息的管理態(tài)度方面，更是需要對檔案管理基礎(chǔ)工作做出與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)步，在檔案信息檢索和檔案信息股那里方面都要不斷完善體制問題，通過管理部門的對現(xiàn)代檔案管理工作的進(jìn)行，不斷完善檔案管理基礎(chǔ)工作，確保檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)行，為人民的信息帶來更加合理有效的管理，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。（作者單位為哈爾濱哈投信息產(chǎn)業(yè)投資有限公司）