教務(wù)秘書工作現(xiàn)狀和發(fā)展對策研究

教務(wù)秘書作為學(xué)校各教學(xué)部門和二級學(xué)院的紐帶，工作范圍廣，涉及事務(wù)繁雜瑣碎， 小到各種日常教學(xué)通知大到各種教學(xué)活動，時時處處都在圍繞著教學(xué)活動開展工作。然而，教秘書的作為最基層的管理者、服務(wù)者和信息反饋者，工作往往得不到足夠的重視和肯定，專門的培訓(xùn)進(jìn)修、科研教學(xué)活動的機(jī)會少之又少，沒有合理的晉升渠道等等問題都嚴(yán)重影響教務(wù)秘書工作的積極性。在分析高校教務(wù)秘書工作的現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，針對存在的問題提出相應(yīng)對策，以望穩(wěn)定教學(xué)團(tuán)隊，促進(jìn)教務(wù)秘書的職業(yè)良好發(fā)展。

一、引言

教務(wù)秘書作為連接教務(wù)處、科研處、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控中心和各學(xué)院之間的紐帶和橋梁，做好上傳下達(dá)、協(xié)調(diào)好每項(xiàng)工作任務(wù)都是提高教學(xué)質(zhì)量的重要保證。就目前現(xiàn)狀來說，各個高校的教務(wù)秘書的工作建設(shè)并不是很完善，還存在很多的問題。解決相關(guān)問題是做好高校教務(wù)秘書的工作的必要，也是保證高校教學(xué)質(zhì)量的關(guān)鍵所在，更是保障教學(xué)運(yùn)行和提高教學(xué)管理的重要內(nèi)容。

二、高校教務(wù)秘書工作的主要職責(zé)及現(xiàn)狀分析

隨著高等教育的迅速發(fā)展，教學(xué)改革的不斷深入，各種各類的辦學(xué)形式也在逐漸豐富起來，各種院校對于人才培養(yǎng)的模式也做出了重要的改變，在改變的同時院校中的管理階層也面對著一系列新的挑戰(zhàn)，教學(xué)的管理機(jī)制也同時成為了學(xué)校管理的重要方面。

教務(wù)秘書既是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的助理，也是學(xué)校教學(xué)思想精神、文件政策和領(lǐng)導(dǎo)講話的重要解釋者，也是學(xué)院和學(xué)校其他各部門的溝通紐帶。教務(wù)秘書工作職責(zé)如下：

第一，教務(wù)工作。在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下，在工作中及時傳達(dá)教務(wù)處、科研處以及教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控中心等教學(xué)相關(guān)部門的通知、文件和會議精神，保證學(xué)院信息傳遞通暢，快速準(zhǔn)確向所對應(yīng)的各教研室及師生傳達(dá)文件精神以及通知的內(nèi)容，并根據(jù)相關(guān)要求做好教學(xué)材料的收集、整理、打印、歸檔。

第二，教學(xué)評估。在學(xué)校評估的關(guān)鍵時期，積極做好各項(xiàng)評估材料的準(zhǔn)備和數(shù)據(jù)的填報工作，能及時按質(zhì)按量完成各項(xiàng)任務(wù)。

第三，報到注冊。在學(xué)期開學(xué)初，積極配合教務(wù)處和輔導(dǎo)員完成花名冊的制作、網(wǎng)上報到注冊以及報到數(shù)據(jù)整理上報工作。

第四，教學(xué)質(zhì)控。為了保證課堂教學(xué)質(zhì)量，定期收集各級各類人員的聽課表，針對質(zhì)控中心督導(dǎo)專家對課堂教學(xué)、學(xué)院試卷以及論文檢查等方面的意見及時反饋給老師。

第五，考試考務(wù)工作。除大型的計算機(jī)等級考試、普通話等級考試、全國英語四六級的考務(wù)工作之外，還要完成協(xié)助教務(wù)處完成開學(xué)初補(bǔ)考，畢業(yè)大補(bǔ)考等工作，協(xié)助教師完成考試申報和考試安排、試卷的報送、成績錄入、成績分析和試卷歸檔。

第六，教材管理工作。核實(shí)匯總上報學(xué)生教材征訂表至教材科，訂購教材，通知學(xué)生及時領(lǐng)取教材。匯總各教研室教師用書明細(xì)，領(lǐng)取和發(fā)放教師教材

第七，畢業(yè)生工作：協(xié)助教務(wù)處完成畢業(yè)生資格審查工作以及最終的學(xué)位資格審核工作，做好學(xué)生的學(xué)籍學(xué)位管理工作。另一方面是畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)：向老師們傳達(dá)教務(wù)處的畢業(yè)論文和畢業(yè)實(shí)習(xí)的相關(guān)規(guī)定和要求，幫助各位老師解決各種疑問，保證畢業(yè)論文和畢業(yè)實(shí)習(xí)工作有條不紊的完成。

第八，教學(xué)運(yùn)行工作：協(xié)助教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理安排，處理好調(diào)代停課的相關(guān)通知事宜，并且及時做好理論課和實(shí)踐課任務(wù)書，及時將排課信息傳給老師。

教務(wù)秘書的工作職責(zé)比較繁多，但是，現(xiàn)在大多數(shù)高校教學(xué)管理普遍存在缺乏有效的教學(xué)管理機(jī)制、分工不明確；工資福利待遇較低，工作量較大，流動性大；信息化水平低，重復(fù)性工作多，無法做到有效的信息共享等現(xiàn)象。

三、影響高校教務(wù)秘書工作的主要因素

（一）缺乏有效的教學(xué)管理機(jī)制

教務(wù)秘書作為連接教務(wù)處、科研處、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控中心和各個院系之間的紐帶，需要與各個部門的領(lǐng)導(dǎo)、各專業(yè)、教師和學(xué)生打交道來處理各種日常教學(xué)事務(wù)，作為最基層的實(shí)踐者，教務(wù)秘書群體往往是知事務(wù)無權(quán)限，在處理很多事情的時候，不能根據(jù)工作需要很好的服務(wù)于教學(xué)管理工作。高校領(lǐng)導(dǎo)對教務(wù)秘書的工作重視程度不夠，不僅削弱了教務(wù)秘書工作的積極性，也難以鼓勵教務(wù)秘書在工作中解放思想，創(chuàng)新工作方法。教務(wù)秘書就好像三明治中的夾層，工作職責(zé)不清使得教務(wù)秘書繁重的工作 “雪上加霜”。

（二）工資福利待遇低

教務(wù)秘書從學(xué)期初的報到注冊開始，到貫穿整個學(xué)期的教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)督導(dǎo)、課程管理、考試管理、畢業(yè)資格和學(xué)位資格審核，一直到最后的期末考試和工作量結(jié)算，都有接連不斷的相關(guān)工作。教務(wù)秘書工作量大，處理的日常事務(wù)瑣碎復(fù)雜，這就要求教務(wù)秘書不僅要細(xì)心還需要有極強(qiáng)的耐心和責(zé)任心，否則，稍有不慎可能就會出現(xiàn)失誤，導(dǎo)致重大教學(xué)事故。教務(wù)秘書的工作壓力大，但是相應(yīng)的獎勵機(jī)制和有關(guān)的政策不支持與不重視；再加上工資福利待遇的不到位；勢必會導(dǎo)致教務(wù)秘書的工作變動，人員的流動。而且教務(wù)秘書的工作隊伍人員比較復(fù)雜，學(xué)歷層次高低不平，工齡長短不一，頻繁的人員變動勢必影響教學(xué)的正常運(yùn)行效果。

（三）高校教務(wù)工作信息化水平低

雖然近幾年信息化水平在不斷提高，可是傳統(tǒng)的機(jī)械化的教學(xué)管理模式仍舊占主導(dǎo)地位，不僅使得老師與同學(xué)們?nèi)狈τ行У臏贤?，也產(chǎn)生了大量的重復(fù)性教學(xué)管理問題，教學(xué)管理活動各環(huán)節(jié)中需要的各種報表和各種材料重復(fù)性收集、整理、上交、歸檔使得教學(xué)管理者不勝其煩，重復(fù)性統(tǒng)計也亦導(dǎo)致的信息失誤和信息不對稱。教學(xué)管理作為一個學(xué)校良好發(fā)展的基礎(chǔ)力量，應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能發(fā)展更好的服務(wù)于教學(xué)管理工作。機(jī)械化運(yùn)作不僅降低了教務(wù)秘書工作的積極性還影響工作效率，使得教學(xué)管理的發(fā)展處于停滯不前的狀態(tài)。

四、解決高校教務(wù)秘書工作建設(shè)問題的對策

（一）梳理職責(zé)，明確分工

教務(wù)秘書工作是整個教學(xué)管理有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要力量之一，所有的教學(xué)管理信息上通下達(dá)離不開教務(wù)秘書。教務(wù)秘書作為教學(xué)環(huán)節(jié)中的紐帶和橋梁，服務(wù)于教學(xué)，單并不等于所有與教學(xué)有關(guān)的工作都需要教務(wù)秘書來完成，事無巨細(xì)，全部承擔(dān)，一旦出現(xiàn)問題時又做“替罪羊”。學(xué)校應(yīng)該設(shè)定詳細(xì)可行的崗責(zé)和實(shí)際可行的管理控制措施，明確權(quán)責(zé)，明確分工，按照規(guī)章制度各教學(xué)管理人員按照崗責(zé)各司其職、各行其事，減少不必要的交叉，造成工作中的職責(zé)不清，合理有效的教學(xué)管理機(jī)制，才能提高教務(wù)秘書對工作的積極性，保證良好的教學(xué)管理水平，促進(jìn)教學(xué)管理高效運(yùn)行。

（二）提升工資福利待遇

教務(wù)秘書工作需要細(xì)心認(rèn)真對待，所有工作事無巨細(xì)。但是各個學(xué)院或者教學(xué)單位教務(wù)秘書的工作量不同，大學(xué)院和小學(xué)院在教師人數(shù)、學(xué)生人數(shù)上顯然不對等，相應(yīng)的工作量也千差外別，教務(wù)秘書的工資水平應(yīng)該與工作量掛鉤，而不是僅僅依靠職稱的晉升。教務(wù)秘書除了職稱晉升，沒有良好的崗位晉升途徑，嚴(yán)重限制了個人的職業(yè)生涯發(fā)展，所以工資待遇低加上沒有晉升機(jī)會，導(dǎo)致教務(wù)秘書崗位流動性大，人員頻繁更換，導(dǎo)致教學(xué)數(shù)據(jù)混亂。學(xué)校應(yīng)該提供良好的培訓(xùn)進(jìn)修機(jī)會，提高基層教學(xué)管理人員的素質(zhì)和水平，改善參差不齊的教學(xué)管理現(xiàn)狀，同時，學(xué)校制定完善的管理制度作為留住人才的保障，穩(wěn)定教學(xué)管理團(tuán)隊，使得教學(xué)管理工作能夠的正常合理有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（三）提倡信息化教學(xué)管理

隨著國家信息化水平的不斷提高，教學(xué)管理工作也要不斷創(chuàng)新手段和方法。學(xué)校要努力實(shí)現(xiàn)教育信息化，應(yīng)在現(xiàn)有的硬件建設(shè)基礎(chǔ)上構(gòu)建信息化平臺，合理高效利用無紙化辦公軟件OA，利用好各種教學(xué)管理軟件和APP平臺，從軟硬兩個方面整體規(guī)劃，多渠道實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息的共享。在信息化平臺建設(shè)的過程中也要及時推進(jìn)相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，及時實(shí)現(xiàn)資源共享，以減少在教學(xué)管理的各個環(huán)節(jié)中重復(fù)性的統(tǒng)計，避免信息失誤和信息不對稱，同時，也可以減少大量的重復(fù)性工作。優(yōu)化教學(xué)管理的水平和手段，是提升教學(xué)質(zhì)量科學(xué)有效的保障。

教學(xué)管理是學(xué)校管理工作的核心之一，是提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的基本保證，也是促進(jìn)學(xué)校持續(xù)發(fā)展的核心動力。所以學(xué)校應(yīng)該從各個方面提升教學(xué)管理水平，更不能忽視教務(wù)秘書這一教學(xué)管理團(tuán)體的建設(shè)工作。（作者單位為青島工學(xué)院）

作者簡介：張偉偉（1986.5—），女，山東省日照市人，本科，研究方向：物流管理、教學(xué)管理。