淺談如何進行科研檔案管理信息化建設

張小靜

摘要：信息化建設是當今社會各行各業(yè)提高工作效率和竟爭力的必然趨勢，科研信息化建設尤為重要。本文分析科研檔案信息化建設的必要性，指出科研檔案信息化建設存在的主要問題，并就如何促進科研檔案信息化建設提出了針對性的對策建議。

關鍵詞：科研檔案 檔案管理 信息化建設

科研檔案信息化主要是指以提高科研檔案利用效率為目的的信息化工程，具體包括科研檔案的收集、數(shù)據(jù)整理、立卷方式、歸檔時間、保管程序、錄入系統(tǒng)和在線查閱等環(huán)節(jié)的信息化和規(guī)范化管理。其本質是借助現(xiàn)代信息技術手段和相應的軟件系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質科研檔案轉化為電子信息檔案的過程，從而改進傳統(tǒng)檔案管理方式，提高科研檔案資源的開發(fā)利用率，提升科研檔案管理服務于其他各項工作的效果?！翱茖W規(guī)范地加強科研檔案管理，對提升科技創(chuàng)新的水平和質量都起著不可替代的作用，并直接影響科研檔案自身價值的實現(xiàn)。

一、實現(xiàn)科研檔案信息化建設的客觀要求

科研資料一般都會以紙質檔案的形式保存下來。隨著檔案日益增多，傳統(tǒng)科研檔案保存需要大量庫房和設備，其管理不但需要較多的人力和資金投入，還要防止檔案發(fā)生自然霉變、破損等情況。而使用信息化的檔案管理方式可為有效解決傳統(tǒng)的紙質檔案保存和使用過程中出現(xiàn)的這些問題，降低檔案管理成本。傳統(tǒng)紙質科研檔案的管理，對檔案實體的收集、整理和保存基本通過人工方式完成，工作進展緩慢，效率低下，已無法適應信息時代社會發(fā)展的要求?？蒲袡n案信息化建設將極大地提高這一過程的效率，并可有效避免收集、整理過程中的人為錯誤；信息處理完畢，實現(xiàn)自動歸檔，不受存儲空間限制，提高歸檔效率。在科研檔案的復制和傳輸上，信息化能夠讓檔案使用者在取得授權之后進行輕松復制，方便科研檔案資料的傳輸。將科研檔案通過建立數(shù)字化、網(wǎng)絡化的公共服務平臺和科學設置檢索工具，還可使其在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)交流共享，接受學術査新等增值服務。因此，信息化是實現(xiàn)紙質檔案完整保護，提升管理效率的必要舉措。

科研檔案信息化，不僅可利用計算機技術建立檔案資源點對點、點對面，還可在信息快速分析上具有突出表現(xiàn)。同時通過各種現(xiàn)代化媒體，使信息化的科研檔案從“館藏”走向社會，從科研機構走向民眾，從封閉走向開放，便于社會公眾了解科學研究的發(fā)展狀態(tài)，也使于相關政府管理部門在科研政策決策時，增強科學性，避免盲目性。因此，信息化還是挖掘科研檔案潛力，深化科研檔案服務社會的重要支撐。

二、科研院所檔案信息化建設現(xiàn)狀及存在問題

據(jù)了解，我省一些科研院所檔案信息化工作起步早，目前絕大部分院所已使用了計算機管理檔案目錄，完成或開始了文件級的檔案錄入，各院所檔案館還加強了檔案信息化的制度建設，有的院所網(wǎng)站也陸續(xù)建立并開通。盡管一些科研院所檔案信息化建設有了一定的發(fā)展，但檔案信息化建設總體上遠滯后于全國信息化建設的整體水平，而省內(nèi)科研院所檔案信息化建設發(fā)展水平也很不平衡，部屬科研單位、省屬科研單位及各類民辦科研単位之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而大部分小規(guī)?！懊耖g科研單位則尚未建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫；有的雖然配各了計算機但未配置檔案管理軟件，只能實現(xiàn)單機下的檔案校索，還有些院所檔案館甚至連計算機、掃描儀等設施都沒有配置。從以上現(xiàn)象可以看出一是科研單位檔案信息化建設還處于初級階段，與機關、銀行等部門的檔案信息化建設水平相比還存在著很大差距；二是科研檔案信息化建設意識淡薄，思想觀念跟不上形勢發(fā)展的需要，缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設標準規(guī)范；三是信息化基礎設施建設薄弱，經(jīng)費和技術保障還不夠有力；四是信息化安全障體系建設不完善，科研檔案信息化人才隊伍建設需要進一步加強。

三、促進科研檔案信息化建設的對策建議

伴隨著信息技術的迅猛發(fā)展，要解決這些問題最好的辦法就是實現(xiàn)科研檔案管理信息化管理。如何才能實現(xiàn)科研檔案管理信息化呢？筆者認為，主要從加大科研檔案信息化建設的軟硬件設備投入、創(chuàng)建規(guī)范的總體規(guī)劃和規(guī)章制度和構建復合型的科研檔案管理人才隊伍這三個方面著手。

（一）加大科研檔案信息化建設的軟硬件設備投入

在科研檔案信息化建設過程中，科研單位應按照國家規(guī)定或相關行業(yè)規(guī)定的硬性標準，選購標準的硬件設備，并充分考慮科研檔案管理軟件的配置、數(shù)據(jù)庫和信息通信方式的標準化。當前，各科研院所在科研檔案信息化上還存在不小的差距，從整體來看，科研檔案實現(xiàn)信息化的比例較小，因此，各科研院所要盡快形成科研檔案信息化的溝通和交流機制，力爭在較短的時間內(nèi)共同加強科研檔案信息化建設的基礎設備投入，形成通力合作和協(xié)調(diào)發(fā)展的局面，使大部分各科研院所在大致相當?shù)乃缴闲纬梢?guī)?；目蒲袡n案信息化水平，為將來各科研院所間信息對接和互通有無打下良好的基礎。

另外，科研檔案信息化旨在減少檔案管理工作難度，提高檔案信息的利用率，更好地發(fā)揮檔案的使用價值。但是，在傳統(tǒng)檔案管理模式向信息化轉變的過程中，工作任務極其繁重，需要輔助先進的設備來盡快完成這一轉變過程。要為科研檔案發(fā)展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用計算機檔案管理系統(tǒng)可實現(xiàn)：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業(yè)務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。因此，只有實現(xiàn)統(tǒng)一型號、統(tǒng)一規(guī)格的計算機全面覆蓋，才能為科研檔案管理實現(xiàn)信息化提供硬件保障。隨著科研檔案數(shù)量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)，特別是光盤存儲系統(tǒng)，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。比如，通過多功能掃描儀和ORC智能識別技術等設備將文字圖片、聲像等資料轉換成數(shù)據(jù)資料，采用高端的統(tǒng)計分析軟件對檔案信息數(shù)據(jù)進行分析處理。在科研檔案數(shù)據(jù)的存儲和更新過程中，云計算技術可有效降低數(shù)據(jù)存儲和管理成本，基于云計算的云檔案平臺能夠采取多種安全技術在云端控制科研檔案數(shù)據(jù)的存儲、査閱和傳輸，并確保這些科研檔案數(shù)據(jù)的完整性和安全性。因此，我們必須加強這方面的基礎設備投入，以滿足科研檔案信息化建設的需要。

（二）制定規(guī)范的科研檔案信息化總體規(guī)劃和規(guī)章制度

科研檔案信息化相對較復雜，我們要逐步轉變傳統(tǒng)的科研檔案管理理念，探索利用現(xiàn)代技術與設備，根據(jù)本單位科研工作的實際情況和檔案管理工作的發(fā)展趨勢，對本單位已形成的科研特點、未來發(fā)展目標進行科學的分析和論證，從而制定合理的科研檔案信息化總體規(guī)劃。

為降低科研檔案信息在存儲和傳輸過程中可能發(fā)生的風險，我們應建立嚴格的信息化規(guī)章制度，從制度上規(guī)范和約束科研檔案信息化的行為。比如，明確科研檔案管理人員和使用者在各個環(huán)節(jié)的權利和責任，對可能發(fā)生的數(shù)據(jù)損失和泄露風險實行責任追溯體系和第三方監(jiān)督制度。尤其是，要從制度上做好“雙保險”工作，對科研檔案進行電子歸檔時，既要有額外的電子檔案備份，對重要的材料還要有對應的紙質備份，對備份過程中的關鍵環(huán)節(jié)甚至要進行錄音和攝像，對科研檔案使用過程中發(fā)生的掃描和復印等行為也要嚴格規(guī)范管理。

在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網(wǎng)絡及數(shù)據(jù)的安全運行，還需要從實際出發(fā)建立規(guī)范的管理機制。創(chuàng)新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性；三是統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是科研檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數(shù)據(jù)庫中的信息資源就無法建立；如果相關檔案部門不按統(tǒng)一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網(wǎng)絡就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)。

（三）構建復合型科研檔案管理人才隊伍

高素質、復合型科研檔案管理人才是實現(xiàn)科研檔案信息化的關鍵因素?？蒲袡n案管理信息化要使科研檔案的收集、存檔、檢索和統(tǒng)計等工作轉變?yōu)樽詣踊墓芾砟Ｊ?，這就必須要構建一支與之相適應的人才隊伍做支撐。一是要想方設法引進一批專業(yè)素養(yǎng)較高、職業(yè)技能較強的科研檔案管理人才；二是加強各科研院所現(xiàn)有檔案管理人員的培訓工作，為盡快實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代管理模式的轉變，應有計劃地對本系統(tǒng)的科研檔案管理人員進行信息化技能培訓，培訓內(nèi)容涵蓋計算機、網(wǎng)絡、信息工程等方面的知識，還應創(chuàng)造必要的條件，讓檔案管理人員及時了解檔案發(fā)展趨勢和現(xiàn)代科技在檔案工作中的應用，不斷提高他們的工作技能；科研檔案管理人員還應立足本職工作，強化自我學習意識，最終達到通過培訓能夠熟練掌握現(xiàn)代化的信息技術；三是建設復合型的管理隊伍，提高檔案管理人員的信息化意識。信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求科研檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性；四是通過建立獎勵機制留住人才，科研檔案管理人才長期默默無聞，容易被忽視，各級領導不僅要從工作、生活和待遇等多方面關心科研檔案管理人才，還要在職稱晉升、職務提升和發(fā)展前景方面建立良好的獎勵機制，讓他們能夠時刻以十分飽滿的熱情投入到科研檔案管理事業(yè)中。

總之，科研檔案的信息化建設是一項長期、艱巨的復雜任務。在此過程中，我們必須始終把依靠信息技術振興檔案管理事業(yè)戰(zhàn)略放在十分突出的位置，全面提高檔案管理的科技創(chuàng)新能力，不斷培養(yǎng)和造就一大批掌握現(xiàn)代信息技術的復合型檔案管理人才，從而更好地應對信息化建設對科研檔案管理工作提出的挑戰(zhàn)，提高科研檔案管理的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)科研檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。