學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與建議

張穎怡

檔案管理是學(xué)校管理中的重要組成部分，對學(xué)校的快速發(fā)展具有重要意義，但是現(xiàn)階段，學(xué)校檔案管理過程中還存在一些問題，造成學(xué)校檔案管理質(zhì)量效率低，基于此，本文就對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題與建議進行探討，以期為學(xué)校檔案管理提供參考依據(jù)。

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅猛，為人們的生活帶來的諸多便利，對學(xué)校檔案管理工作也提出了新的要求，使得學(xué)校檔案管理呈現(xiàn)出信息化趨勢?；诖?，本文就對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進行分析，并提出學(xué)校檔案信息化建設(shè)中問題的解決措施，從而提升學(xué)校檔案管理質(zhì)量，促進學(xué)校實現(xiàn)快速發(fā)展。

1 學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題分析

1.1學(xué)校對檔案管理信息化建設(shè)不重視

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理工作中的重要組成部分，對學(xué)校的快速發(fā)展具有重要意義。但是現(xiàn)階段，學(xué)校在進行檔案管理工作過程中還缺少對檔案管理工作的重視，在管理中不能正確認識檔案管理信息化建設(shè)的重要性，造成學(xué)校在檔案信息化管理工作中所投入的資金少、人員少、設(shè)備少，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求，造成檔案管理信息化建設(shè)步伐緩慢，檔案信息化管理質(zhì)量下降。

1.2檔案信息化建設(shè)缺乏人才隊伍

隨著我國教育行業(yè)發(fā)展迅速，使得學(xué)校檔案管理工作逐漸變得重要起來。但是現(xiàn)階段，學(xué)校在進行檔案管理過程中還使用傳統(tǒng)的人工檔案管理方法，造成檔案管理質(zhì)量下降。與此同時，學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中缺乏人才隊伍建設(shè)，具體主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，學(xué)校在檔案管理過程中缺少完善的獎勵激勵機制，造成檔案管理人員缺少創(chuàng)新意識，管理質(zhì)量嚴(yán)重下降。另一方面，學(xué)校在進行檔案信息化管理過程中缺少對人才的引進工作，造成檔案管理人才隊伍質(zhì)量下降，檔案管理信息化建設(shè)無法實現(xiàn)。筆者從廣州市市屬學(xué)校共36所，合計48名檔案人員。發(fā)放36份調(diào)查問卷，回收36份，有效率100%。根據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，檔案管理人員中檔案專業(yè)的人才屈指可數(shù)，非檔案管理專業(yè)人員卻占據(jù)97.92%；后期通過參與“檔案上崗證培訓(xùn)”課程的只有28人，不足六成?？梢姍n案管理人才是非常短缺的。

1.3學(xué)校缺乏完善的檔案管理制度建設(shè)

現(xiàn)階段，學(xué)校在發(fā)展過程中，將主要的精力都放在教書育人、學(xué)生管理工作上，忽略檔案管理工作，造成學(xué)校檔案管理工作缺少完善的管理制度，具體主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一方面，由于學(xué)校對檔案管理工作不重視，在日常管理中將主要的管理目標(biāo)都集中在學(xué)生管理工作上，造成學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量低，無法實現(xiàn)管理目標(biāo)。另一方面，學(xué)校在進行檔案管理過程中缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，在管理過程中經(jīng)常缺少管理制度，造成學(xué)校檔案管理工作管理標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重下降，檔案管理工作信息化建設(shè)無法實現(xiàn)。

2 解決學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的對策分析

2.1學(xué)校加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視

隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，學(xué)校檔案資料需要長期保存，但是隨著時間的流逝，我國學(xué)校文件在長期的保存中就容易出現(xiàn)檔案缺失等問題，從而造成學(xué)校檔案管理無法正常進行。面對此種情況，學(xué)校要想保證檔案管理工作質(zhì)量，就需要將學(xué)校檔案管理信息化，提高對檔案管理工作的重視程度，從而提升檔案管理工作質(zhì)量，實現(xiàn)學(xué)校的快速發(fā)展。通常情況下，學(xué)校加強對檔案管理信息化建設(shè)的重視工作主要從以下兩個方面展開：一方面，教育部門需要組織各個學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)召開會議，在會議上對學(xué)校檔案信息化管理工作進行介紹，讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理信息化建設(shè)的重要性，為學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。另一方面，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)需要加強資金、設(shè)備、人員等方面內(nèi)容的投入，在學(xué)校內(nèi)引進大量的先進信息設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅實的基礎(chǔ)，從而提高學(xué)校檔案管理工作質(zhì)量，推進學(xué)校實現(xiàn)快速發(fā)展。

2.2學(xué)校加強對檔案管理人才的引進工作

學(xué)校要想保證檔案管理信息化建設(shè)順利落實，就需要在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中對檔案管理人才進行引進，保證檔案管理人才質(zhì)量，提高檔案管理工作質(zhì)量。通常情況下，學(xué)校加強對檔案管理人才的引進工作可以從以下兩個方面展開：一方面，學(xué)校需要對內(nèi)部檔案管理人員進行培訓(xùn)，加強內(nèi)部檔案管理人員的信息技術(shù)知識、計算機操作能力等方面內(nèi)容，讓學(xué)校內(nèi)部管理人員提高專業(yè)素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理信息化。另一方面，學(xué)校需要到社會上引進檔案專業(yè)和計算機專業(yè)的“復(fù)合型”管理人才，讓這部分人才在對檔案進行管理過程認真負責(zé)，并對引進的檔案管理人才進行定期、系統(tǒng)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)結(jié)束后進行考核，等到考核結(jié)果結(jié)束后讓員工進行上崗，對考核結(jié)果不合格的人員進行重新培訓(xùn)，培訓(xùn)合格后再讓其上崗工作，保證學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)工作的順利展開。

2.3學(xué)校完善檔案管理信息化的制度建設(shè)

現(xiàn)階段，學(xué)校在進行檔案管理過程中還存在管理人才短缺、制度不完善等問題，造成學(xué)校檔案管理工作效率低，因此，學(xué)校要想保證檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，就需要對學(xué)校檔案管理信息化的制度建設(shè)進行完善，具體可以從以下兩個方面展開：一方面，學(xué)校需要對檔案管理工作制定一個完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，特別是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實施的過程，保證檔案管理工作質(zhì)量。另一方面，學(xué)校需要對檔案管理工作制定完善的制度，在檔案管理中建立電子檔案管理制度、對檔案錄入等方面內(nèi)容進行規(guī)范，充分了解檔案管理中存在的相關(guān)問題，針對性制定規(guī)章制度，對檔案信息管理中涉及的問題給與明確解答，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利落實，提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量。

2.4學(xué)校對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行完善

通常情況下，學(xué)校對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)進行完善需要從以下幾個方面展開：首先，學(xué)校在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中對檔案管理規(guī)章制度進行明確，保證學(xué)校檔案管理工作的順利完善。其次，學(xué)校需要在學(xué)校各個部門之間的系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行整合，保證通過網(wǎng)絡(luò)平臺可以實現(xiàn)信息資源共享，從而減少檔案錄入人員的工作量，節(jié)省大量的人力勞動，進一步為學(xué)校人員查閱信息提供方便。最后，學(xué)校需要專門成立檔案信息化建設(shè)平臺，并讓學(xué)校檔案信息化建設(shè)需要緊跟時代，增加檔案信息化基礎(chǔ)的基礎(chǔ)建設(shè)投入，建立完善的信息基礎(chǔ)設(shè)施，對學(xué)校內(nèi)部的檔案資源的硬件設(shè)備相關(guān)配置進行完善，保證學(xué)校檔案信息化建設(shè)的順利完成。另外，學(xué)校在進行檔案管理過程中需要對檔案管理信息化設(shè)備進行定期維護工作，加強網(wǎng)絡(luò)保護，保證學(xué)校檔案信息不會發(fā)生侵權(quán)情況，健全保護措施，加強管理工作，建立綜合性管理機制，將多種管理方法進行融合，減少檔案管理工作中存在的問題，提升檔案工作管理質(zhì)量。

3 結(jié)束語

總而言之，在我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，學(xué)校傳統(tǒng)的檔案管理工作中逐漸出現(xiàn)一些問題，造成學(xué)校檔案管理效率下降，制約了檔案管理工作的快速發(fā)展。因此，學(xué)校要想保證檔案工作管理質(zhì)量就需要在檔案管理過程使用信息技術(shù)，引進大量復(fù)合型人才，對檔案管理工作的規(guī)章制定、配套設(shè)備等方面內(nèi)容進行完善，從而保證檔案信息化管理工作質(zhì)量，推動我國檔案管理工程的快速發(fā)展。

（作者單位：廣州市第二中學(xué)）