集團資金管理與信息系統(tǒng)結合

李亞梅

摘 要：隨著集團業(yè)務的發(fā)展，集團各公司的資金需求量大，資金交易頻繁，防范資金風險，確保資金安全，降低資金成本，提高資金使用效益，是集團資金管理的重要組成部分，如何利用信息技術對集團資金進行管控，是各集團企業(yè)必須解決的問題。

關鍵詞：資金管理；銀企直聯(lián)；資金預算；信息技術

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，集團企業(yè)規(guī)模越來越大，下屬成員單位數(shù)量不斷增多，集團企業(yè)跨區(qū)域和行業(yè)分布日益廣泛，龐大的組織架構造成集團企業(yè)管理層級結構越來越復雜，管理鏈條越來越長，管理難度增加。

資金是企業(yè)生存和發(fā)展的重要基礎，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的血脈，資金的充裕程度、籌集成本、投資收益和周轉效率等，對企業(yè)發(fā)展至關重要，它決定企業(yè)的競爭力和持續(xù)發(fā)展能力。資金管理活動是企業(yè)內(nèi)部控制的重要活動，隨著業(yè)務發(fā)展，資金管理難度加大，依靠傳統(tǒng)手段，集團公司難以實現(xiàn)資金的集中管理，集團控制力也會被削弱。為實現(xiàn)集團的資金管控，時時掌握集團資金動態(tài)信息，只有將資金管理與信息系統(tǒng)的有機結合，才能滿足集團企業(yè)多業(yè)務的發(fā)展需求。

一、集團資金管理現(xiàn)狀

（1）集團層面往往采用法人制結構，銀行賬戶由各公司或法人分別管理，銀行賬戶多，各公司之間的資金的盈余與短缺不能相互調(diào)劑和有效配置，降低集團資金的使用效率。

（2）集團下屬成員的資金管理相互獨立，集團層面難以監(jiān)控到下屬成員單位的使用情況，存在一定風險。

（3）成員單位將閑置資金獨立存款或購買理財產(chǎn)品，難以達到銀行的整體要求，往往收益率不高。

（4）缺少資金的信息管理平臺，難以對資金進行全面掌控。

二、集團資金管理與信息技術結合的整體目標

（1）構建資金信息化的統(tǒng)一平臺。資金信息管理系統(tǒng)以經(jīng)營活動、籌資活動和投資活動為核心，資金信息化平臺需要覆蓋集團企業(yè)主要的資金管理活動，全面管理集團資金業(yè)務。出具各類資金統(tǒng)計報表，為集團領導決策提供幫助。

（2）控制企業(yè)風險，掌握資金流信息。通過資金信息系統(tǒng)，可以準確、及時、全面掌握整個集團在收付款和投融資業(yè)務處理中的現(xiàn)金流信息，及時了解資金的流向和資金余額情況，保證企業(yè)具備支付能力和償債能力，控制營運風險。

（3）實現(xiàn)集團資金集中，提高資金使用效率。資金信息管理系統(tǒng)需要提供多種資金歸集策略，實現(xiàn)集團資金歸集，加強資金管理機構與各單位之間資金往來的管理，盤活集團的資金存量，通過集團企業(yè)之間的資金短缺與資金富余的合理調(diào)配，提高資金收益，減少財務費用等。

（4）規(guī)范業(yè)務流程，統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準。資金信息管理系統(tǒng)需要實現(xiàn)業(yè)務流程的集中管理，用技術手段保證集團各級下屬單位執(zhí)行統(tǒng)一的審批流程和業(yè)務操作規(guī)范，提高決策水平，保證數(shù)據(jù)的準確性和一致性，方便各種業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計。

（5）與集團其他系統(tǒng)對接，實現(xiàn)全程不落地的信息化管理。資金信息管理系統(tǒng)與主流的財務ERP對接，與銀行對接、與合同信息對接和費用系統(tǒng)對接等，實現(xiàn)全程信息化管理。

三、集團資金管理與信息技術結合的具體項目要求

1.集團資金預算管理

集團資金預算管理的主要目的是提前規(guī)劃和管控資金，充分利用資金的時間差異，提高資金周轉率和資金使用效率，增加資金收益。資金預算的管理過程包括預算的編制、預算審批、預算的執(zhí)行和預算的考核。對于集團企業(yè)來講，龐大的資金數(shù)據(jù)依靠人工難以統(tǒng)計，必須依靠信息系統(tǒng)的開發(fā)。資金預算編制：資金預算的數(shù)據(jù)，絕大多數(shù)由信息系統(tǒng)完成，減少人為干預環(huán)節(jié)，比如：①資金預算系統(tǒng)與合同對接，根據(jù)合同付款時間科學合理的計算付款信息，實行全方位的閉合管理；②資金預算系統(tǒng)與費用報銷系統(tǒng)對接，各費用申請環(huán)節(jié)由提交人約定付款時間，系統(tǒng)自動提取資金預算計劃；③對于常規(guī)每月發(fā)生的業(yè)務，可以依照歷史經(jīng)驗或實際需求的時間在信息系統(tǒng)中設定。資金預算審批：資金預算審批可與審批流程系統(tǒng)對接，設定固定審批流程。資金預算執(zhí)行：出納實際付款時，由系統(tǒng)首先判斷是否有資金計劃，當無資金計劃或資金計劃不足時，信息系統(tǒng)不予支付并進入資金預算審批環(huán)節(jié)。資金支付以后，并將支付結果反饋給資金預算系統(tǒng)，從而判斷資金的預算執(zhí)行情況。資金預算考核：信息系統(tǒng)可以定期出具資金預算與執(zhí)行報表，并將結果與績效考核對接，自動計算考核結果。

2.資金收款管理

收款管理對企業(yè)來講尤為重要，需要解決的是如何實現(xiàn)資金快速到賬，到賬后如何快速認領記賬并提高資金周轉，如何實現(xiàn)資金快速認領記賬？①銀企直聯(lián)，集團及成員單位從各種渠道采集到的收款信息，由信息系統(tǒng)自動匹配或人工認領、分派功能確認歸屬。信息系統(tǒng)需要支持國內(nèi)、國際結算的所有收款業(yè)務，同時支持各種收款方式，含銀行轉賬、現(xiàn)金、電匯、托收等；對于銀行收入明細，自用賬戶收款的情況，系統(tǒng)直接確認收款核算單位并記賬到對應的客戶；公用認領賬戶收款的情況，系統(tǒng)支持使用公用賬戶的單位在系統(tǒng)中各自認領，認領時支持全額認領或部分金額認領，支持多人認領同一條記錄。②資金收款系統(tǒng)與財務的ERP系統(tǒng)對接，能明確核算單位的，直接生成會計憑證并記賬到對應客戶余額。不能明確核算單位的，由人工確認后記賬到對應客戶余額。生成會計憑證以后的記賬信息再反饋給資金管理信息系統(tǒng)，方便資金信息系統(tǒng)出具銀行余額調(diào)整表。整個過程大大縮短了財務記賬時間和核對時間，準確性也提高。

3.資金付款管理

付款管理指各成員單位通過信息系統(tǒng)發(fā)起的各種付款申請，或來自于ERP系統(tǒng)的付款指令，在信息系統(tǒng)中通過線上或線下完成支付，并將支付結果反饋給ERP系統(tǒng)，減少人為操作環(huán)節(jié)。付款管理的信息系統(tǒng)支持國內(nèi)和國際付款業(yè)務，支持多種結算工具，支持多種結算方式。信息系統(tǒng)對整個付款業(yè)務進行跟蹤處理，保證付款業(yè)務處理的完整性和及時性。若有付款被退回的情況，包括有問題的票證類付款被退回以及銀行轉賬付款的退票情況，信息系統(tǒng)支持退票處理，并關聯(lián)之前的付款業(yè)務信息。所有付款完成的業(yè)務接入ERP模塊，生成相應的會計憑證，生成憑證以后并將記賬信息反饋給資金信息系統(tǒng)，方便資金信息系統(tǒng)出具銀行余額調(diào)整表。

4.集團資金融資和投資理財管理

資金的融資管理主要包括融資合同的管理，授信和擔保額度的占用與釋放，抵押物登記，從融資合同管理的相關信息開始，資金信息系統(tǒng)詳細記錄融資時間、金額、利率和其他相關信息的臺賬管理。資金信息系統(tǒng)還需要自動計算利息并推送到財務的ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)相應的財務憑證。

投資理財管理主要包括定期存款、通知存款、結構性存款、債券、信托、銀行理財產(chǎn)品等，資金信息系統(tǒng)需要支持投資理財業(yè)務申請、投資理財業(yè)務登記、投資理財變更、到期處理、發(fā)生額登記、廢棄投資理財、利率變更等業(yè)務發(fā)生時的臺賬式管理。在投資理財業(yè)務發(fā)起時可以生成計劃的臺賬信息，包括存入本金、利息收入和支取本金，可以在實際收益發(fā)生前查看預期的收益，實際發(fā)生的情況可以在實際發(fā)生額中分筆查，有利于對資金的預測和實際情況的對比分析。所有的理財財務還需要依照權責發(fā)生制原則定期計算收益并推送到財務的ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)相應的財務憑證。

資金信息系統(tǒng)還需要出具相應的融資和投資的報表，分析各業(yè)務的成本和收益情況變動情況，為后期業(yè)務提供參考。

5.集團資金集中管理

集團資金集中主要是實現(xiàn)資金的自動上劃和下?lián)艿墓δ?，資金上劃是指當集團下屬企業(yè)資金超過一定額度時，下屬企業(yè)的資金自動上劃到集團資金池中。當集團下屬企業(yè)資金不足時，集團資金池需要依照下屬企業(yè)的資金計劃實現(xiàn)自動撥款。整個過程由資金信息系統(tǒng)完成，人為控制的節(jié)點就是設定金額標準。

6.現(xiàn)金流臺賬管理

對于每個財務人員來講，現(xiàn)金流量表的編制是很頭疼的事情，主要包括經(jīng)營活動、投資活動和籌資活動三大類，尤其是新入職的財務人員，很容易編制錯誤。通過資金信息系統(tǒng)設定付款類型和關鍵字段等，設定與現(xiàn)金流量表的關聯(lián)，讓資金信息系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務性質(zhì)自動編制準確無誤的現(xiàn)金流量表。如果涉及關聯(lián)方，還可以在資金系統(tǒng)中設定關聯(lián)關系，付款以后可自動編制準確無誤的集團合并現(xiàn)金流量表。

7.集團資金賬戶管理

資金賬戶管理包括對各公司銀行賬戶的登記，賬戶申請和賬戶銷戶的審批流程設定。對長期不用的賬戶和凍結賬戶的余額定期提示，提醒資金管理人員關注。

8.票據(jù)臺賬管理

資金相關的票據(jù)主要包括銀行支票、本票、承兌匯票、保函和貨運單據(jù)等，票證臺賬包括票證的出入庫管理和庫存狀態(tài)的管理及相關查詢統(tǒng)計，此臺賬和收付業(yè)務關聯(lián)，從而實現(xiàn)對支票、匯票、信用證等重要的用于收付業(yè)務票證的有效管理。

9.其他管理

其他管理主要包括銀行電子回單和自動對賬等。隨著時代的發(fā)展，銀行紙質(zhì)回單的時代即將過去，資金信息系統(tǒng)通過網(wǎng)上渠道，提供自助辦理內(nèi)部結算的電子回單打印、電子對賬單下載及對賬反饋的服務，支持第三方電子簽章。同時將電子回單與財務憑證關聯(lián)，財務憑證可不打印裝訂，以電子文檔保存。涉及資金的財務憑證記賬到ERP系統(tǒng)以后，再關聯(lián)到資金管理系統(tǒng)，由資金管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)自動核對，出具銀行對賬單并編制銀行余額調(diào)節(jié)表，減少人工核對和銀企差異。

總之，信息技術在突飛猛進，企業(yè)管理也要與時俱進，財務人員也應該與時俱進，隨著企業(yè)的發(fā)展壯大，單純依靠財務人員純粹手工操作時代早已不能滿足業(yè)務需求。為維護資金安全，提高資金收益，滿足集團對資金的管理和決策，快速應對經(jīng)濟的發(fā)展，集團的資金管理必須依賴信息技術的發(fā)展，與信息技術有機結合。

參考文獻

1.財政部會計司.企業(yè)內(nèi)部控制管理規(guī)范講解2010.經(jīng)濟科學出版社，2010.

2.顧惠忠.卓越經(jīng)營者與財務管理.清華大學出版社，2016.

（責任編輯：蘭卡）