信息化下高校政府采購工作管理研究

易凱　黃超　張偉藝

摘要：我國高校物資采購屬于政府采購范疇，具有采購量大、采購種類多、專業(yè)性較強(qiáng)等特點(diǎn)。本文結(jié)合高校政府采購特點(diǎn)和信息化管理系統(tǒng)平臺，對高校采購工作流程和管理模式進(jìn)行探討和研究，分析現(xiàn)階段管理系統(tǒng)平臺特點(diǎn)，探討如何優(yōu)化高校政府采購流程和平臺服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化；高校政府采購；管理系統(tǒng)

隨著我國經(jīng)濟(jì)和科技的快速發(fā)展，國家對教育的重視程度不斷提高，高等教育的規(guī)模不斷擴(kuò)大，為適應(yīng)高等教育的迅速發(fā)展，學(xué)校需要不斷進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及教學(xué)用設(shè)備的購買。由于學(xué)校屬于非營利性機(jī)構(gòu)，大部分建設(shè)經(jīng)費(fèi)需要由政府集中撥款，近幾年教學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，政府也加大了對教育事業(yè)的投入。在我國政府采購制度的逐步完善下，高校的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、各類實(shí)驗(yàn)設(shè)備和物資的采購均已納入政府采購范圍。

高校使用政府采購方式，有其優(yōu)點(diǎn)，如較其他采購方式更為集中和規(guī)范，管理也更加嚴(yán)格。但高校政府采購具有種類多、款項(xiàng)大、價(jià)格變化快、審批程序多、時(shí)間長、易產(chǎn)生腐敗貪污等固有缺陷。為了保證高校的教學(xué)和科研工作能有序進(jìn)行，我們應(yīng)著眼于提高政府采購工作的效率，進(jìn)一步優(yōu)化完善審批和采購工作的流程，提高采購方和供貨方雙方的滿意度。結(jié)合當(dāng)前主流的互聯(lián)網(wǎng)信息化管理手段，開發(fā)并使用一套成熟完善的政府采購管理系統(tǒng)能極大提高采購工作的效率，規(guī)范對采購各個(gè)流程的管理。網(wǎng)上采購系統(tǒng)平臺也是全國各部門和各高校完成政府采購工作的主要平臺。

一、高校政府采購工作的優(yōu)化

1.規(guī)范款項(xiàng)使用

近幾年來，國家對高校的投入增多，用于教學(xué)方面的經(jīng)費(fèi)逐年增多，高校在使用國家經(jīng)費(fèi)進(jìn)行采購時(shí)，應(yīng)盡可能地利用好經(jīng)費(fèi)，將資金的作用發(fā)揮至最大。在進(jìn)行采購工作之前，必須對需采購的設(shè)備、物資或服務(wù)等產(chǎn)品進(jìn)行明確分類和規(guī)定，避免出現(xiàn)專項(xiàng)撥款使用不當(dāng)?shù)那闆r。

2.改進(jìn)審批工作

由于高校的項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)費(fèi)較多，在提出項(xiàng)目時(shí)有可能出現(xiàn)非必需或非合理的項(xiàng)目計(jì)劃，如果盲目通過這類項(xiàng)目，會造成教育建設(shè)經(jīng)費(fèi)的浪費(fèi)。要避免這類現(xiàn)象發(fā)生，就要求管理層加強(qiáng)監(jiān)督及審批工作。對于一些未經(jīng)論證或論證不充分、非必需或與教學(xué)建設(shè)目的關(guān)系不明確的項(xiàng)目，要嚴(yán)格執(zhí)行審批工作，做好預(yù)算及項(xiàng)目的修改。做好前期的審批工作，才能使下一步的采購工作更為清晰明確。

3.采購流程公開透明

高校政府采購中有出現(xiàn)貪污腐敗的風(fēng)險(xiǎn)，造成該現(xiàn)象的部分原因?yàn)楸O(jiān)管機(jī)制不健全，或招標(biāo)信息不對稱。要規(guī)避該類風(fēng)險(xiǎn)，可以對招標(biāo)信息進(jìn)行公開，提高信息的透明度，同時(shí)，監(jiān)管部門需要明確自己的職責(zé)，做好相應(yīng)的監(jiān)管工作。

二、構(gòu)建完善的政府采購流程

根據(jù)政府采購的相關(guān)規(guī)定和其自身特性，一般采用提出項(xiàng)目并審批、選擇合適方式進(jìn)行采購、簽訂合同并供貨驗(yàn)收的基礎(chǔ)模式，實(shí)施過程中會與使用部門、審計(jì)部門、監(jiān)督部門以及供應(yīng)商或中介等進(jìn)行溝通聯(lián)系，以保證采購工作順利進(jìn)行。圖1以廣西醫(yī)科大學(xué)采購工作流程為例，由計(jì)劃填寫開始至資產(chǎn)最終入庫的工作流程。

三、高校政府采購管理綜合系統(tǒng)平臺的設(shè)計(jì)與使用

為了進(jìn)一步提高高校政府采購工作的效率、規(guī)范采購工作的管理審核、提高綜合管理能力，我們可結(jié)合現(xiàn)代信息化管理技術(shù)，設(shè)計(jì)并開發(fā)出一套以互聯(lián)網(wǎng)為依托的采購綜合管理系統(tǒng)平臺?，F(xiàn)階段由于信息技術(shù)不斷發(fā)展，各高校對網(wǎng)上采購模式接受度越來越高，目前已有許多高校結(jié)合本校自身特點(diǎn)，自行開發(fā)設(shè)計(jì)軟件。以廣西醫(yī)科大學(xué)采購綜合管理平臺為例，分析研究現(xiàn)階段在信息化管理手段下，主流政府采購網(wǎng)上管理平臺的設(shè)計(jì)與使用。

1.系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

（1）項(xiàng)目申報(bào)及審批板塊。由有采購需要的部門填寫項(xiàng)目計(jì)劃，其主管部門審核，再由相關(guān)審計(jì)部門進(jìn)行審批，經(jīng)過不同級部門層層審核通過后即可進(jìn)行采購工作。

（2）采購工作實(shí)施板塊。各采購管理部門根據(jù)審批意見及結(jié)果，以及不同的購買需求，選取合適的政府采購方式，按規(guī)范流程進(jìn)行物資等產(chǎn)品的采購。

（3）監(jiān)督及反饋板塊。方便各部門進(jìn)行采購工作的監(jiān)督，加強(qiáng)了對各部門的監(jiān)管工作，提高采購信息的透明度。反饋系統(tǒng)能及時(shí)獲取采購工作中使用單位、采購部門及供貨商各方的需求，調(diào)整工作進(jìn)度，優(yōu)化實(shí)施細(xì)節(jié)。

2.系統(tǒng)設(shè)計(jì)通用理念

（1）高效簡便。設(shè)計(jì)使用采購管理系統(tǒng)的目的就是為了提高采購工作的效率和管理效能，因此為了能更簡便、高效地收集各類有效數(shù)據(jù)，系統(tǒng)應(yīng)更貼合辦公人員的工作習(xí)慣，與主流辦公軟件相適應(yīng)，降低信息收集的難度。

（2）安全可行原則。高校物資采購的資金多來源于國家撥款，屬于政府采購的范圍，在設(shè)計(jì)該系統(tǒng)時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守政府采購相關(guān)法律法規(guī)和管理規(guī)范，操作規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，貼合客觀使用情況。同時(shí)保證信息安全，保護(hù)政府采購信息，防止泄露。

（3）分區(qū)管理原則。在采購工作進(jìn)行中，各方對采購系統(tǒng)的需求不是一成不變的，系統(tǒng)應(yīng)做到對不同使用方分區(qū)管理，在有需求時(shí)進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，貼合用戶需求，以達(dá)到最佳的使用效果，提高辦公效率。

四、高校政府采購管理綜合系統(tǒng)平臺的特點(diǎn)

1.流程更規(guī)范、完善

建立系統(tǒng)化體系，統(tǒng)一進(jìn)行采購工作，能規(guī)范采購的前后流程，向前至審批工作，向后至反饋評價(jià)體系。從審批工作開始，嚴(yán)格執(zhí)行每一項(xiàng)流程，工作層級分布明確，項(xiàng)目必須經(jīng)過相關(guān)審計(jì)和管理部門審批合格后方能進(jìn)行采購工作。采購過程中也嚴(yán)格按照預(yù)先設(shè)置的采購工作流程進(jìn)行，缺少其中任何一步都無法完成采購，這樣能大大降低出現(xiàn)違規(guī)操作的可能性，如圖2所示為廣西醫(yī)科大學(xué)采購管理平臺項(xiàng)目審批系統(tǒng)化流程圖。

圖2系統(tǒng)化流程模塊結(jié)構(gòu)示意圖

2.嚴(yán)格管理審批工作

信息化管理系統(tǒng)完善了采購流程，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了大量的信息資源共享，有利于加強(qiáng)申購部門對市場信息的了解，以便更好結(jié)合本部門情況選擇采購的物資。相關(guān)審計(jì)部門也能及時(shí)了解申購部門情況和需求，正確地對上報(bào)的計(jì)劃項(xiàng)目進(jìn)行評估，對不符合要求的項(xiàng)目重新進(jìn)行審核評價(jià)，或提出改進(jìn)意見，仍然達(dá)不到的項(xiàng)目則駁回，從而嚴(yán)格計(jì)劃項(xiàng)目的準(zhǔn)入，減少出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)浪費(fèi)的情況，圖3即為廣西醫(yī)科大學(xué)內(nèi)部審核流程圖。

3.提高管理效能

信息化管理平臺的目的就是提高管理效能和工作效率，因此要求采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)具有簡單實(shí)用的特點(diǎn)，能同時(shí)適應(yīng)采購方和供應(yīng)方的不同使用需求。系統(tǒng)的使用貼合主流辦公軟件，降低各方人員的操作難度，提高信息的收集度，同時(shí)也省去復(fù)雜操作帶來的不便。下圖為廣西醫(yī)科大學(xué)采購管理綜合系統(tǒng)的管理界面，在合同信息的導(dǎo)入和最終導(dǎo)出時(shí)，均可使用現(xiàn)階段主流的辦公軟件，如wbrd、Excel等，進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，大大提高了工作效率，減少操作難度和時(shí)間，進(jìn)而縮短整個(gè)采購工作的持續(xù)時(shí)間。

4.公開透明，查詢有據(jù)

信息化管理手段能將采購流程規(guī)范化，嚴(yán)格固定在可管控的范圍內(nèi)，請購、審計(jì)、采購各部門分工明確，前至審批，后至反饋，流程明確做到采購工作全程透明化、公開化。信息公開有利于監(jiān)督部門對整個(gè)采購流程進(jìn)行監(jiān)督管控，以及各方對學(xué)校采購工作的監(jiān)督，在采購過程中做到公平、公正和公開。信息公開有利于減少貪污腐敗的事件發(fā)生，促進(jìn)高校廉政工作的進(jìn)行。以信息化管理系統(tǒng)為依托，便于對通過該系統(tǒng)完成的采購工作進(jìn)行追蹤和信息留檔操作，每一個(gè)操作過程都有理有據(jù)，并且也為日后的追查調(diào)查保留了客觀材料。

在互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的時(shí)代，使用互聯(lián)網(wǎng)為依托的管理系統(tǒng)進(jìn)行辦公和管理是必然趨勢，也是現(xiàn)階段各政府部門和高校系統(tǒng)采用的主流辦公輔助軟件。高校政府采購工作與信息化管理手段結(jié)合，能大大提高采購工作的工作效率以及各部門對采購工作管理的效能。在系統(tǒng)試用期間，各高校應(yīng)注意采取與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)發(fā)展觀，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在問題并積極做好優(yōu)化，讓系統(tǒng)更貼合本?；虮静块T使用習(xí)慣，完善高校政府采購工作，為高?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)和教育建設(shè)提供良好的保障。

參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：蘭卡）