事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新

【摘要】隨著我國科技的快速發(fā)展，人們的安全意識逐漸增強，各項工作的改革在不斷深入。在這種背景下，對事業(yè)單位工作提出了更高要求，檔案管理工作是發(fā)展改革過程中的重點。由于我國對事業(yè)單位檔案管理工作重視度不足，導(dǎo)致檔案管理工作處于初級階段，許多單位才剛剛開始實行對檔案的管理，很難跟上社會發(fā)展的步伐。所以，對事業(yè)單位檔案管理工作進行改革與創(chuàng)新勢在必行。本文針對當前我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合檔案管理工作人員的工作職責(zé)，對新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革途徑給出合理化建議。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；改革創(chuàng)新

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A

引言

我國自《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》頒布并實施以來，事業(yè)單位的檔案管理工作在不斷地進行創(chuàng)新與改革。我國的檔案管理從建國初期的手工紙質(zhì)檔案管理到辦公自動化、無紙化辦公，得到了突飛猛進的發(fā)展?，F(xiàn)今，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也進入到了信息化管理時代，呈現(xiàn)電子文件規(guī)范式管理。該管理模式簡單方便，占用空間小。隨著檔案管理工作的改革，正在逐步構(gòu)建事業(yè)單位檔案管理的自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理體系，促使檔案管理工作向科技化、現(xiàn)代化的管理方向邁進。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）管理人員對檔案管理工作認識不深

目前，許多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認識到檔案管理工作的重要性，不能領(lǐng)悟到做好檔案管理工作對單位發(fā)展所起到的作用，有些領(lǐng)導(dǎo)甚至取消了檔案管理部門。在這種環(huán)境下，檔案管理工作人員對自己的工作思想態(tài)度不能合理規(guī)范，從整體上出現(xiàn)管理意識與保密意識淡薄的現(xiàn)象，對工作開始怠慢，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理非?；靵y，甚至部分檔案會丟失、收集文件不完整等。這在一定程度上嚴重影響單位內(nèi)部各個部門的工作，對事業(yè)單位的發(fā)展造成一定阻礙。

（二）檔案管理專業(yè)人才匱乏

任何一個行業(yè)的發(fā)展都離不開人才，尤其是優(yōu)秀的專業(yè)人才更是不可缺少的。檔案管理是一項專業(yè)性強、嚴謹性高的工作，對專業(yè)管理人才的素質(zhì)提出了更高要求，檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平直接決定檔案管理的工作質(zhì)量與效率。許多新入職的檔案管理人員還沒有熟悉環(huán)境就開始著手工作，很少有單位的檔案管理人員是專業(yè)的科班出身，所以，許多工作人員進入檔案室之前甚至對檔案管理是零基礎(chǔ)。這樣一來嚴重打擊了工作人員的積極性，導(dǎo)致人員流動頻繁，如果交接工作不到位，會給接下來的檔案管理帶來很大麻煩。

（三）基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作薄弱

針對檔案管理工作來講，一般劃分出八個環(huán)節(jié)：檔案收集、檢定、整理、保管、檢索、編研、利用以及統(tǒng)計。這八個環(huán)節(jié)主要是針對社會的需求與實際的工作要求制定的。目前出現(xiàn)一些基礎(chǔ)工作薄弱的現(xiàn)象，例如，材料收集不全面、檔案檢定不到位等，這些情況都會加大檔案管理工作的壓力，同時也增加了工作人員的工作量，使得檔案管理矛盾越來越突出。所以，事業(yè)單位檔案管理一定要從基礎(chǔ)做起，認真處理每個環(huán)節(jié)的工作要點，為后續(xù)的工作帶來便捷。

（四）對檔案的利用程度不夠

事業(yè)單位檔案的收集與管理只是一種手段，對信息資源的有效利用才是最終目的。由于檔案管理人員的認識不足，單純地認為，只要檔案不被遺失，妥善保管就可以了，導(dǎo)致對檔案的利用程度不高。其實，檔案對單位內(nèi)部決策起到一定的指導(dǎo)作用，領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)單位過去的發(fā)展進行分析與總結(jié)，最終得出建設(shè)性意見。綜合來看，檔案資源的開發(fā)與利用具有非常重要的現(xiàn)實意義。

二、檔案管理員的主要職責(zé)

作為一名優(yōu)秀的檔案管理者，一定要履行好以下職責(zé)。

認真貫徹黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)，制定合理的檔案工作計劃，及時進行工作總結(jié)。

根據(jù)《檔案管理工作規(guī)范條例》，對相關(guān)的檔案材料進行收集、編制、管理等。對調(diào)動的檔案要及時登記，確保檔案的齊全與完整。

積極開展檔案管理宣傳工作，提高干部職工的檔案意識，對保管期已滿的檔案進行匯報處理。

加強檔案管理保密觀念，做好文件、資料的保密、保管工作。

嚴格管理檔案庫環(huán)境，禁止存放易燃物品，做好通風(fēng)、降濕、防盜等工作。

三、事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新與改革原則

（一）規(guī)范性原則

在新時期下，事業(yè)單位的檔案管理必須堅持規(guī)范性的原則，確保檔案在管理過程中的準確性、使用過程操作流程的規(guī)范性。

（二）靈活性原則

事業(yè)單位檔案管理工作在保證規(guī)范性的前提下，需要針對新問題、新情況進行具體分析，進一步提高檔案管理工作的靈活性，使事業(yè)單位的檔案管理工作能夠滿足新形勢下社會發(fā)展的需求。

（三）服務(wù)性原則

事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與改革，一定要提高管理人員的服務(wù)意識，樹立積極創(chuàng)新、主動熱情的工作理念，盡量滿足員工、企業(yè)、社會以及個人的需求。

（四）科技性原則

隨著計算機先進技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理要本著科技性的原則進行改革，徹底打破傳統(tǒng)的管理理念與方式，運用現(xiàn)代化的先進技術(shù)進行檔案收集與管理，加強事業(yè)單位檔案管理的科技化與信息化建設(shè)。

四、事業(yè)單位檔案管理工作改革與創(chuàng)新途徑

（一）加強信息化管理手段

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理中，要合理運用信息化的管理手段，實現(xiàn)信息化管理。首先需要制定合理的檔案信息化管理規(guī)劃，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況以及檔案管理的根本要求，從宏觀的角度對檔案管理進行分析，分階段、分步驟對相應(yīng)的方案進行實施；其次，建立人事檔案信息網(wǎng)站，以主頁的形式向公司員工開放，單位員工可以通過主頁對檔案的信息進行查詢，有效提高檔案管理效率，充分實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的資源共享與傳播；最后，通過電子文檔的形式對管理前端進行控制，對電子檔案進行存儲、保管及共享。

（二）不斷完善檔案管理機制

社會新形勢的發(fā)展給事業(yè)單位檔案管理工作帶來很大沖擊，很容易使檔案管理工作出現(xiàn)流程混亂、權(quán)責(zé)不明、結(jié)構(gòu)松散等情況。為了對檔案管理工作進行創(chuàng)新與改革，事業(yè)單位需要不斷完善檔案管理機制。關(guān)于事業(yè)單位檔案管理的機制制定，一定要能夠維護事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展與廣大員工的切身利益。相關(guān)制度的落實要全面貫徹科學(xué)發(fā)展觀，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，具備靈活的管理特點。在日常工作中，可以根據(jù)單位的發(fā)展對管理機制進行不斷完善。另外，事業(yè)單位管理制度的完善涵蓋單位的每個環(huán)節(jié)，便于調(diào)動檔案管理人員的積極性。最后，檔案管理制度的制定要加強信息安全的運用，電子檔案的安全包括系統(tǒng)安全、信息安全以及管理安全等。在以上三種條件的基礎(chǔ)上，積極推動檔案的利用，可以通過展覽、出版期刊等方式挖掘檔案資源服務(wù)的具體需求。

（三）提高檔案管理人員思想認識，增加硬件設(shè)施的投入

目前，事業(yè)單位中的檔案管理人員很少能夠及時更新觀念，領(lǐng)悟到檔案信息化管理的重要性。所以，為了做好檔案管理的改革與創(chuàng)新，必須正確樹立起新時期信息化檔案管理的思想意識，認清當前社會及企業(yè)的發(fā)展形勢，拋棄傳統(tǒng)的服務(wù)理念與被動的服務(wù)意識。事業(yè)單位要加強對檔案管理部門的重視，對檔案數(shù)字化、信息化管理要有正確認識，加大檔案管理硬件設(shè)施的投入，及時淘汰陳舊的辦公設(shè)備，為檔案管理工作人員提供必備的工作保障，避免在工作中浪費時間與精力。檔案管理人員一定要認真對待自己的本職工作，盡到自身的工作職責(zé)。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位中，檔案管理人員是檔案管理改革與創(chuàng)新的主體，所以，事業(yè)單位要全面提高檔案管理人員素質(zhì)，進一步強化服務(wù)水平，通過對管理人員的思想教育與培訓(xùn)，使每位檔案管理者樹立起正確的核心價值觀，熱愛自己的本職工作，真正學(xué)習(xí)辦公室基本操作技能，熟練掌握現(xiàn)代化檔案信息存儲工具，及時認清檔案管理信息化的新形勢，適應(yīng)當前的管理模式。以積極的態(tài)度對待每天的日常工作。事業(yè)單位要重視檔案管理人員的引進，優(yōu)化檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)，進而提高檔案管理效率。定期舉辦崗內(nèi)培訓(xùn)與外出學(xué)習(xí)考察，重視經(jīng)驗交流，實現(xiàn)經(jīng)驗與資源共享。通過先進的技術(shù)與理念武裝檔案管理人員的頭腦，從而促進檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

五、結(jié)束語

在信息時代快速發(fā)展的背景下，做好事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新勢在必行。該過程需要建立健全相關(guān)的管理制度，不斷提高管理技術(shù)，加強工作人員的素質(zhì)及意識培養(yǎng)，注重檔案管理的安全性，在改革的過程中不斷探尋信息化、規(guī)范化的檔案管理新途徑，進一步創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理服務(wù)工作。

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作者簡介：魏艷明（1964-），女，滿族，河北省承德市，館員，人力資源部主任，大專，檔案管理。